Zodra er meer dan één persoon uren schrijft, ontstaat de vraag wie er nog naar kijkt voordat het bij de klant op de factuur staat. Zonder tussenstap is het antwoord: niemand.
Het probleem
Fouten komen pas bij de klant aan het licht
Een verkeerd project aangeklikt, acht uur geschreven waar het er vier waren, werk dat eigenlijk onder een ander budget viel. Zulke dingen gebeuren, en ze zijn goedkoop om te herstellen zolang ze binnen je eigen administratie blijven. Staan ze eenmaal op een verstuurde factuur, dan kost het een creditnota en een ongemakkelijk telefoontje.
Hoe AdComPro het doet
Van concept naar ingediend naar goedgekeurd
Uren schrijf je in AdComPro altijd op een milestone of taak, nooit alleen op “het project”. Daarna doorlopen ze een vaste route: concept, ingediend, goedgekeurd. Pas goedgekeurde uren komen in aanmerking voor een factuur.
Wat dat in de praktijk betekent
- Factureerbaar en niet-factureerbaar staan in dezelfde lijst, uit elkaar gehouden met een markering
- Goedkeuren of afwijzen kan in bulk, en bij afwijzen leg je de reden vast
- Voor mensen die je vertrouwt kun je automatisch goedkeuren aanzetten; dat wordt als zodanig in het logboek vermeld
- Wat is afgewezen en waarom, blijft terug te lezen
De markering bij automatische goedkeuring is belangrijker dan hij lijkt. Zonder die aantekening kun je later niet meer zien of een uur echt is nagekeken of alleen automatisch is doorgelaten.
Vragen
Wat mensen hierover vragen
Wordt het niet omslachtig voor kleine teams?
Voor wie alleen werkt heeft een goedkeuringsstap weinig zin, en dan zet je automatisch goedkeuren aan. Zodra er een tweede persoon uren schrijft, verdient de stap zichzelf meestal binnen een maand terug.
Kan ik uren afwijzen zonder ze weg te gooien?
Ja. Afwijzen zet de regel terug met een reden erbij, zodat degene die hem schreef hem kan aanpassen. Er gaat niets verloren en er valt achteraf te zien wat er is gebeurd.
Wat gebeurt er met goedgekeurde uren daarna?
Die vormen de basis voor de factuur. Een factuur wordt opgebouwd uit goedgekeurde uren en kosten, gebundeld per milestone of taak.
Zelf proberen
Draai er een maand doorheen
Nodig tijdens de proefmaand een paar collega’s uit en laat ze een week uren schrijven. De goedkeuringsstap laat zich pas zien zodra er meer dan één iemand invoert.