Dieses Kapitel ist für den Administrator, der eine neue Umgebung vorbereitet. In sechs Schritten steht eine arbeitsfähige Verwaltung: Sie legen den Unternehmensaufbau fest, aktivieren die passenden Module, laden Ihr Team ein und legen den ersten Kunden an. Rechnen Sie mit einer halben bis ganzen Stunde, je nach Teamgröße.
Schritt 1 · Anmelden und Ihr Konto
Zu einem neuen Konto erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Der Link darin ist 24 Stunden gültig; danach kann ein Administrator eine neue senden. Keine Mail zu sehen? Prüfen Sie den Spamordner.
Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Plattform aktiv, durchlaufen Sie beim ersten Anmelden einmalig die Kopplung mit einer Authenticator-App (Google oder Microsoft Authenticator) per QR-Code und erhalten Wiederherstellungscodes. Bewahren Sie diese sicher auf. Eine bestätigte IP-Adresse bleibt vierzehn Tage vertrauenswürdig, Sie tippen also nicht jeden Morgen Codes ein.
Schritt 2 · Ein Unternehmen oder mehrere
Die erste echte Entscheidung: Arbeitet diese Umgebung mit einem Unternehmen oder mit mehreren Gesellschaften, die sich Stunden gegenseitig weiterberechnen? Sie stellen das unter Companies ein.
- Ein Unternehmen: Alle Unternehmensauswahlen, -filter und -spalten verschwinden aus den Bildschirmen, ebenso die Weiterberechnung je Projekt. Die App wird spürbar einfacher.
- Mehrere Unternehmen: Jedes Unternehmen hat eigene Kunden, Sätze und interne Zeitkategorien, und ein Projekt kann Stunden mehrerer Unternehmen weiterberechnen.
Die Wahl ist umkehrbar: Beim Umschalten wird nichts gelöscht, Zurückschalten bringt also alles wieder ins Bild. Füllen Sie je Unternehmen mindestens Name, USt-IdNr., Bankverbindung und den Standard-Stundensatz aus; dieser Satz ist das Sicherheitsnetz für jedes Projekt ohne eigenen Satz.
Schritt 3 · Grundeinstellungen
Auf der Seite Settings stehen die Einstellungen, die für alle in der Umgebung gelten. Gehen Sie sie einmal durch, in dieser Reihenfolge:
- Zeitzone: bestimmt, wie jedes Datum und jede Uhrzeit angezeigt und interpretiert wird, von der Zeiterfassung bis zum Planer. Wählen Sie die Zeitzone Ihres Hauptsitzes; die Karte “Current Time” unten zeigt sofort das Ergebnis.
- Datums- und Zeitformat: DD-MM-YYYY, MM-DD-YYYY oder ISO, und 24-Stunden oder 12-Stunden.
- Rechnungserzeugung: an welchem Tag Monatsrechnungen vorbereitet werden, das Timing der Quartalsrechnungen, wie viele Tage nach Abschluss eines Milestones oder Projekts abgerechnet wird, und das Standard-Zahlungsziel. Mit automatischer Erzeugung stehen Berichtsentwürfe bereit, sobald ihr Datum erreicht ist.
- Berichtslogo: das Logo oben auf der Berichts-PDF für Ihren Kunden. Weißraum darum wird automatisch beschnitten.
Klicken Sie unten auf Save Settings; die Logokarte speichert sich direkt selbst.
Schritt 4 · Module aktivieren
Jede Funktion in AdComPro ist ein Modul, und Module stehen je Umgebung an oder aus. Was aus ist, verschwindet aus dem Menü und stört nicht. So bleibt die App genau so groß, wie Ihre Agentur es braucht. Das Aktivieren geht so:
- Öffnen Sie Modules (im Verwaltungsteil des Menüs; nur für die Administratorrolle sichtbar).
- Gehen Sie die Liste durch. Jede Zeile ist eine Funktion; die Spalte Status zeigt, ob sie an ist. Zeilen mit Schloss sind Kernmodule, die immer an sind.
- Unsicher, was etwas tut? Das Info-Symbol hinter dem Namen öffnet die Beschreibung, samt Menüposition und der Liste, welche anderen Module darauf aufbauen. Prüfen Sie diese Liste, bevor Sie etwas abschalten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Spalte Aktion, um ein Modul ein- oder auszuschalten. Die Änderung gilt sofort, nur für diese Umgebung.
Achten Sie besonders auf die Zeilen, die mit “Project type:” beginnen: Sie bestimmen, welche Projektarten bei einem neuen Projekt wählbar sind. Ist nur eine Art aktiv, verschwindet das Auswahlfeld und jeder neue Auftrag ist automatisch diese Art. Die Arten selbst stehen in Kapitel 4.
Ein Ausgangspunkt je Situation:
| Art der Agentur | Zusätzlich zu den Standardmodulen aktivieren |
|---|---|
| Agentur mit Stammkunden auf Monatsbudget | Project type: retainer (standardmäßig an) und ggf. Supportabonnement (SLA) |
| Projektbüro mit einmaligen Aufträgen | Project type: Festpreis und Regie; Retainer aus, wenn ungenutzt |
| Supportteam mit Stundenpaketen | Project type: Stundenpaket und Supportabonnement (SLA) |
| Team, das Urlaub in der App führen will | Erst Work Schedule, dann Urlaub und Abwesenheit; das zweite braucht das erste |
| Rechnungen in die Buchhaltung | Exact-Buchhaltung und/oder E-Rechnungen über Peppol |
Abschalten ist nie destruktiv: Bestehende Projekte einer abgeschalteten Art laufen normal weiter, es lassen sich nur keine neuen anlegen. Und vermisst später jemand einen Menüpunkt, schauen Sie zuerst hier; die Funktion ist wahrscheinlich nur abgeschaltet.
Schritt 5 · Ihr Team einladen
- Öffnen Sie Users und klicken Sie auf New User.
- Füllen Sie Name und E-Mail aus und wählen Sie eine Rolle: Admin verwaltet das eigene Unternehmen, Projektmanager verwaltet zugewiesene Projekte und gibt Stunden frei, Nutzer bucht Zeit auf zugewiesene Projekte, Leser liest nur mit. Vergeben Sie die kleinste Rolle, die die Arbeit erlaubt.
- Stellen Sie unter Expected Hours die Arbeitswoche ein: ein Wochentotal, oder mit dem Arbeitszeitplan-Modul je Tag (Mo 8, Di 8, Mi 8, Do 8, Fr 4). Dieser Plan speist die Kapazität auf dem Dashboard, die Stundenerinnerungen und die Urlaubsberechnung.
- Lassen Sie Auto-approve time entries aus, außer bei Personen, denen Sie blind vertrauen; deren Stunden überspringen die Freigabe.
- Beim Anlegen geht automatisch eine Bestätigungsmail hinaus. Die Kollegin oder der Kollege kann sich erst nach der Bestätigung anmelden.
Schritt 6 · Erster Kunde, erstes Projekt
- Legen Sie unter Customers Ihren ersten Kunden an, mit Ansprechpartner.
- Legen Sie unter Projects das erste Projekt an und wählen Sie die Projektart, die zur Vereinbarung passt.
- Geben Sie ihm mindestens einen Milestone mit einer Aufgabe: Stunden werden immer auf eine Aufgabe gebucht, ohne diese Struktur gibt es nichts zu buchen.
- Fügen Sie das Team hinzu und legen Sie je Mitglied fest, was es darf: Stunden buchen, Stunden freigeben, Finanzen sehen, Fee bearbeiten.
- Buchen Sie eine Teststunde über Log Time in der oberen Leiste und geben Sie sie frei. Erscheint sie auf dem Projekt, steht die Kette.
Bauen Sie öfter dieselbe Art Projekt? Legen Sie die Struktur einmal als Projektvorlage an (Menü Config) und wählen Sie diese Vorlage künftig beim Anlegen.
Checkliste
- Unternehmensaufbau gewählt und Unternehmensdaten vollständig, inklusive Standard-Stundensatz
- Zeitzone, Formate und Rechnungseinstellungen gesetzt
- Module passend zur Agentur, Projektarten geprüft
- Team eingeladen, Rollen und Arbeitszeiten eingestellt
- Erster Kunde und erstes Projekt stehen, Teststunde gebucht und freigegeben