Die Projektseite ist die vollständige Akte eines Auftrags: was vereinbart ist, was darauf verwendet wurde, was abgerechnet ist und was noch zu tun bleibt. Dieses Kapitel behandelt den Aufbau eines Projekts, das Team und seine Rechte, die Sätze und die Zusatzkosten.
Ein Projekt anlegen
- Klicken Sie in der Projektliste auf New Project.
- Wählen Sie den Kunden, geben Sie dem Projekt einen Namen und eine Laufzeit.
- Wählen Sie die Projektart. Sie bestimmt, welche Felder erscheinen: Ein Retainer fragt nach Monatsbetrag und Periode, ein Festpreis nach der Auftragssumme, ein Stundenpaket nach dem ersten Paket. Ist in Ihrer Umgebung nur eine Art aktiv, gibt es kein Auswahlfeld. Siehe Kapitel 4.
- Wählen Sie optional eine Projektvorlage: Milestones und Aufgaben stehen dann sofort drin.
- Speichern Sie und vervollständigen Sie das Projekt auf der Detailseite.
Struktur: Milestones und Aufgaben
Ein Projekt gliedert sich in Milestones, und unter jedem Milestone hängen Aufgaben. Stunden werden immer auf eine Aufgabe gebucht, nie auf das Projekt als Ganzes. Genau das macht den Bericht später lesbar: Der Kunde sieht die Arbeit so gruppiert, wie Sie sie hier angelegt haben.
- Reihenfolge: Ziehen Sie einen Milestone oder eine Aufgabe am Griff. Die Reihenfolge hier ist die Reihenfolge auf dem Bericht.
- Umbenennen: Auf einen Namen klicken und tippen. Gespeichert wird erst, wenn Sie bestätigen.
- Stunden je Aufgabe: Das Uhrensymbol an einer Aufgabe zeigt, welche Stunden darauf gebucht sind, von wem und wann.
- Mindestens eine Aufgabe: Auf ein Projekt ohne mindestens einen Milestone mit einer Aufgabe kann nicht gebucht werden.
Sätze: vier Ebenen, und welche gewinnt
Ein Stundensatz lässt sich auf vier Ebenen festlegen. Die spezifischste Ebene gewinnt immer:
| Ebene | Wo Sie ihn festlegen | Wann er gilt |
|---|---|---|
| 1. Aufgabe | Bearbeitungsfenster der Aufgabe | Für Stunden auf genau dieser Aufgabe |
| 2. Milestone | Bearbeitungsfenster des Milestones | Wenn die Aufgabe keinen eigenen Satz hat |
| 3. Projekt | Feld Stundensatz im Datenblock | Wenn Milestone und Aufgabe nichts sagen |
| 4. Unternehmen | Standardsatz des Unternehmens | Das Sicherheitsnetz, wenn alles leer ist |
Neben dem Satz wählen Sie je Milestone oder Aufgabe, wie abgerechnet wird: innerhalb der Fee (geht vom Monatsbudget ab) oder zusätzlich (kommt obendrauf), und Festbetrag oder je Stunde.
Das Wichtigste zum Merken: Der Satz wird im Moment der Buchung auf der Stundenzeile festgeschrieben und ändert sich danach nicht mehr. Passen Sie einen Satz später an, behalten die bereits gebuchten Stunden den alten Preis; nur neue Buchungen nutzen den neuen. Das ist Absicht: Ein Monat, über den Sie schon berichtet haben, kann nachträglich nicht den Wert ändern. Prüfen Sie Sätze also, bevor das Team zu buchen beginnt.
Team und Rechte
Der Teamblock bestimmt, wer auf diesem Projekt was darf, unabhängig von der Rolle in der übrigen Umgebung. So geben Sie jemandem Zugang zu einem Projekt, ohne den Rest zu öffnen. Je Teammitglied stellen Sie ein:
- Stunden buchen: darf auf die Aufgaben dieses Projekts schreiben
- Stunden freigeben: darf Buchungen anderer beurteilen
- Finanzen sehen: sieht Beträge und Budget; wer nur buchen darf, sieht Projekt und Aufgaben, aber kein Geld
- Fee bearbeiten: darf die finanziellen Vereinbarungen ändern
Auch Kolleginnen und Kollegen aus einem anderen Unternehmen Ihrer Umgebung lassen sich hinzufügen. Alle buchen auf dieselben Aufgaben, zum Satz, der zur Aufgabe gehört: Der Satz folgt der Arbeit, nicht der buchenden Person. Die Projektmanager stehen in einem eigenen Feld im Datenblock; das ist die Ansprechperson und verleiht für sich keine zusätzlichen Rechte.
Zusatzkosten
Alles, was keine Stunden sind (ein Fotograf, Druckarbeit, eine Lizenz, Reisekosten), kommt unter Additional costs. Die Aufteilung entscheidet, wer zahlt:
- Innerhalb des Budgets: Der Betrag geht von der Monats-Fee ab, genau wie Stunden. Der Kunde sieht keine eigene Zeile.
- Zusätzlich abgerechnet: Der Betrag erscheint als eigene Zeile auf dem Bericht, zusätzlich zur Fee, und lässt das Budget in Ruhe.
- Einmalig oder monatlich: Ein einmaliger Posten zählt in seinem Monat; ein monatlicher kehrt automatisch jeden Monat wieder, solange er aktiv ist, praktisch für eine laufende Lizenz.
- Betrag oder Stunden × Satz: Beides geht, und die Berechnung bleibt in der Liste sichtbar.
Fügen Sie Kosten hinzu, bevor Sie den Bericht des Monats finalisieren; danach liegen die Beträge der Periode fest.
Projektvorlagen
Unter Config verwalten Sie wiederverwendbare Projektstrukturen: Milestones und Aufgaben mit geschätzten Stunden, Sätzen und Laufzeit. Beim Anlegen eines Projekts wählen Sie eine Vorlage, und die Struktur steht sofort. Bauen Sie eine Vorlage für jede Auftragsart, die Sie öfter machen; das spart Zeit und macht Ihre Berichte zwischen Kunden konsistent.