Ein Retainer kehrt jede Periode wieder, und AdComPro legt diese Perioden selbst an: Jeden Monat (oder jedes Quartal) erscheint automatisch ein neues Arbeitsprojekt mit derselben Struktur, demselben Team und demselben Budget. Dieses Kapitel erklärt, wie die Serie funktioniert, was kopiert wird und wie Sie eine Serie sauber beenden.
Master und Arbeitsprojekte
Eine Serie besteht aus einem Master und einem Arbeitsprojekt je Periode. Der Master ist die Vorlage, die die automatische Erzeugung steuert: Er trägt die Wiederholungseinstellungen (Basisname, Frequenz, Enddatum) und muss auf Status Aktiv bleiben. In der Projektliste erkennen Sie ihn am Kronensymbol. Gearbeitet wird nie im Master, sondern im Arbeitsprojekt der jeweiligen Periode: Dort buchen Sie Zeit, dort rechnen Sie ab, und Änderungen dort berühren keine anderen Perioden.
Eine Serie starten
Bei der Projektart Retainer geschieht das von selbst: Sie wählen beim Anlegen nur die Periode, und die Serie mit Seriencode wird beim Speichern eingerichtet. Für andere Arten, die wiederkehren sollen:
- Legen Sie das Projekt an, mit Kunde, Name (Monat oder Quartal im Namen) und Laufzeit.
- Haken Sie unter Recurring Project Settings Make this recurring an.
- Füllen Sie den Basisnamen ohne Periode aus (“Website-Wartung” wird von selbst “Website-Wartung Sep 2026”), die Frequenz, wie viele Tage vorher die neue Periode bereitstehen soll (Standard sieben) und optional ein Enddatum.
- Setzen Sie Team, Budget und Struktur auf dieses Projekt: Sie wandern in die erste Periode.
Was in eine neue Periode wandert
Neue Perioden kopieren ihre Struktur vom Arbeitsprojekt der vorigen Periode, nicht vom Master. Eine Aufgabe oder ein Teammitglied, das Sie mitten im Monat hinzufügen, wandert automatisch in den nächsten Monat. Nur die erste Periode kopiert vom Master, weil es noch keine vorige gibt.
| Wandert mit | Wandert nicht mit |
|---|---|
| Milestones und Aufgaben, außer abgeschlossene | Abgeschlossene Milestones und Aufgaben |
| Teammitglieder und Unternehmenszuordnungen | Zeitbuchungen |
| Monatlich wiederkehrende Kosten | Einmalige Kosten |
| Budget, Sätze und USt (immer vom Master) | Berichte und Rechnungen |
Darin steckt ein praktischer Hebel: Markieren Sie Arbeit als abgeschlossen, und sie verschwindet aus allen folgenden Perioden. Ein einmaliger Auftrag, den Sie dem Retainer im März hinzugefügt haben, verschmutzt den April nicht, sofern Sie ihn abhaken.
Eine Serie beenden, wenn ein Kunde kündigt
Das geht von jedem Projekt der Serie aus; den Master müssen Sie nicht suchen. Der Reihe nach:
- Wählen Sie im Datenblock unter Recurring series den letzten Monat, der noch angelegt werden darf, und klicken Sie auf Anwenden. Nach diesem Monat entsteht kein neues Projekt mehr.
- Schließen Sie den laufenden Monat ab: Bericht erzeugen und finalisieren, damit die letzte Rechnung hinaus ist.
- Setzen Sie die Projekte danach auf Completed (oder Cancelled, wenn nichts darauf gebucht wurde). Erst nach Schritt 2: Ein storniertes Projekt fällt aus der Berichtserzeugung.
- Setzen Sie den Kunden auf Inaktiv. Nicht löschen: Sonst verlieren Sie Historie und Rechnungen.
Zwei Dinge, die eine Serie nicht stoppen: das Projekt auf Completed setzen und den Kunden auf Inaktiv setzen. Das sind Verwaltungsstatus; der Generator schaut nicht darauf. Nutzen Sie immer das Enddatum der Serie selbst.
Vertragsänderungen
Ändert sich der Vertrag eines Kunden zwischendurch (neues Budget, andere Konditionen), beenden Sie die alte Serie zum letzten alten Monat und starten eine neue Serie mit einem neuen ersten Projekt. In der Historie bleibt dann sichtbar, wo der alte Vertrag endete und der neue begann. Haben Sie Monatsprojekte von Hand in eine Serie gesetzt, ohne einen Master, weiß der Generator nicht, wovon er kopieren soll; öffnen Sie dann das Projekt, das als Vorlage dienen soll, und wählen Sie Upgrade zum Master-Template. Sobald ein gültiger Master existiert, legt der Planer fehlende Perioden automatisch an.
Wenn kein neues Projekt erscheint
- Steht der Master auf Status Aktiv?
- Ist das “Tage vorher”-Fenster schon erreicht?
- Ist das Enddatum der Serie nicht überschritten?
- Hat die Serie überhaupt einen Master? (Suchen Sie das Kronensymbol, oder befördern Sie eines.)