Een klantrelatie loopt door nadat de opdracht is gewonnen
Een eerste gesprek, een voorstel en een akkoord: voor een bureau is dat het begin van de samenwerking. Daarna volgen een briefing, een planning, uren en uiteindelijk een factuur. Ondertussen belt een andere contactpersoon met een nieuwe vraag. Wie kent de klant, welke projecten lopen er en waar staan de juiste gegevens?
Wanneer acquisitie in een spreadsheet staat, contactgegevens in persoonlijke adresboeken zitten en projecten in een afzonderlijk systeem worden bijgehouden, moet je die informatie telkens bij elkaar zoeken. Dat wordt merkbaar zodra een collega een klant overneemt of een accountmanager een gesprek voorbereidt. Een CRM voor bureaus helpt om de klantrelatie als geheel te blijven zien.
AdComPro verbindt klantbeheer met het werk dat je voor die klant uitvoert. Je beheert klanten en contactpersonen naast projecten, uren, budgetten en facturatie. Dat is relevant voor bijvoorbeeld een reclamebureau met campagnes, een communicatiebureau met doorlopende opdrachten of een adviesbureau dat per project werkt.
Wat is CRM voor bureaus?
CRM staat voor Customer Relationship Management: het beheren van relaties met potentiële en bestaande klanten. In software begint dat bij bedrijfsgegevens en contactpersonen. Voor een bureau zijn ook de commerciële fase en de lopende opdrachten van belang. Een naam en telefoonnummer vertellen immers nog niet wat er bij een klant speelt.
Een bruikbare werkwijze maakt daarom onderscheid tussen prospects die nog geen klant zijn, bestaande klanten en de projecten die je voor hen uitvoert. AdComPro ondersteunt die samenhang met een new-business-pijplijn, een klantenbestand en gekoppelde projecten. Zo kun je vanuit de relatie door naar de uitvoering, terwijl de commerciële voorgeschiedenis bij de prospect terug te vinden blijft.
Klanten en contactpersonen op een centrale plek
Bij een opdrachtgever heb je vaak met meerdere mensen te maken. De marketingmanager bespreekt de campagne, een projectcoördinator begeleidt de uitvoering en een administratief contact behandelt de factuur. In AdComPro beheer je contactpersonen per klant, met hun functie, e-mailadres en telefoonnummer. Je kunt een primair contact aanwijzen; een contactpersoon kan ook aan meerdere organisaties verbonden zijn.
Op de klantpagina staan de bedrijfsgegevens en de bijbehorende projecten. Interne aantekeningen helpen om informatie voor je collega’s vast te leggen. Het wijzigingslogboek laat zien wie gegevens heeft aangepast en wat er veranderde. Daarmee kun je bijvoorbeeld terugvinden wanneer een e-mailadres is gewijzigd, in plaats van te moeten raden welke versie nog klopt.
Een goede inrichting vraagt ook om afspraken binnen je bureau. Spreek af wie nieuwe relaties aanmaakt, welke gegevens nodig zijn en wie wijzigingen bijhoudt. Begin met actieve klanten en hun belangrijkste contactpersonen. Een overzichtelijk dossier dat het team gebruikt is waardevoller dan een lange lijst verouderde contacten.
Van eerste prospect naar gewonnen opdracht
Nieuwe opdrachten vragen aandacht voordat ze omzet opleveren. Onder New Biz volg je prospects op een Kanban-bord met de fasen Lead, In Progress, Won en Lost. Per prospect leg je onder meer de bedrijfsnaam, contactgegevens, bron en verwachte waarde vast. Zo zie je welke kansen nog openstaan en in welke fase ze zitten.
Voor bureaus is de tijd vóór een opdracht ook relevant. Een kennismaking, een pitch en een voorstel kosten uren. In AdComPro kun je tijd op een prospect boeken, bijvoorbeeld voor een meeting of voorstel. Die tijd is niet-declarabel en staat los van de uren op klantprojecten. Je kunt daardoor beter beoordelen hoeveel werk er in acquisitie gaat zitten.
Wordt een prospect klant, dan kun je de relatie omzetten naar een klantrecord. Je controleert de gegevens en neemt de vastgelegde adresinformatie mee. Gaat een opdracht niet door, dan leg je een verliesreden vast, zoals budget of timing. Dat helpt om later te bespreken waarom kansen wel of niet doorgaan. De handleiding voor klanten en new business laat deze stappen zien.
CRM, projectmanagement en facturatie bij elkaar
Na het akkoord verschuift de aandacht naar de uitvoering. Vanuit de klant kun je een project starten. Daar verdeel je het werk in mijlpalen en taken, registreert het team uren en volg je het budget. De klantgegevens blijven onderdeel van dezelfde omgeving. Zo bouw je verder op de relatie die tijdens de acquisitie is vastgelegd.
Die samenhang is vooral handig als één opdrachtgever meerdere opdrachten heeft. Denk aan een websiteproject naast een maandelijkse communicatieopdracht. Het zijn verschillende werkzaamheden met eigen afspraken, maar ze horen bij dezelfde klant. De klantpagina geeft toegang tot de projecten; binnen het project bekijk je de voortgang en financiële informatie.
Voor de administratie loopt het proces verder via urenregistratie met goedkeuring en facturatie uit geschreven uren. CRM vervangt die stappen niet: het zorgt dat de relatiegegevens aansluiten op het werk. Op de homepage over projectmanagementsoftware voor bureaus zie je hoe de onderdelen samenkomen.
Praktijkvoorbeeld: van kennismaking naar campagne
Stel: een communicatiebureau spreekt een organisatie die een nieuwe campagne wil starten. De accountmanager maakt een prospect aan, noteert de contactpersoon en de verwachte opdrachtwaarde, en boekt de tijd voor de kennismaking en het voorstel op die prospect. Tijdens het verkooptraject blijft de kans zichtbaar in de pijplijn.
Na het akkoord wordt de prospect een klant. Het bureau controleert het adres en voegt de projectcoördinator van de opdrachtgever als contactpersoon toe. Vervolgens start het campagneproject. Strategie, content en ontwerp krijgen hun plek in de projectstructuur, waarna het team uren op het werk registreert.
Wanneer de accountmanager een voortgangsgesprek voorbereidt, kan die vanuit de klant naar het lopende project. Een collega die het gesprek overneemt heeft toegang tot dezelfde klantgegevens. De administratie verwerkt later de goedgekeurde uren in de facturatie. Dit voorbeeld laat zien hoe klantbeheer onderdeel wordt van de dagelijkse uitvoering; het is geen afzonderlijke lijst die alleen bij acquisitie wordt geopend.
Waar let je op bij het kiezen van een CRM?
Beoordeel een CRM voor jouw bureau met een herkenbare opdracht. Kun je meerdere contactpersonen kwijt? Vind je de lopende projecten van een klant terug? Kun je zien hoeveel tijd in een prospect is geïnvesteerd? En kan een collega begrijpen wat er speelt zonder eerst bij iedereen informatie op te vragen? Die vragen maken een demonstratie concreter.
Kijk ook naar de werkwijze die jullie nodig hebben. Wil je vooral klantbeheer verbinden met projecten en uren, test dan die volledige route. Zijn specifieke e-mailkoppelingen, marketingautomatisering of andere integraties doorslaggevend, bespreek die wensen vooraf en laat de benodigde werking demonstreren. Een CRM kiezen begint bij jullie proces en de functies die daarvoor aantoonbaar beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen over CRM voor bureaus
Voor welke bureaus is AdComPro bedoeld?
AdComPro is bedoeld voor organisaties die klantprojecten uitvoeren en daarbij uren, budgetten en facturen beheren. Denk aan reclame-, marketing-, communicatie- en adviesbureaus. Of het past, hangt af van jullie werkwijze. Test daarom een klant met een representatieve opdracht tijdens de proefmaand.
Kunnen we prospects en bestaande klanten apart beheren?
Ja. Potentiële klanten volg je in de new-business-pijplijn. Bestaande klanten staan in het klantenbestand met contactpersonen en projecten. Een gewonnen prospect kun je omzetten naar een klant, zodat je verder kunt met de uitvoering.
Kunnen we uren voor acquisitie bijhouden?
Ja. Je kunt tijd boeken op een prospect, bijvoorbeeld voor een gesprek of voorstel. Deze niet-declarabele uren staan los van de projecturen. Daarmee maak je de tijd die je in het winnen van een opdracht investeert zichtbaar.
Is CRM onderdeel van het abonnement?
Klantbeheer en new business zijn onderdeel van AdComPro, samen met projectmanagement, urenregistratie en facturatie. Bekijk de actuele abonnementen en prijzen voor de voorwaarden en kies op basis van jullie gebruik en gewenste ondersteuning.
Hoe beginnen we met CRM binnen ons bureau?
Begin met enkele actieve klanten, hun contactpersonen en één lopend project. Voeg daarnaast een echte prospect toe en doorloop de commerciële fasen. Laat een collega de gegevens gebruiken en kijk samen welke afspraken nodig zijn om het klantenbestand actueel te houden.
Probeer CRM voor bureaus met jullie eigen werkwijze
Gebruik de gratis proefmaand om een klantrelatie van begin tot eind te volgen. Leg contactgegevens vast, bekijk de pijplijn, start een project en registreer uren. Zo ontdek je of AdComPro aansluit op het werk van jullie accountmanagers, projectverantwoordelijken en administratie.
Wil je eerst bespreken hoe jullie dit nu organiseren? Neem contact op met Marcel voor een persoonlijke demonstratie. Op de pagina over AdComPro lees je meer over de achtergrond van de software en de maker.