Bij een retainer is elke maand een eigen klein budget. De som is altijd dezelfde: maandbedrag + wat er van vorige maand overkwam = beschikbaar, min wat er gebruikt is. Dit hoofdstuk legt uit wat er meetelt, hoe het doorschuiven werkt, en waar je het overzicht houdt.
Wat als gebruikt telt
Goedgekeurde declarabele uren (tegen het tarief dat bij het boeken is vastgelegd) plus de extra kosten die op binnen budget staan. Uren die nog op goedkeuring wachten zie je wel, maar ze tellen nog niet mee; kosten die op extra factureren staan raken het budget niet en komen bovenop de fee.
Doorschuiven (rollover)
Staat fee rollover aan op het project, dan schuift het verschil door naar de volgende maand: wat overblijft verhoogt het volgende budget, een overschrijding verlaagt het. Staat hij uit, dan begint elke maand schoon op het maandbedrag. Een voorbeeld:
| Maand | Budget | Doorgeschoven | Beschikbaar | Gebruikt | Naar volgende maand |
|---|---|---|---|---|---|
| Januari | € 5.000 | — | € 5.000 | € 4.200 | + € 800 |
| Februari | € 5.000 | + € 800 | € 5.800 | € 6.100 | − € 300 |
| Maart | € 5.000 | − € 300 | € 4.700 | … | … |
Voor werk van vóór het project bestond is er de initial rollover: een beginsaldo voor de allereerste maand. Positief betekent dat de klant tegoed heeft, negatief dat er nog iets in te halen valt.
Belangrijk: het doorschuifsaldo wordt vastgelegd op het moment dat je het rapport van een maand finaliseert. Zet rollover dus aan vóórdat je het eerste rapport maakt; een rapport dat zonder rollover is gegenereerd toont € 0 doorschuif, en projectinstellingen aanpassen achteraf werkt een bestaand rapport niet bij.
Het jaaroverzicht
De knop Year budget op het projectdetail toont een heel jaar in één tabel, één regel per maand: maandbedrag, doorgeschoven, beschikbaar, gebruikt, restant en geboekte uren. Bij een terugkerende reeks krijg je automatisch het geconsolideerde overzicht van de hele reeks, want een retainer loopt over projecten heen.
- Een maand met een factuur-badge is gebaseerd op het definitieve rapport: die cijfers liggen vast. Zonder badge is de maand nog berekend uit de urenregistratie en kan hij nog schuiven.
- De statuskolom (op koers, let op, over budget) meet tegen het oorspronkelijke maandbedrag, zodat een overschrijding zichtbaar blijft ook als rollover hem verzacht.
- Daarnaast is er het Budget Tracking-overzicht met alle reeksen en losse projecten naast elkaar, maand voor maand, inclusief de verdeling per bedrijf.
Saldocorrecties
Soms gaat er geld buiten de retainer om: je factureert een deel van een overschrijding apart, of je stuurt een creditnota. Het saldo moet dan mee, maar je kunt het niet zomaar overtypen. Open het rapport van de maand waar het op slaat en gebruik Saldo corrigeren in het budgetblok: bedrag, soort en een reden. Positief verbetert het saldo, negatief verlaagt het. Het kan alleen zolang het rapport nog concept is, en het verandert nooit wat dat rapport factureert. In het jaaroverzicht verschijnt dan een extra kolom Correctie, met onder de tabel wie wat waarom heeft ingevoerd.
Factureren in dollars
Per project kies je de factuurvaluta: euro of dollar. Voor een dollarproject geldt:
- De monthly fee vul je direct in dollars in (bijvoorbeeld $ 5.000) en blijft elke maand exact gelijk; die wordt nooit omgerekend.
- Het uurtarief blijft in euro’s. Het dollartarief per uur is het eurotarief maal het maandgemiddelde van de officiële ECB-koersen van de vórige maand. Die maand is afgesloten, dus het tarief staat de hele factuurmaand vast en oude rapporten veranderen nooit met terugwerkende kracht.
- Een doorgeschoven saldo rolt in dollars door en wordt niet opnieuw omgerekend: een tegoed van $ 200 blijft $ 200. Op het rapport staat per maand welke koers is toegepast.
Zo blijft je euromarge per uur constant terwijl de klant een voorspelbaar dollarbedrag ziet.