Zeiterfassung für Agenturen beginnt bei der Arbeit für Ihre Kunden. In AdComPro erfasst Ihr Team Stunden zu Meilensteinen und Aufgaben. Eine verantwortliche Person prüft die Einträge, bevor freigegebene Stunden in die Rechnung einfließen. Projekte, Stundensätze und Budgets bleiben miteinander verbunden. Nutzen Sie die Zahlen im Alltag: Lesen Sie, wie Sie Projektrentabilität berechnen und ungeklärte Abrechnungsdifferenzen finden.
Erkennen Sie, wofür Ihre Agentur Zeit aufwendet
Eine Kampagne, eine Website und ein laufender Kundenauftrag benötigen unterschiedliche Arbeitsschritte. Wenn das Team Zeiten nur auf den Kunden bucht, erkennen Sie zwar die Summe, aber kaum, welcher Teil des Auftrags zusätzlichen Aufwand verursacht hat. Eine separate Abrechnungstabelle macht es zum Monatsende nötig, diese Zusammenhänge erneut herzustellen.
In AdComPro gehört jeder Zeiteintrag zu einem Meilenstein oder einer Aufgabe. Sie können den Aufwand eines Arbeitspakets besprechen, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten unterscheiden und die Leistung mit der Vereinbarung vergleichen. Davon profitieren sowohl die Projektleitung als auch die Person, die die Rechnung vorbereitet.
Vom Zeiteintrag zur geprüften Rechnung
- Projekt einrichten. Gliedern Sie den Auftrag in Meilensteine und Aufgaben und hinterlegen Sie die Preisvereinbarungen.
- Zeiten erfassen. Halten Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten in derselben Zeiterfassung fest.
- Einträge prüfen. Geben Sie Stunden frei oder lehnen Sie sie mit einer Begründung ab.
- Rechnungsentwurf erstellen. Nutzen Sie freigegebene Stunden und Kosten, gruppiert nach Meilenstein oder Aufgabe, und prüfen Sie die Positionen vor dem Finalisieren.
Sie können mehrere Einträge gemeinsam prüfen und für vertrauenswürdige Mitarbeitende die automatische Freigabe aktivieren. Diese bleibt im Protokoll erkennbar. Lesen Sie mehr über Zeiterfassung mit Freigabe und Stunden abrechnen.
Die Kundenvereinbarung bestimmt die Abrechnung
Viele Agenturen arbeiten gleichzeitig auf Stundenbasis, zu Festpreisen und mit Retainern. Bei einem Stundenauftrag ist die erfasste Zeit eine Grundlage der Rechnung. Bei einem Festpreis vergleichen Sie den Aufwand mit der vereinbarten Summe. Interne Arbeit können Sie für die Kostenübersicht erfassen, ohne eine Rechnung daraus zu erstellen.
Bei einem Retainer sehen Sie Budget und Verbrauch je Periode. Nicht verbrauchtes Budget kann in den Folgemonat übertragen werden. Erfahren Sie, wie Retainer-Budget übertragen und Retainer automatisch verlängern zusammenhängen.
Passende Stundensätze ohne zusätzliche Rechentabelle
Eine Aufgabe kann einen eigenen Stundensatz haben, während für den übrigen Auftrag die allgemeine Vereinbarung gilt. AdComPro prüft den Stundensatz von der Aufgabe über den Meilenstein und das Projekt bis zum Unternehmen. Die spezifischste hinterlegte Einstellung hat Vorrang.
Legen Sie Ausnahmen auf der passenden Ebene fest und prüfen Sie das Ergebnis anhand eines typischen Projekts. Die Erläuterung zu verschiedenen Stundensätzen innerhalb eines Projekts zeigt die Reihenfolge.
Kunden, Projekte und Buchhaltung verbinden
Die Zeiterfassung steht neben dem Kundendossier und der Projektstruktur. Mit CRM für Agenturen verwalten Sie Kunden und Ansprechpartner dort, wo Sie auch die Aufträge bearbeiten. Freigegebene Stunden und Kosten bilden anschließend die Grundlage des Rechnungsentwurfs.
Wenn Sie Exact einsetzen, übergibt die Exact Online-Schnittstelle Verkaufsrechnungen an die Buchhaltung. Für Exact Globe und Compact gibt es stattdessen einen Ablauf mit Importdateien.
Testen Sie einen echten Kundenauftrag
Wählen Sie ein vertrautes Projekt, etwa eine Kampagne mit Strategie, Gestaltung und Umsetzung. Erfassen Sie eine Woche lang Zeiten, prüfen Sie die Einträge und erstellen Sie einen Rechnungsentwurf. Vergleichen Sie Zuordnung, Stundensätze und Beschreibungen mit der Kundenvereinbarung.
Im kostenlosen Probemonat stehen alle Funktionen zur Verfügung. Vergleichen Sie die Pakete und Preise oder sehen Sie sich zunächst die interaktive Demo an.
Fragen zur Zeiterfassung für Agenturen
Kann ich nicht abrechenbare Zeiten erfassen?
Ja. Abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten lassen sich in derselben Zeiterfassung unterscheiden.
Muss jede Stunde manuell freigegeben werden?
Sie können Einträge gesammelt freigeben oder ablehnen. Für vertrauenswürdige Mitarbeitende ist eine automatische Freigabe möglich, die im Protokoll sichtbar bleibt.
Kann ich eine Rechnung noch ändern?
Ja, solange sie ein Entwurf ist. Prüfen Sie die Positionen vor dem Finalisieren. Anschließend ist die Rechnung gesperrt.
Eignet sich die Zeiterfassung für Retainer?
Ja. Stunden und Kosten gehören zur jeweiligen Projektperiode und werden dem Budget gegenübergestellt. Restbudget kann in den nächsten Monat übertragen werden.
Testen Sie die Zeiterfassung mit Ihrem Team
Verfolgen Sie einen Auftrag vom Zeiteintrag bis zum Rechnungsentwurf. Sehen Sie alle Funktionen oder starten Sie Ihren kostenlosen Probemonat.