Bei einem Retainer ist jeder Monat ein eigenes kleines Budget. Die Summe ist immer dieselbe: Monatsbetrag + Übertrag aus dem Vormonat = verfügbar, minus dem, was verbraucht ist. Dieses Kapitel erklärt, was zählt, wie der Übertrag funktioniert und wo Sie den Überblick behalten.
Was als verbraucht zählt
Freigegebene abrechenbare Stunden (zum beim Buchen festgeschriebenen Satz) plus die Zusatzkosten, die auf innerhalb des Budgets stehen. Stunden, die noch auf Freigabe warten, sind sichtbar, zählen aber noch nicht; Kosten auf zusätzlich abrechnen lassen das Budget in Ruhe und kommen auf die Fee obendrauf.
Der Übertrag (Rollover)
Steht fee rollover am Projekt an, wandert die Differenz in den nächsten Monat: Was übrig bleibt, erhöht das nächste Budget, eine Überschreitung senkt es. Steht er aus, beginnt jeder Monat sauber beim Monatsbetrag. Ein Beispiel:
| Monat | Budget | Übertragen | Verfügbar | Verbraucht | In den nächsten Monat |
|---|---|---|---|---|---|
| Januar | 5.000 € | — | 5.000 € | 4.200 € | + 800 € |
| Februar | 5.000 € | + 800 € | 5.800 € | 6.100 € | − 300 € |
| März | 5.000 € | − 300 € | 4.700 € | … | … |
Für Arbeit aus der Zeit vor dem Projekt gibt es den initial rollover: ein Anfangssaldo für den allerersten Monat. Positiv heißt, der Kunde hat Guthaben, negativ, dass etwas aufzuholen ist.
Wichtig: Der Übertragssaldo wird in dem Moment festgeschrieben, in dem Sie den Bericht eines Monats finalisieren. Aktivieren Sie den Rollover also, bevor Sie den ersten Bericht erzeugen; ein ohne Rollover erzeugter Bericht zeigt 0 € Übertrag, und Projekteinstellungen nachträglich zu ändern aktualisiert einen bestehenden Bericht nicht.
Die Jahresübersicht
Die Schaltfläche Year budget auf dem Projektdetail zeigt ein ganzes Jahr in einer Tabelle, eine Zeile je Monat: Monatsbetrag, übertragen, verfügbar, verbraucht, Rest und gebuchte Stunden. Bei einer wiederkehrenden Serie erhalten Sie automatisch die konsolidierte Übersicht der ganzen Serie, denn ein Retainer läuft über Projekte hinweg.
- Ein Monat mit Rechnungs-Badge basiert auf dem finalisierten Bericht: Diese Zahlen liegen fest. Ohne Badge ist der Monat noch aus der Zeiterfassung berechnet und kann sich noch verschieben.
- Die Statusspalte (auf Kurs, aufpassen, über Budget) misst gegen den ursprünglichen Monatsbetrag, sodass eine Überschreitung sichtbar bleibt, auch wenn der Übertrag sie abfedert.
- Daneben gibt es die Budget-Tracking-Übersicht mit allen Serien und Einzelprojekten nebeneinander, Monat für Monat, samt Aufteilung je Unternehmen.
Saldokorrekturen
Manchmal fließt Geld am Retainer vorbei: Sie berechnen einen Teil einer Überschreitung separat, oder Sie senden eine Gutschrift. Der Saldo muss mitziehen, aber Sie können ihn nicht einfach überschreiben. Öffnen Sie den Bericht des betreffenden Monats und nutzen Sie Saldo korrigieren im Budgetblock: Betrag, Art und ein Grund. Positiv verbessert den Saldo, negativ senkt ihn. Das geht nur, solange der Bericht noch Entwurf ist, und es ändert nie, was dieser Bericht abrechnet. In der Jahresübersicht erscheint dann eine zusätzliche Spalte Korrektur, mit der Angabe unter der Tabelle, wer was warum eingegeben hat.
In Dollar abrechnen
Je Projekt wählen Sie die Rechnungswährung: Euro oder Dollar. Für ein Dollarprojekt gilt:
- Die monthly fee tragen Sie direkt in Dollar ein (etwa $ 5.000); sie bleibt jeden Monat exakt gleich und wird nie umgerechnet.
- Der Stundensatz bleibt in Euro. Der Dollarsatz je Stunde ist der Eurosatz mal dem Monatsmittel der offiziellen EZB-Kurse des Vormonats. Dieser Monat ist abgeschlossen, der Satz steht also den ganzen Rechnungsmonat fest, und alte Berichte ändern sich nie rückwirkend.
- Ein übertragener Saldo wandert in Dollar weiter und wird nicht erneut umgerechnet: Ein Guthaben von $ 200 bleibt $ 200. Auf dem Bericht steht je Monat, welcher Kurs angewandt wurde.
Ihre Euromarge je Stunde bleibt konstant, während der Kunde einen planbaren Dollarbetrag sieht.