Urenregistratie voor bureaus begint bij het werk voor de klant. In AdComPro schrijft je team uren op mijlpalen en taken, controleert een verantwoordelijke de invoer en gebruik je de goedgekeurde uren voor de factuur. Projecten, tarieven en budgetten staan in dezelfde administratie. Praktisch aan de slag? Lees hoe je projectrendement berekent en onverklaarde verschillen tussen uren en facturen opspoort.
Weet waar de tijd van je bureau naartoe gaat
Een campagne, een website en een doorlopende klantafspraak vragen elk om een andere urenverdeling. Als medewerkers hun tijd alleen op de klant boeken, zie je wel het totaal, maar moeilijk welk onderdeel extra werk kost. En als de factuur uit een losse spreadsheet komt, moet iemand aan het einde van de maand de verbanden weer leggen.
Met AdComPro verbind je de registratie aan een mijlpaal of taak. Daarmee kun je bespreken hoeveel tijd een onderdeel heeft gekost, welke uren declarabel zijn en welke afspraken bij het project horen. Dat maakt de registratie bruikbaar voor zowel de projectverantwoordelijke als degene die factureert.
Van geschreven uren naar een gecontroleerde factuur
- Richt het project in. Verdeel de opdracht in mijlpalen en taken en leg de prijsafspraken vast.
- Laat het team uren schrijven. Houd declarabel en niet-declarabel werk bij in dezelfde registratie.
- Controleer de invoer. Keur uren goed of wijs ze met een reden af, zodat de medewerker weet wat moet worden aangepast.
- Maak de conceptfactuur. Gebruik goedgekeurde uren en kosten, gegroepeerd per mijlpaal of taak, en controleer de regels voordat je de factuur definitief maakt.
De controle hoeft niet voor ieder team hetzelfde te zijn. Je kunt uren in bulk beoordelen en automatische goedkeuring instellen voor medewerkers die je vertrouwt. Lees meer over urenregistratie met goedkeuring en de stap naar uren factureren.
Urenregistratie die rekening houdt met de klantafspraak
Een bureau werkt vaak tegelijk aan regieprojecten, opdrachten met een vaste prijs en retainers. Bij regie bepaalt de bestede tijd mede wat je factureert. Bij een vaste prijs helpt de registratie om de bestede tijd naast de opdrachtsom te zetten. Voor interne werkzaamheden houd je uren bij voor het kosteninzicht, zonder er een factuur van te maken.
Bij een retainer zie je het budget en de besteding per periode. Overgebleven budget kan doorschuiven naar de volgende maand. Bekijk hoe retainerbudget doorschuiven werkt. Zo beoordeel je de uren in de context van de afspraak met de klant.
Verschillende uurtarieven zonder een aparte rekensheet
Niet ieder uur heeft hetzelfde tarief. Een consultant kan een ander tarief hebben dan een designer, en met een vaste klant kun je een afwijkende afspraak maken. AdComPro ondersteunt tarieven op vier niveaus. Je hoeft een uitzondering daardoor niet steeds opnieuw in de factuur te verwerken.
Leg vooraf vast welke tarieven voor jullie werk gelden en controleer de uitkomst op een proefproject. De uitleg over verschillende uurtarieven helpt je de inrichting aan jullie afspraken te toetsen.
Klanten, projecten en boekhouding blijven verbonden
Urenregistratie staat naast het klantdossier en de projectstructuur. Met CRM voor bureaus houd je klanten en contactpersonen bij naast het werk dat je voor hen uitvoert. Vanuit goedgekeurde uren en kosten maak je de conceptfactuur.
Werk je met Exact? Met de Exact Online-koppeling verwerk je verkoopfacturen verder in de boekhouding. Voor Exact Globe en Compact is er een andere werkwijze met importbestanden.
Test met één echte klantopdracht
Neem voor de proefmaand een herkenbaar project: bijvoorbeeld een campagne met strategie, creatie en uitvoering. Laat het team een week uren registreren, beoordeel de invoer en maak een conceptfactuur. Controleer samen of de verdeling, tarieven en onderbouwing aansluiten op wat jullie met de klant hebben afgesproken.
Alle functies zijn beschikbaar tijdens de gratis proefmaand. Standaard kost €19,95 per gebruiker per maand, exclusief btw, bij maandfacturatie. Bekijk de prijzen en abonnementen voor jaarfacturatie en het Partner-pakket.
Veelgestelde vragen over urenregistratie voor bureaus
Kan ik declarabele en niet-declarabele uren bijhouden?
Ja. Beide passen in dezelfde registratie. Zo kun je tijd aan klantwerk onderscheiden van werk dat niet wordt doorbelast.
Moeten alle uren handmatig worden goedgekeurd?
Je kunt een verantwoordelijke laten controleren en in bulk laten goedkeuren of afwijzen. Voor medewerkers die je vertrouwt is automatische goedkeuring mogelijk; die is zichtbaar in het logboek.
Kan ik de factuur nog aanpassen?
Ja, zolang het een conceptfactuur is. Je controleert de regels voordat je de factuur definitief maakt. Daarna staat de factuur vast.
Werkt dit ook voor een bureau met retainers?
Ja. Je houdt de uren en kosten bij binnen de betreffende projectperiode en ziet die naast het budget. Bij retainers kan overgebleven budget doorschuiven naar de volgende maand.
Bekijk hoe urenregistratie in jullie bureau werkt
Probeer de werkwijze met je eigen project en tarieven. Wil je eerst zien hoe het geheel samenhangt? Bekijk de demo of het overzicht van alle functies.