Urenregistratie software met goedkeuring en overzicht

01 · Projecten

Bekijk hoe je projectplanning voor bureaus en projectbudgetbewaking met de uitvoering verbindt.

Projectstructuur die de opdracht volgt

Verdeel een opdracht in mijlpalen en taken, met per onderdeel een status, ureninschatting en prijsafspraak. Daarmee kan de projectverantwoordelijke de voortgang naast de oorspronkelijke afspraak leggen en gerichter bespreken waar extra werk ontstaat.

• Slepen om te herschikken, op elk niveau
• Projectsjablonen met je eigen opbouw, klaar bij het aanmaken
• Een dienstencatalogus voor wat je vaker verkoopt, met eigen prijs
• Teams over bedrijven heen: mensen uit verschillende entiteiten op één project, elk met eigen rechten

---

02 · Uren

Urenregistratie met goedkeuring

Medewerkers registreren uren bij een mijlpaal of taak. Met de goedkeuringsstap controleert een verantwoordelijke de invoer voordat deze wordt gebruikt voor facturatie. Zo zijn geschreven uren terug te vinden bij het uitgevoerde werk en de afspraken met de klant. Bekijk hoe urenregistratie voor bureaus de stappen van registratie tot factuur verbindt.

• Declarabel en niet-declarabel in dezelfde registratie
• In bulk goedkeuren of afwijzen, met reden bij afwijzing
• Automatisch goedkeuren voor wie je vertrouwt, zichtbaar in het logboek
• Tarieven op vier niveaus, zodat één uitzondering geen veertig correcties betekent

---

AdComPro op je telefoon

Uren registreren en klantcontacten bij de hand. Ook onderweg.

Na een klantafspraak, tussen twee projecten of op locatie: leg je tijd vast wanneer het werk nog vers in je geheugen zit. AdComPro heeft een speciale telefoonweergave die aansluit op wat je onderweg nodig hebt.

01

Snel tijd boeken

Registreer projecturen of interne tijd met een compact formulier. Na het opslaan zie je de registratie direct terug bij Mijn uren.

02

Je eigen uren in beeld

Bekijk je registraties per week en controleer wat je al hebt geboekt. Een overzichtelijke lijst houdt het ook op een klein scherm leesbaar.

03

Klantcontacten binnen bereik

Zoek een contact of bedrijf, bel of mail rechtstreeks en sla contactgegevens met een contactkaart op in het adresboek van je telefoon.

Een telefoonscherm vraagt om focus

Onderweg wil je een taak snel afronden. Daarom draait de mobiele weergave om urenregistratie, je eigen urenoverzicht en contacten, met duidelijke knoppen en korte overzichten. Voor planning, projectbeheer, rapportages en facturatie gebruik je de volledige omgeving op je laptop of desktop.

Dezelfde omgeving, hetzelfde account

Log op je telefoon in via de browser. AdComPro opent automatisch de telefoonweergave. Je werkt met hetzelfde account, binnen je bestaande rechten, en je registraties staan in dezelfde administratie. Je hebt een internetverbinding nodig.

Zet AdComPro op je beginscherm

Open app.adcompro.app/mobile op je telefoon. Kies in Safari via Delen voor ‘Zet op beginscherm’. Kies in Chrome op Android via het menu voor ‘Toevoegen aan startscherm’ en maak een snelkoppeling. Zo open je AdComPro voortaan via een eigen icoon. Je logt in zoals je gewend bent.

Een maand gratis proberen Al klant? Open de telefoonweergave →

De interactieve demo is beschikbaar op een laptop of desktop. De telefoonweergave gebruik je met je eigen account, ook tijdens je gratis proefperiode.

03 · Projectsoorten

Zeven soorten project, één administratie

Niet elke afspraak met een klant wordt op dezelfde manier gefactureerd. Een projectsoort beantwoordt drie vragen tegelijk: waar worden de uren tegen afgezet, wanneer ontstaat er een factuur, en worden er überhaupt uren geschreven? Kies de soort en het formulier laat weg wat er niet bij hoort, zodat er geen maandbedrag blijft staan op een eenmalige opdracht.

• Retainer: een vast bedrag per periode, uren tegen een maandbudget, en wat overblijft schuift door naar de maand erna
• Supportabonnement: het beschikbare budget wordt in uren bijgehouden, boven het inbegrepen aantal geldt een tweede tarief en niet-gebruikte uren vervallen
• Vaste prijs: één opdrachtsom in termijnen, elk gekoppeld aan een datum, een milestone of je eigen sein, met de marge naast wat er besteed is
• Strippenkaart: uren die vooruit gekocht en bij aankoop gefactureerd worden, en die van de oudste bundel af gaan, zodat vervallen uren gescheiden blijven van verbruikte
• Regie: uren maal tarief per periode, met een plafond dat waarschuwt in plaats van blokkeert
• Abonnement: hosting, licenties en andere vaste bedragen per periode, de enige soort waar geen uren op kunnen
• Intern werk: uren voor het kosteninzicht, nooit een factuur

Elke soort is een eigen module. Zet je er één uit, dan is hij geen keuze meer bij een nieuw project, terwijl de projecten die er al op staan hun velden en hun cijfers houden.

---

04 · Retainers

Periodes die zichzelf aanmaken

Bij doorlopende klantafspraken maakt AdComPro de volgende projectperiode vooraf aan: maandelijks, tweemaandelijks of per kwartaal. Het team kan daardoor uren registreren in de juiste periode, terwijl iedere periode een eigen rapport en factuur houdt.

• De volgende periode verschijnt een vast aantal dagen van tevoren, standaard zeven
• De nieuwe periode wordt opgebouwd vanuit de voorgaande periode, niet vanuit een vast sjabloon: openstaande mijlpalen en taken, het team met de bijbehorende rechten, meefacturerende bedrijven en terugkerende kosten worden overgenomen
• Afgeronde mijlpalen en taken worden niet overgenomen, zodat iedere periode begint met het werk dat nog loopt
• Een regel die je op de factuur van vorige maand hebt doorgeschoven komt mee naar de nieuwe, zodat werk niet tussen twee maanden valt
• Elke periode krijgt een eigen rapport en een eigen factuur, en ze gaan op volgorde: een periode kan niet gerapporteerd worden voordat de vorige is afgerond
• Stoppen is één handeling vanaf elke periode in de reeks: na een gekozen maand wordt er niets nieuws meer aangemaakt

Openstaand werk en terugkerende afspraken worden meegenomen naar de volgende periode. Dat beperkt het opnieuw invoeren van gegevens bij de maandafsluiting en helpt om werk tussen opeenvolgende periodes te volgen.

---

05 · Budget

Budgetten die doorschuiven

Bekijk per klantproject het maandbudget, de bestede uren en kosten en het resterende saldo. Bij retainers schuift het overgebleven budget door naar de volgende maand. Zo kun je budgetafwijkingen met de klant bespreken op basis van dezelfde cijfers die de administratie gebruikt.

• Maandoverzicht per project: budget, overgeschoven bedrag, kosten, restant
• Extra kosten, eenmalig of terugkerend, binnen de fee of erbovenop
• Kostencategorieën voor hosting, software, licenties en diensten, met leverancier en referentie
• Budgethistorie, zodat je het patroon ziet en niet alleen deze maand

---

06 · Facturatie

Facturen uit het werk zelf

Maak een conceptfactuur op basis van goedgekeurde uren en kosten, gegroepeerd per mijlpaal of taak. Controleer de regels en pas het concept waar nodig aan voordat je het definitief maakt. Dat vermindert overtypen en geeft een duidelijke onderbouwing van het gefactureerde werk. Lees hoe je uren factureert vanuit het geschreven werk.

• Concept, definitief, verzonden, betaald, en verwijderen alleen bij concept
• Een regel doorschuiven naar volgende maand zonder hem kwijt te raken
• Sjabloonbouwer met zeventien blokken die je zelf sleept en instelt
• Sjabloonvoorrang: het project gaat boven de klant, de klant gaat boven het bedrijf
• Btw per regel, kortingen, en doorbelasting tussen je eigen bedrijven
• Factureren in een andere valuta, tegen de gemiddelde koers van die maand, die wordt vastgezet zodra de factuurmaand dicht is

---

07 · Klanten

CRM met geheugen

Breng klanten, contactpersonen en bedrijfsrelaties samen met de bijbehorende projecten. Het wijzigingslogboek laat zien wie gegevens heeft aangepast en wat er is veranderd. Zo kan een collega een klantrelatie overnemen met toegang tot dezelfde actuele informatie. Lees hoe CRM voor bureaus klantbeheer en projectuitvoering verbindt.

• Een volledig logboek per record, op volgorde van tijd
• Wijzigingen tot op het veld: “e-mailadres gewijzigd van x naar y”, niet “record bijgewerkt”
• Bedrijfsrelaties als labels naast elkaar, met het hoofdcontact eruit gelicht

---

08 · AI-assistent

Vraag het je eigen administratie

Stel in duidelijke taal de vragen waarvoor je anders meerdere schermen en een spreadsheet nodig hebt. De assistent gebruikt jullie eigen projecten, uren, budgetten en facturen en antwoordt op basis van dezelfde gegevens als de rest van het platform.

• “Welke projecten gaan deze maand over budget?” met het bedrag erbij
• “Hoeveel declarabele uren staan er nog niet op een factuur?” per project of per klant
• “Waar is de tijd op dit project heen gegaan?” uitgesplitst per milestone en per persoon
• “Waar heeft Sanne vorige maand aan gewerkt?” uren per project en per milestone
• “Welke projecten liggen stil?” actieve projecten zonder uren in dertig dagen
• “Waar moet ik naar kijken?” een scan op te weinig verantwoorde uren, grote doorschuivingen en stilgevallen werk

De assistent geeft informatie op basis van jullie administratie. Het beoordelen, wijzigen, goedkeuren en factureren blijft bij jullie medewerkers.

---

09 · Boekhouding

Rechten die zich naar jouw bureau vormen

Elk bureau verdeelt het werk anders. Daarom leg je zelf vast wie wat mag: maak eigen rollen naast de standaardrollen, bepaal per module en per functie wat elke rol ziet en doet, en geef een individuele collega waar nodig iets extra’s — zonder meteen een zwaardere rol uit te delen. Zo past de administratie zich aan jouw bureau aan, niet andersom. Lees hoe het werkt.

• Eigen rollen op basis van een standaardrol, bijvoorbeeld een boekhouder of freelancer
• Een rechtenmatrix per module en functiegroep, met veilige standaarden uit de doos
• Extra toegang per persoon bovenop de rol — nooit eronder, zodat een rol betekent wat er staat

Koppeling met Exact

Verwerk factuurgegevens verder in Exact zonder de regels opnieuw in te voeren. Voor Exact Online is er een koppeling; voor Globe en Compact werk je met een importbestand. Bespreek vooraf welke inrichting past bij jullie boekhouding. Lees meer over de Exact Online-koppeling en de verwerking van verkoopfacturen.

• Verkoopfacturen gaan door naar Exact Online, met regels en btw-behandeling
• Exact Globe en Compact via een importbestand, want die draaien op je eigen computer en hebben geen internetkoppeling
• Klanten worden gekoppeld aan wie er al in je boekhouding staat, zodat je één lijst houdt
• Geen overtikwerk en geen maandelijkse afstemming tussen twee systemen

---

10 · E-facturatie

E-facturatie via Peppol

Een gestructureerde e-factuur kan rechtstreeks door de boekhoudsoftware van de ontvanger worden verwerkt. AdComPro ondersteunt het voorbereiden en controleren van Peppol-facturen. Voor verzending gebruik je een eigen Access Point-abonnement; de beschikbare werkwijzen staan hieronder.

• Facturen volgens Peppol BIS Billing 3.0, de Europese norm EN 16931
• Iedere factuur wordt vóór verzending gecontroleerd. Een onjuiste factuur wordt tegengehouden, omdat het Access Point deze eveneens zou weigeren
• Een controle vooraf laat zien welke gegevens er nog ontbreken, per bedrijf en per klant
• Versturen loopt via je eigen Access Point-abonnement; zonder abonnement download je het bestand en dien je het zelf in