Alles in AdComPro hängt an einer einzigen Kette. Wer diese Kette kennt, findet jeden Bildschirm wieder:
| Begriff | Was es ist |
|---|---|
| Organisation | Die Umgebung, in der Sie arbeiten. Alles, was Sie sehen — Kunden, Projekte, Stunden, Berichte — gehört zu Ihrer Organisation und ist für andere Organisationen auf derselben Plattform unsichtbar. |
| Firma (Company) | Die B.V., die fakturiert. Eine Organisation kann mehrere Firmen haben; pro Projekt wählen Sie, welche Firma die Rechnung stellt. Hier steht auch der Standard-Stundensatz. |
| Kunde (Customer) | Der Auftraggeber. Ein Kunde gehört zu einer Firma und hat null oder mehr Projekte. Kunden vom Typ Internal sind kein echter Auftraggeber, sondern Ihre eigene Organisation, für interne Stunden. |
| Projekt | Die Einheit, auf die Stunden gebucht werden und über die Sie berichten. Jedes Projekt hat eine Art (Retainer, Festpreis, Abrechnung nach Aufwand…), die bestimmt, welche Felder und Berechnungen gelten. |
| Meilenstein (Milestone) | Ein Arbeitsblock innerhalb eines Projekts, zum Beispiel „Content & social“. Meilensteine bestimmen die Gliederung Ihres Berichts. |
| Aufgabe (Task) | Die Arbeit innerhalb eines Meilensteins, auf die tatsächlich gebucht wird. Eine Aufgabe kann einen eigenen Stundensatz oder Festpreis haben. |
| Zeiteintrag (Time entry) | Eine Buchung: wer, welcher Tag, wie viel Zeit, worauf und mit welcher Beschreibung. Der Satz wird im Moment der Buchung festgeschrieben. |
| Bericht | Eine Entwurfsübersicht aller noch nicht fakturierten Stunden und Kosten eines Projekts. Sie bearbeiten ihn, prüfen ihn und finalisieren ihn; danach ist er die Grundlage für die Rechnung. |
Die Preistreppe
Der Stundensatz einer Buchung wird in dieser Reihenfolge bestimmt, und das Erste, das ausgefüllt ist, gewinnt:
- Aufgabe — der Satz an der Aufgabe selbst
- Meilenstein — der Satz des Meilensteins, unter dem diese Aufgabe hängt
- Projekt — der Standardsatz des Projekts
- Firma — der Standardsatz der Firma, die das Projekt fakturiert
Achtung: Der Satz wird bei der Buchung am Zeiteintrag festgeschrieben. Passen Sie später einen Preis an, ändert das die bereits gebuchten Stunden nicht — nur neue Buchungen folgen dem neuen Preis. Preisänderungen werden aber im Aktivitätenblock des Projekts festgehalten.
Von der Stunde zur Rechnung
- Jemand bucht Stunden auf ein Projekt (Kapitel 4).
- Diese Stunden stehen auf draft oder pending und werden freigegeben (Kapitel 7). Nur freigegebene Stunden kommen auf einen Bericht.
- Sie erzeugen einen Bericht über einen Zeitraum (Kapitel 13). Alle freigegebenen, noch nicht fakturierten Stunden dieses Projekts kommen hinein.
- Sie bearbeiten den Bericht: Zeilen zusammenführen, ausblenden, übertragen, runden (Kapitel 14).
- Sie prüfen das Endergebnis und finalisieren (Kapitel 15). Die PDF geht an den Kunden, die Stunden sind damit verarbeitet.
Die fünf Rollen
| Rolle | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|
| Reader | Mitschauen. Keine Änderungen. |
| User | Der normale Mitarbeiter: eigene Stunden buchen und einsehen, eigene Projekte ansehen. |
| Project manager | Alles von User, plus alle Projekte der eigenen Organisation verwalten, Stunden anderer freigeben und Berichte erstellen. |
| Admin | Verwaltet die Organisation: Benutzer, Firmen, Kunden, Einstellungen und alle Finanzbildschirme. |
| Super admin | Verwaltet die Plattform selbst. Sieht außerdem die technischen Bildschirme aus Kapitel 27. |
In Kapitel 28 steht eine Matrix, die pro Bildschirm zeigt, wer Zugriff hat. Sehen Sie eine Schaltfläche aus diesem Buch nicht, liegt das fast immer an Ihrer Rolle — oder das Modul ist für Ihre Organisation ausgeschaltet (Kapitel 27).