Met de Exact Online-koppeling van AdComPro gaan verkoopfacturen met factuurregels en btw-behandeling door naar je boekhouding. Je bureau houdt projecten, uren en kosten bij in AdComPro en verwerkt de factuurgegevens verder in Exact Online. Zo beperk je het opnieuw invoeren van dezelfde gegevens.
Van projectadministratie naar de boekhouding
Aan een factuur gaat veel werk vooraf: de klantafspraak, de projectindeling, urenregistratie, goedkeuring en eventuele extra kosten. Wanneer die informatie in losse systemen staat, moet iemand de uiteindelijke factuurregels opnieuw samenstellen voor de boekhouding.
AdComPro brengt de stappen vóór de boekhouding bij elkaar. Je maakt een conceptfactuur op basis van goedgekeurde uren en kosten, controleert de inhoud en gebruikt de koppeling om verkoopfacturen verder te verwerken in Exact Online. Exact blijft de plek voor jullie boekhouding.
Wat gaat er naar Exact Online?
- Verkoopfacturen. Verwerk de factuurgegevens vanuit AdComPro verder in Exact Online.
- Factuurregels en btw-behandeling. Neem de inhoud van de factuur mee naar de boekhouding.
- De juiste klantrelatie. Koppel klanten aan bestaande relaties in de boekhouding, zodat dezelfde klant niet opnieuw hoeft te worden opgevoerd.
De precieze inrichting moet passen bij jullie administratie. Bespreek vooraf met degene die de boekhouding beheert welke klantrelaties en btw-afspraken je gebruikt. Toets de uitkomst met een representatieve factuur voordat je de werkwijze breder inzet.
Eerst uren controleren, dan factureren
Een koppeling helpt vooral wanneer de brongegevens kloppen. Daarom schrijven medewerkers in AdComPro uren op een mijlpaal of taak. Met goedkeuring van uren controleert een verantwoordelijke de invoer voordat deze wordt gebruikt voor facturatie.
Vervolgens maak je een conceptfactuur van goedgekeurde uren en kosten. Je kunt de regels controleren en aanpassen zolang de factuur een concept is. Bekijk de volledige werkwijze voor een factuur maken uit geschreven uren.
Wil je het gehele proces voor je team bekijken? De pagina over urenregistratie voor bureaus laat zien hoe klantafspraken, tarieven, controle en facturatie op elkaar aansluiten.
Exact Online, Globe en Compact hebben verschillende werkwijzen
Exact Online: AdComPro heeft een koppeling voor het doorgeven van verkoopfacturen met regels en btw-behandeling. Klanten worden gekoppeld aan bestaande relaties in je boekhouding.
Exact Globe en Exact Compact: hiervoor werk je met een importbestand. Dat is een andere werkwijze dan de koppeling met Exact Online. Stem vooraf af welke export en import bij jullie inrichting passen.
Gebruik je een van deze pakketten en wil je weten hoe jullie situatie past? Neem contact op met de naam van je Exact-pakket en een beschrijving van jullie facturatieproces.
Controleer de inrichting met een herkenbaar voorbeeld
- Kies een klant. Gebruik een relatie die al in de boekhouding staat en controleer de koppeling aan die relatie.
- Maak een representatieve conceptfactuur. Neem het type uren, tarieven en kosten op dat bij jullie bureau gebruikelijk is.
- Controleer de factuur. Bekijk de regels, bedragen en btw-behandeling voordat je de factuur definitief maakt.
- Controleer de verwerking in Exact. Laat de verantwoordelijke voor de boekhouding vaststellen of de gegevens op de bedoelde manier binnenkomen.
Dit is ook het moment om uitzonderingen te bespreken, zoals verschillende tarieven of kosten naast de uren. Op de pagina over verschillende uurtarieven lees je hoe je de prijsafspraken in AdComPro vastlegt.
Veelgestelde vragen over de Exact Online-koppeling
Is AdComPro zelf een boekhoudpakket?
AdComPro ondersteunt de projectadministratie, urenregistratie en facturatie van je bureau. De koppeling helpt om verkoopfactuurgegevens verder te verwerken in Exact Online voor de boekhouding.
Kan ik bestaande klanten in Exact gebruiken?
Ja. Klanten worden gekoppeld aan relaties die al in de boekhouding staan. Controleer bij de inrichting welke relatie bij welke klant hoort.
Werkt Exact Globe hetzelfde als Exact Online?
Nee. Voor Exact Online is er een koppeling. Voor Exact Globe en Compact werk je met een importbestand. Bespreek vooraf de inrichting die bij jullie pakket past.
Kan ik de factuur controleren voordat deze definitief wordt?
Ja. De conceptfactuur blijft bewerkbaar. Controleer regels en bedragen voordat je de factuur definitief maakt.
Is verzending via Peppol hetzelfde als de Exact-koppeling?
Nee. De Exact-koppeling is bedoeld voor verwerking van factuurgegevens in je boekhouding. Peppol is een aparte werkwijze voor gestructureerde e-facturen. Voor verzending via Peppol gebruik je een eigen Access Point-abonnement.
Probeer de route van uren naar factuur
Begin met een project en maak een conceptfactuur van de geschreven uren. Bespreek de Exact-inrichting als je de verwerking in jullie boekhouding wilt testen. De eerste maand is gratis; bekijk de abonnementen en prijzen of start met de demo.