Tussen geschreven uren en een verstuurde factuur zit bij veel bureaus een handmatige stap: overtypen, optellen, controleren. Dat is precies de plek waar uren wegvallen en waar de maandafsluiting uitloopt. Gebruik daarnaast onze praktische controle op niet-gefactureerde uren.
Het probleem
De overstap van uren naar factuur
Zolang de urenregistratie en de facturatie twee losse systemen zijn, moet iemand het verschil overbruggen. Dat gaat meestal goed, maar het kost tijd en het is niet terug te zoeken. Als een klant een maand later vraagt waar een bedrag vandaan komt, begint het zoeken.
Hoe AdComPro het doet
De factuur volgt uit goedgekeurde uren en kosten
Een factuur wordt opgebouwd uit goedgekeurde uren en gemaakte kosten, gebundeld per milestone of per taak. Je begint dus niet met een leeg document, maar met een voorstel dat al klopt met wat er is gewerkt.
Van concept tot betaald
- Zolang de factuur concept is, kun je elke regel aanpassen
- Definitief maken zet hem op slot, want een spoor is meer waard dan een snelle correctie
- Daarna volgt verstuurd en betaald; verwijderen kan alleen bij een concept
- Een regel doorschuiven naar volgende maand kan zonder hem kwijt te raken
Hoe de factuur eruitziet bepaal je zelf. Er is een sjabloonbouwer met zeventien inhoudsblokken die je kunt slepen en per blok instellen. Een sjabloon op projectniveau gaat voor een sjabloon op klantniveau, en die gaat weer voor het sjabloon van het bedrijf. Zo kan één klant een eigen indeling hebben zonder dat de rest meeverandert.
Uren factureren
Uren factureren begint bij een controleerbare registratie
Wil je als bureau uren factureren, dan moet duidelijk zijn welk werk is gedaan, welk tarief geldt en welke uren zijn goedgekeurd. Met urenregistratie voor bureaus leg je de tijd vast op een mijlpaal of taak. De goedkeuringsstap geeft een verantwoordelijke de mogelijkheid de invoer te controleren voordat deze op de factuur komt.
Een conceptfactuur blijft bewerkbaar. Controleer de omschrijvingen, bedragen en btw-behandeling. Bij afwijkende afspraken helpt de inrichting van verschillende uurtarieven om de juiste prijs bij het werk te gebruiken. Een regel die nog niet mee moet, kun je doorschuiven naar de volgende maand.
Van de factuur naar Exact Online
Na het controleren van de factuur volgt de verwerking in de boekhouding. Met de Exact Online-koppeling gaan verkoopfacturen met regels en btw-behandeling door naar Exact Online. Klanten worden gekoppeld aan bestaande relaties. Voor Exact Globe en Compact werk je met een importbestand.
Vragen
Veelgestelde vragen
Kan ik een regel uitstellen naar de volgende maand?
Ja. Doorschuiven haalt de regel van deze factuur af zonder hem te verwijderen, zodat hij de volgende keer vanzelf weer meekomt.
Waarom kan een definitieve factuur niet meer worden aangepast?
Omdat een factuur die achteraf verandert niets meer bewijst. Zolang hij concept is mag alles; daarna is een creditnota de nette weg.
Kan ik per regel de btw instellen?
Ja, btw en korting stel je per regel in. Ook onderlinge doorbelasting tussen je eigen entiteiten hoort bij de facturatie.
Zelf proberen
Test het met jullie eigen projecten
Schrijf een week uren, keur ze goed en maak er een factuur van. Dat is de kortste manier om te zien of het bij je manier van werken past.