Bei einem Retainer vereinbaren Sie einen Betrag pro Periode. Die Arbeit, die Sie in dieser Periode leisten, wird von diesem Budget abgezogen; was übrig bleibt oder fehlt, wird in die nächste Periode übertragen.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Monthly fee | Der vereinbarte Betrag für diese Periode. |
| Rollover | Der Saldo, der in die nächste Periode übergeht. Positiv: Es wurde weniger geleistet als vereinbart. Negativ: Es wurde mehr geleistet (Overservicing). |
| In fee | Arbeit und Kosten, die in den vereinbarten Betrag fallen. |
| Additional | Arbeit und Kosten, die separat in Rechnung gestellt werden und den Saldo daher nicht berühren. |
| Initial rollover | Ein Anfangssaldo für die allererste Periode einer Serie, zum Beispiel bei der Übernahme aus einem anderen System. |
Saldokorrektur
Manchmal ändert sich der Saldo, ohne dass Arbeit dahintersteht: Ein Kunde bezahlt zwischenzeitlich eine zusätzliche Rechnung, oder es geht eine Gutschrift hinaus. Dafür gibt es Correct balance in der Bearbeitungsansicht des Berichts.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Betrag | Positiv verbessert den Saldo (es wurde separat fakturiert), negativ verschlechtert ihn. |
| Art | Warum Sie korrigieren, zum Beispiel eine zusätzliche Rechnung oder eine Gutschrift. |
| Grund | Pflichtfeld. Diesen Text lesen Sie später in der Jahresübersicht wieder. |
| Referenz | Zum Beispiel die Rechnungsnummer, zu der die Korrektur gehört. |
Die Korrektur hängt an der Periode, nicht an einer Zeile des Berichts. Verwerfen Sie den Entwurf und generieren Sie ihn neu, bleibt die Korrektur bestehen. Sie sehen sie in der Jahresübersicht und in der Serienübersicht wieder, mit dem Grund dabei. Auf der Kunden-PDF erscheint sie nicht: Diese zeigt den Retainer-Saldo ohnehin nicht.
Vorsicht beim Vergleichen von Zahlen. Die Jahresübersicht rechnet mit dem Rohwert der gebuchten Stunden, während der Bericht mit den Zeilen rechnet, genau so, wie Sie sie bearbeitet haben (zusammengeführt, ausgeblendet, übertragen). Haben Sie viel bearbeitet, können diese beiden Zahlen auseinanderlaufen. Der Bericht ist maßgeblich für das, was der Kunde erhält.