Zwischen gebuchten Stunden und einer versendeten Rechnung liegt bei vielen Agenturen ein manueller Schritt: abtippen, addieren, kontrollieren. Genau dort gehen Stunden verloren, und genau dort zieht sich der Monatsabschluss in die Länge. Ergänzend hilft unsere praktische Kontrolle nicht abgerechneter Stunden.
Das Problem
Der Übergang von Stunden zur Rechnung
Solange Zeiterfassung und Fakturierung zwei getrennte Systeme sind, muss jemand die Lücke überbrücken. Das geht meistens gut, aber es kostet Zeit und lässt sich nicht nachvollziehen. Fragt ein Kunde einen Monat später, woher ein Betrag kommt, beginnt die Suche.
Wie AdComPro es macht
Die Rechnung folgt aus freigegebenen Stunden und Kosten
Eine Rechnung wird aus freigegebenen Stunden und angefallenen Kosten aufgebaut, gebündelt pro Meilenstein oder pro Aufgabe. Sie beginnen also nicht mit einem leeren Dokument, sondern mit einem Vorschlag, der bereits zu dem passt, was gearbeitet wurde.
Vom Entwurf bis bezahlt
- Solange die Rechnung ein Entwurf ist, können Sie jede Position anpassen
- Das Finalisieren sperrt sie, denn ein Nachweis ist mehr wert als eine schnelle Korrektur
- Danach folgen versendet und bezahlt; löschen lässt sich nur ein Entwurf
- Eine Position lässt sich in den nächsten Monat schieben, ohne dass sie verloren geht
Wie die Rechnung aussieht, bestimmen Sie selbst. Es gibt einen Vorlagen-Editor mit siebzehn Inhaltsblöcken, die Sie ziehen und pro Block einstellen können. Eine Vorlage auf Projektebene geht vor einer Vorlage auf Kundenebene, und diese wiederum vor der Vorlage des Unternehmens. So kann ein Kunde ein eigenes Layout haben, ohne dass sich der Rest mitändert.
Von der Zeiterfassung zur nachvollziehbaren Rechnung
Beginnen Sie mit einem konkreten Kundenprojekt und erfassen Sie Zeiten auf der passenden Aufgabe oder dem Meilenstein. Eine aussagekräftige Beschreibung hilft der Projektleitung bei der späteren Prüfung. Trennen Sie abrechenbare Leistungen von interner Arbeit, bevor Sie eine Rechnung vorbereiten. Der vollständige Ablauf beginnt mit der Zeiterfassung für Agenturen.
Stunden prüfen und vereinbarte Sätze anwenden
Nutzen Sie die Zeiterfassung mit Freigabe, um Einträge vor der Abrechnung zu prüfen. Kontrollieren Sie den Leistungszeitraum, die erbrachte Arbeit und die Vereinbarungen mit dem Kunden. Die Freigabe zeigt, welche Einträge für die Abrechnung bereitstehen; die zugrunde liegenden Preisvereinbarungen bleiben maßgeblich.
AdComPro berücksichtigt Stundensätze auf Aufgaben-, Meilenstein-, Projekt- und Unternehmensebene. Der spezifischste hinterlegte Satz gilt. Eine einzelne Aufgabe kann dadurch einen abweichenden Satz erhalten, ohne die übrige Projektarbeit zu verändern. Prüfen Sie vor der Festschreibung den angewendeten Satz und die daraus entstandenen Beträge.
Laufende Betreuung der richtigen Periode zuordnen
Bei einem Retainer gehören Berichte und Rechnungen zu einer bestimmten Periode. Die automatische Retainer-Verlängerung bereitet die nächste Periode vor. Prüfen Sie außerdem das übertragene Retainer-Budget, wenn Sie den verfügbaren Saldo beurteilen. Getrennte Perioden machen nachvollziehbar, welche Leistungen und Kosten zu einer Rechnung gehören.
Rechnungen an die Buchhaltung übergeben
Nach der Prüfung folgt die Übergabe an die Buchhaltung. Die Exact Online-Schnittstelle überträgt Verkaufsrechnungen einschließlich Positionen und Mehrwertsteuerbehandlung. Stimmen Sie Kundenzuordnung und Einstellungen mit der zuständigen Person ab. Für Exact Globe und Compact werden Importdateien verwendet; dieser Ablauf unterscheidet sich von der Online-Schnittstelle.
Einen vollständigen Abrechnungslauf testen
Wählen Sie ein typisches Projekt: Erfassen Sie einige Aufgaben, geben Sie Zeiten frei und erstellen Sie einen Rechnungsentwurf. Lassen Sie einen Kollegen prüfen, ob jede Position verständlich ist, und kontrollieren Sie das Layout vor der Festschreibung. In einer persönlichen Demonstration können Sie Ihre Anforderungen besprechen; die aktuellen Tarife geben einen Überblick über die Angebote.
Fragen
Was dazu gefragt wird
Kann ich eine Position auf den nächsten Monat verschieben?
Ja. Das Verschieben nimmt die Position von dieser Rechnung, ohne sie zu löschen, sodass sie beim nächsten Mal von selbst wieder mitkommt.
Warum lässt sich eine finalisierte Rechnung nicht mehr anpassen?
Weil eine Rechnung, die sich nachträglich ändert, nichts mehr beweist. Solange sie ein Entwurf ist, ist alles erlaubt; danach ist eine Gutschrift der saubere Weg.
Kann ich die Mehrwertsteuer pro Position einstellen?
Ja, Mehrwertsteuer und Rabatt stellen Sie pro Position ein. Auch die interne Weiterberechnung zwischen Ihren eigenen Gesellschaften gehört zur Fakturierung.
Selbst ausprobieren
Lassen Sie einen Monat durchlaufen
Buchen Sie eine Woche lang Stunden, geben Sie sie frei und machen Sie eine Rechnung daraus. Das ist der kürzeste Weg, um zu sehen, ob es zu Ihrer Arbeitsweise passt.