Sur un retainer, chaque mois est son propre petit budget. La somme est toujours la même : montant mensuel + ce qui vient du mois précédent = disponible, moins ce qui est consommé. Ce chapitre explique ce qui compte, comment marche le report, et où garder la vue d’ensemble.
Ce qui compte comme consommé
Les heures facturables approuvées (au tarif gravé à la saisie) plus les frais annexes réglés sur dans le budget. Les heures en attente d’approbation sont visibles mais ne comptent pas encore ; les frais en supplément laissent le budget tranquille et s’ajoutent au forfait.
Le report (rollover)
Avec fee rollover actif sur le projet, la différence passe au mois suivant : ce qui reste augmente le budget suivant, un dépassement le diminue. Désactivé, chaque mois repart proprement du montant mensuel. Un exemple :
| Mois | Budget | Reporté | Disponible | Consommé | Vers le mois suivant |
|---|---|---|---|---|---|
| Janvier | 5 000 € | — | 5 000 € | 4 200 € | + 800 € |
| Février | 5 000 € | + 800 € | 5 800 € | 6 100 € | − 300 € |
| Mars | 5 000 € | − 300 € | 4 700 € | … | … |
Pour du travail antérieur au projet, il y a l’initial rollover : un solde d’ouverture pour le tout premier mois. Positif, le client a un avoir ; négatif, il reste à rattraper.
Important : le solde de report est figé au moment où vous finalisez le rapport du mois. Activez donc le report avant de générer le premier rapport ; un rapport généré sans report affiche 0 € reporté, et changer les réglages du projet après coup ne met pas à jour un rapport existant.
La vue annuelle
Le bouton Year budget du détail projet montre une année entière dans un tableau, une ligne par mois : montant mensuel, reporté, disponible, consommé, reste et heures saisies. Sur une série récurrente, vous obtenez automatiquement la vue consolidée de toute la série, car un retainer traverse les projets.
- Un mois avec badge facture repose sur le rapport finalisé : ces chiffres sont figés. Sans badge, le mois est encore calculé depuis la saisie des temps et peut bouger.
- La colonne statut (en ligne, attention, dépassé) mesure contre le montant mensuel d’origine, pour qu’un dépassement reste visible même si le report l’adoucit.
- Il y a aussi la vue Budget Tracking avec toutes les séries et projets isolés côte à côte, mois par mois, répartition par entreprise comprise.
Corrections de solde
Parfois, de l’argent passe à côté du retainer : vous facturez une partie d’un dépassement à part, ou vous envoyez un avoir. Le solde doit suivre, mais on ne le retape pas. Ouvrez le rapport du mois concerné et utilisez Corriger le solde dans le bloc budget : montant, nature et motif. Positif améliore le solde, négatif le baisse. Cela ne marche que tant que le rapport est en brouillon, et cela ne change jamais ce que ce rapport facture. La vue annuelle affiche alors une colonne Correction supplémentaire, avec sous le tableau qui a saisi quoi et pourquoi.
Facturer en dollars
Par projet, vous choisissez la devise de facturation : euro ou dollar. Pour un projet en dollars :
- La monthly fee se saisit directement en dollars (par exemple 5 000 $) et reste exactement la même chaque mois ; elle n’est jamais convertie.
- Le tarif horaire reste en euros. Le tarif dollar par heure est le tarif euro multiplié par la moyenne mensuelle des cours officiels de la BCE du mois précédent. Ce mois est clos, le tarif est donc fixe pour tout le mois de facturation et les anciens rapports ne changent jamais rétroactivement.
- Un solde reporté voyage en dollars et n’est pas reconverti : un avoir de 200 $ reste 200 $. Le rapport indique par mois quel cours a été appliqué.
Votre marge euro par heure reste constante pendant que le client voit un montant dollar prévisible.