Wenn Kundenwissen über mehrere Systeme verteilt ist
Die Kontaktdaten liegen beim Account Management, offene Angebote in einer Tabelle und laufende Aufträge in der Projektverwaltung. Vor dem nächsten Kundentermin muss jemand diese Informationen zusammensuchen. Übernimmt ein Kollege die Betreuung, beginnt die Suche oft von vorn.
Für eine Agentur endet die Kundenbeziehung nicht mit der Zusage zum Angebot. Danach folgen Briefing, Abstimmung, Umsetzung und Abrechnung. Ein gemeinsamer Kundendatensatz hilft, die beteiligten Personen und die zugehörigen Aufträge wiederzufinden. AdComPro verbindet diese Kundenverwaltung mit den Abläufen der Projektarbeit.
Was CRM-Software für Agenturen leisten sollte
CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege und Organisation von Kundenbeziehungen. Dazu gehören zunächst Unternehmensdaten und Ansprechpartner. In einer Agentur kommt eine weitere Frage hinzu: Welche Arbeit erledigen wir gerade für diesen Kunden, und welche Aufträge könnten als Nächstes entstehen?
Eine hilfreiche Struktur unterscheidet deshalb zwischen Interessenten, bestehenden Kunden und deren Projekten. Eine Marketingverantwortliche kann eine Kampagne beauftragen, während ein anderer Ansprechpartner die tägliche Abstimmung übernimmt. Gleichzeitig laufen möglicherweise mehrere Aufträge für dasselbe Unternehmen. Diese Zusammenhänge sollten im Arbeitsalltag nachvollziehbar bleiben.
Kundenunternehmen, Ansprechpartner und Projekte zusammenführen
Im Kundendatensatz von AdComPro pflegen Sie Unternehmensangaben und finden die zugehörigen Projekte. Sie können mehrere Ansprechpartner mit Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinterlegen sowie einen Hauptkontakt kennzeichnen. Kollegen erhalten damit einen gemeinsamen Ausgangspunkt für die Betreuung.
Interne Notizen halten Informationen für Ihr Team fest. Das Änderungsprotokoll zeigt, wer Kundendaten angepasst hat und welche Felder betroffen waren. Wird beispielsweise eine E-Mail-Adresse geändert, lässt sich die Änderung später nachvollziehen. So müssen Sie nicht zwischen unterschiedlichen Kopien der Kontaktdaten wählen.
Kundenverwaltung für Agenturen funktioniert am besten mit klaren Zuständigkeiten. Legen Sie fest, wer neue Kunden anlegt, welche Angaben benötigt werden und wer Kontakte aktuell hält. Beginnen Sie mit aktiven Kunden und prüfen Sie gemeinsam mit den Projektverantwortlichen, ob die Informationen im Tagesgeschäft ausreichen.
New Business: Interessenten bis zur Entscheidung begleiten
In New Business verfolgen Sie Verkaufschancen auf einem Kanban-Board. Die Phasen entsprechen Lead, In Progress, Won und Lost: vom ersten Kontakt über die Bearbeitung bis zur gewonnenen oder verlorenen Chance. Beim Interessenten erfassen Sie unter anderem Unternehmensdaten, Ansprechpartner, Herkunft und erwarteten Auftragswert.
Bei einer Zusage können Sie den Interessenten in einen Kunden umwandeln. Prüfen Sie die Angaben; bereits erfasste Kontakt- und Adressdaten werden in den Kundendatensatz übernommen. Kommt ein Auftrag nicht zustande, lässt sich ein Verlustgrund wie Budget oder Zeitpunkt festhalten. Das schafft eine Grundlage, um offene und abgeschlossene Chancen im Team zu besprechen.
Den Zeitaufwand für Akquise sichtbar machen
Kennenlerngespräche, Angebotsvorbereitung und Präsentationen binden Kapazität, bevor ein Kundenprojekt beginnt. In AdComPro können Sie diese Zeit direkt auf einen Interessenten und eine zugehörige Aufgabe buchen. Die Einträge sind nicht abrechenbar und von Projektstunden getrennt. Auch eine gewonnene Chance macht daraus nicht automatisch abrechenbare Leistungen.
So sehen Sie, welcher Zeitaufwand in der Akquise entstanden ist. Das ist hilfreich, wenn Sie den Aufwand für Angebote oder Pitches besprechen möchten. Die Erfassung dokumentiert geleistete Zeit; sie ist keine Umsatzprognose. Einzelheiten finden Sie in der Dokumentation zu Kunden und New Business.
Vom Kundendatensatz zur Projektarbeit und Rechnung
Nach der Beauftragung beginnt die Umsetzung. Sie legen ein Projekt beim Kunden an, gliedern die Arbeit in Meilensteine und Aufgaben und erfassen die eingesetzte Zeit. Budgets lassen sich im Projekt verfolgen. Eine einmalige Kampagne und eine laufende Betreuung bleiben eigenständige Projekte, sind aber demselben Kunden zugeordnet.
Für die Abrechnung folgen eigene Arbeitsschritte: Zeiten erfassen und freigeben sowie Rechnungen aus gebuchten Stunden erstellen. Das CRM stellt den Bezug zum Kunden her. Die Prüfung der Stunden und die Vorbereitung der Rechnung bleiben Teil des geregelten Ablaufs. Einen Überblick über das Zusammenspiel bietet die Seite zur Projektmanagementsoftware für Agenturen.
Ein illustratives Beispiel: vom Erstgespräch zum Kampagnenprojekt
Das folgende fiktive Szenario erläutert den Ablauf; es ist keine Kundenreferenz. Eine Kommunikationsagentur spricht mit einem Unternehmen über eine Produkteinführung. Die Kundenberaterin legt einen Interessenten an, erfasst den Ansprechpartner und den erwarteten Auftragswert. Die Zeit für das Erstgespräch und die Angebotsvorbereitung wird beim Interessenten gebucht.
Nach der Zusage wandelt die Agentur den Interessenten in einen Kunden um und prüft die Stammdaten. Der Kampagnenkoordinator auf Kundenseite wird als weiterer Kontakt angelegt. Im neuen Projekt erhalten Strategie, Inhalte und Gestaltung ihre Meilensteine und Aufgaben. Das Team erfasst anschließend die tatsächlich geleisteten Projektstunden.
Vor einem Abstimmungstermin öffnet die Kundenberaterin den Kundendatensatz und das zugehörige Projekt. Bei einer Vertretung arbeitet ein Kollege mit denselben Angaben weiter. Die Verwaltung bereitet später die Rechnung anhand der freigegebenen Stunden vor. Das Beispiel zeigt, wie CRM für Marketingagenturen Akquise und Umsetzung miteinander verbinden kann.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Prüfen Sie ein System anhand eines typischen Auftrags Ihrer Agentur. Können Sie mehrere Ansprechpartner hinterlegen und die Projekte eines Kunden schnell finden? Ist erkennbar, welche Zeit für die Akquise angefallen ist? Bitten Sie einen Kollegen, anhand des Datensatzes die Betreuung zu übernehmen. Dabei werden fehlende Informationen oft deutlicher als in einer allgemeinen Produktpräsentation.
Besprechen Sie außerdem Anforderungen, die über diesen Ablauf hinausgehen. Wenn E-Mail-Synchronisation, Marketingautomatisierung oder eine bestimmte Schnittstelle entscheidend sind, lassen Sie sich deren konkrete Funktionsweise vorführen. Aus der Bezeichnung CRM allein lässt sich nicht ableiten, welche Integrationen enthalten sind. Vergleichen Sie die aktuellen Tarife mit Ihrem Bedarf an Einrichtung und Unterstützung.
Häufige Fragen zu CRM für Agenturen
Für welche Agenturen eignet sich AdComPro?
AdComPro richtet sich an Teams, die Kundenprojekte, Zeiten, Budgets und Rechnungen verwalten. Dazu zählen beispielsweise Werbe-, Marketing-, Kommunikations- und Beratungsagenturen. Entscheidend ist, ob der Ablauf zu Ihren Aufträgen und Ihrer Zusammenarbeit passt.
Können wir Interessenten und Kunden getrennt verwalten?
Ja. Verkaufschancen begleiten Sie in New Business. Bestehende Kunden haben eigene Datensätze mit Ansprechpartnern und Projekten. Einen gewonnenen Interessenten können Sie nach Prüfung der Angaben in einen Kunden umwandeln.
Lassen sich nicht abrechenbare Akquisestunden erfassen?
Ja. Sie können Zeiten auf Interessenten und deren Aufgaben buchen. Diese Einträge sind nicht abrechenbar und stehen getrennt von den Projektstunden. Damit wird der Zeitaufwand vor der eigentlichen Beauftragung sichtbar.
Ist die Kundenverwaltung im Abonnement enthalten?
Kundenverwaltung und New Business gehören zu AdComPro, ebenso wie Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Die Preisseite enthält die aktuellen Tarifdetails und Serviceleistungen.
Wie testen wir CRM sinnvoll im eigenen Team?
Wählen Sie einen Interessenten, einen aktiven Kunden mit mehreren Ansprechpartnern und ein typisches Projekt. Spielen Sie die Übergabe von der Akquise in die Umsetzung durch. Prüfen Sie gemeinsam, welche Daten und Zuständigkeiten Ihr Team benötigt.
Testen Sie den Ablauf mit Ihrer Agentur
Legen Sie im kostenlosen Testmonat einen Interessenten und einen Kunden an und spielen Sie einen typischen Auftrag durch. Lassen Sie einen Kollegen prüfen, ob er sich ohne zusätzliche Erklärungen zurechtfindet. Für eine persönliche Demonstration und Fragen zu Ihrer Arbeitsweise können Sie Marcel direkt kontaktieren. Einen Gesamtüberblick bietet die Seite zu den AdComPro-Funktionen.