Zeiterfassung Software für Ihre Agentur

01 · Projekte

Erfahren Sie, wie Projektplanung für Agenturen und Projektbudgetkontrolle mit der Umsetzung zusammenhängen.

Projektstruktur, die der Arbeit folgt

Gliedern Sie einen Auftrag in Meilensteine und Aufgaben mit Status, geschätzten Stunden und Preisvereinbarung. Die Projektleitung kann den Fortschritt mit dem ursprünglichen Umfang vergleichen und zusätzlichen Aufwand gezielt besprechen.

• Auf jeder Ebene per Ziehen neu ordnen
• Wiederverwendbare Projektvorlagen, die beim Anlegen gleich mitkommen
• Ein Leistungskatalog für wiederkehrende Leistungen, der als Rechnungsposten mit eigenem Preis übernommen wird
• Teams über Gesellschaften hinweg: Menschen aus verschiedenen Firmen in einem Projekt, jeder mit eigenen Rechten

---

02 · Stunden

Zeiterfassung mit Freigabe

Mitarbeitende erfassen Stunden auf einem Meilenstein oder einer Aufgabe. Über den Freigabeschritt prüft eine verantwortliche Person die Einträge vor der Abrechnung. Erfasste Stunden bleiben so mit der geleisteten Arbeit und den Kundenvereinbarungen verbunden. Entdecken Sie den vollständigen Ablauf der Zeiterfassung für Agenturen.

• Abrechenbar und nicht abrechenbar in derselben Erfassung
• Sammelfreigabe oder Ablehnung, mit festgehaltener Begründung
• Automatische Freigabe für Kollegen, denen Sie vertrauen, im Protokoll als solche gekennzeichnet
• Stundensätze greifen über vier Ebenen (Aufgabe, Milestone, Projekt, Firma), sodass eine Ausnahme nie vierzig Korrekturen bedeutet

---

AdComPro auf Ihrem Smartphone

Zeiten erfassen und Kundenkontakte erreichen. Auch unterwegs.

Nach einem Kundentermin, zwischen zwei Projekten oder vor Ort: Erfassen Sie Ihre Zeit, solange die Arbeit noch frisch in Erinnerung ist. AdComPro bietet eine eigene Smartphone-Ansicht für die Aufgaben unterwegs.

01

Schnell Zeiten buchen

Erfassen Sie Projektzeiten oder interne Zeiten mit einem kompakten Formular. Nach dem Speichern erscheint der Eintrag direkt unter Meine Stunden.

02

Eigene Stunden im Blick

Prüfen Sie Ihre Einträge pro Woche und sehen Sie, was Sie bereits gebucht haben. Eine übersichtliche Liste bleibt auch auf einem kleinen Bildschirm gut lesbar.

03

Kundenkontakte griffbereit

Suchen Sie Kontakte oder Unternehmen, rufen Sie direkt an oder schreiben Sie eine E-Mail. Mit einer Kontaktkarte speichern Sie die Kontaktdaten im Adressbuch Ihres Smartphones.

Ein Smartphone braucht einen klaren Fokus

Unterwegs möchten Sie eine Aufgabe schnell erledigen. Deshalb konzentriert sich die mobile Ansicht auf Zeiterfassung, Ihre eigenen Stunden und Kontakte – mit klaren Schaltflächen und kompakten Übersichten. Für Planung, Projektverwaltung, Berichte und Rechnungen nutzen Sie die vollständige Umgebung auf Ihrem Laptop oder Desktop.

Dieselbe Umgebung, dasselbe Konto

Melden Sie sich im Browser Ihres Smartphones an. AdComPro öffnet automatisch die mobile Ansicht. Sie arbeiten mit demselben Konto und Ihren bestehenden Berechtigungen. Ihre Einträge landen in derselben Verwaltung. Eine Internetverbindung ist erforderlich.

AdComPro auf dem Startbildschirm

Öffnen Sie app.adcompro.app/mobile auf Ihrem Smartphone. Wählen Sie in Safari über Teilen die Option Zum Home-Bildschirm. Öffnen Sie in Chrome auf Android das Menü, wählen Sie Zum Startbildschirm hinzufügen und erstellen Sie eine Verknüpfung. Anschließend öffnen Sie AdComPro über ein eigenes Symbol und melden sich wie gewohnt an.

Einen Monat kostenlos testen Bereits Kunde? Smartphone-Ansicht öffnen →

Die interaktive Demo ist auf einem Laptop oder Desktop verfügbar. Die Smartphone-Ansicht nutzen Sie mit Ihrem eigenen Konto, auch während der kostenlosen Testphase.

03 · Projektarten

Sieben Projektarten, eine Verwaltung

Nicht jede Vereinbarung wird gleich abgerechnet. Eine Projektart beantwortet drei Fragen auf einmal: wogegen die Stunden laufen, wann eine Rechnung entsteht und ob überhaupt Stunden erfasst werden. Wählen Sie die Art, und das Formular lässt weg, was nicht dazugehört, sodass kein Monatsbetrag mehr an einem einmaligen Auftrag hängen bleibt.

• Retainer: ein fester Betrag pro Periode, Stunden gegen ein Monatsbudget, und was übrig bleibt, geht in den nächsten Monat mit
• Supportvertrag: der Topf steht in Stunden statt in Euro, alles über den enthaltenen Stunden läuft über einen zweiten Satz, und ungenutzte Stunden verfallen
• Festpreis: eine Auftragssumme in Teilbeträgen, jeder an ein Datum, einen Milestone oder Ihr Signal gebunden, mit der Marge neben dem Verbrauch
• Stundenpaket: im Voraus gekaufte und beim Kauf berechnete Stunden, abgebucht vom ältesten Paket zuerst, damit verfallene Stunden von verbrauchten getrennt bleiben
• Aufwand nach Zeit: Stunden mal Satz pro Periode, mit einer Obergrenze, die warnt statt zu blockieren
• Abonnement: Hosting, Lizenzen und andere feste Beträge pro Periode, die einzige Art ganz ohne Stunden
• Interne Arbeit: Stunden für die Kostentransparenz, nie eine Rechnung

Jede Art ist ein eigenes Modul. Schalten Sie eine ab, steht sie für neue Projekte nicht mehr zur Wahl, während die Projekte, die schon darauf laufen, ihre Felder und ihre Zahlen behalten.

---

04 · Retainer

Perioden, die sich selbst anlegen

Bei laufenden Kundenvereinbarungen legt AdComPro die nächste Projektperiode im Voraus an: monatlich, zweimonatlich oder quartalsweise. Ihr Team erfasst Stunden in der richtigen Periode; jede Periode behält ihren eigenen Bericht und ihre Rechnung.

• Die nächste Periode erscheint eine feste Anzahl Tage im Voraus, standardmäßig sieben
• Sie entsteht aus der Periode, die gerade zu Ende ging, nicht aus einer Vorlage: die noch offenen Meilensteine und Aufgaben, das Team mit seinen Rechten, die mitfakturierenden Gesellschaften und die wiederkehrenden Kosten
• Abgeschlossene Meilensteine und Aufgaben bleiben zurück, sodass eine Periode mit dem beginnt, was wirklich noch läuft
• Eine Zeile, die Sie auf der letzten Rechnung verschoben haben, kommt auf die neue mit, damit keine Arbeit zwischen zwei Monate fällt
• Jede Periode bekommt einen eigenen Bericht und eine eigene Rechnung, und sie gehen der Reihe nach: eine Periode lässt sich nicht berichten, bevor die vorherige abgeschlossen ist
• Beenden ist ein einziger Schritt aus jeder Periode der Reihe heraus: nach einem gewählten Monat entsteht nichts Neues mehr

Offene Arbeit und wiederkehrende Vereinbarungen werden in die nächste Periode übernommen. Das reduziert wiederholte Dateneingaben beim Monatsabschluss und hilft, Arbeit über mehrere Perioden hinweg zu verfolgen.

---

05 · Budget

Budgets, die in den nächsten Monat wandern

Sehen Sie je Kundenprojekt das Monatsbudget, erfasste Stunden und Kosten sowie den verbleibenden Saldo. Bei Retainern wird Restbudget in den Folgemonat übertragen. Besprechen Sie Abweichungen mit dem Kunden anhand derselben Zahlen, die Ihre Verwaltung nutzt.

• Monatsübersicht je Projekt: Budget, Übertrag, Kosten, Rest, Übertrag in den Folgemonat
• Zusatzkosten, einmalig oder wiederkehrend, entweder im Honorar enthalten oder obendrauf
• Kostenarten für Hosting, Software, Lizenzen und Dienstleistungen, mit Lieferant und Beleg
• Budgethistorie, damit Sie das Muster sehen und nicht nur diesen Monat

---

06 · Rechnungen

Rechnungen aus der Arbeit selbst

Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf aus freigegebenen Stunden und Kosten, gruppiert nach Meilenstein oder Aufgabe. Prüfen und bearbeiten Sie die Positionen vor der Festschreibung. Das reduziert erneute Eingaben und macht die abgerechnete Arbeit nachvollziehbar. Lesen Sie, wie Sie erfasste Stunden abrechnen.

• Entwurf, festgeschrieben, versendet, bezahlt, und löschen nur im Entwurf
• Eine Zeile in den nächsten Monat schieben, ohne sie zu verlieren
• Ein Vorlagenbaukasten mit siebzehn Blöcken, die Sie ziehen und einzeln einstellen
• Vorrang der Vorlagen: das Projekt geht vor den Kunden, der Kunde vor die Firma
• Umsatzsteuer je Zeile, Rabatte, und Verrechnung zwischen Ihren eigenen Gesellschaften
• Abrechnung in einer anderen Währung, zum Durchschnittskurs des Monats, der mit dem Abschluss des Rechnungsmonats festgeschrieben wird

---

07 · Kunden

CRM mit Gedächtnis

Führen Sie Kunden, Ansprechpartner und Firmenbeziehungen mit den zugehörigen Projekten zusammen. Das Änderungsprotokoll zeigt, wer welche Daten angepasst hat. Kollegen können eine Kundenbeziehung so mit denselben aktuellen Informationen übernehmen. Erfahren Sie, wie CRM für Agenturen Kundenverwaltung und Projektarbeit verbindet.

• Ein vollständiges Protokoll je Datensatz, in zeitlicher Reihenfolge
• Änderungen bis auf das einzelne Feld: “E-Mail von x auf y geändert”, nicht “Datensatz aktualisiert”
• Firmenbeziehungen als Marker nebeneinander, der Hauptkontakt hervorgehoben

---

08 · KI-Assistent

Fragen Sie Ihre eigene Buchhaltung

Stellen Sie in klarer Sprache die Fragen, für die Sie sonst mehrere Bildschirme und eine Tabelle benötigen. Der Assistent nutzt Ihre Projekte, Stunden, Budgets und Rechnungen und antwortet auf Basis derselben Daten wie der Rest der Plattform.

• “Welche Projekte sind diesen Monat über Budget?” mit dem Betrag dazu
• “Wie viele abrechenbare Stunden stehen noch auf keiner Rechnung?” je Projekt oder je Kunde
• “Wohin ist die Zeit in diesem Projekt gegangen?” aufgeschlüsselt nach Milestone und Person
• “Woran hat Sanne letzten Monat gearbeitet?” Stunden je Projekt und je Milestone
• “Welche Projekte liegen still?” aktive Projekte ohne Stunden seit dreißig Tagen
• “Worauf sollte ich schauen?” ein Durchgang auf zu wenig erfasste Stunden, große Überträge und stillstehende Arbeit

Der Assistent liefert Informationen aus Ihrer Verwaltung. Prüfen, Ändern, Freigeben und Abrechnen bleiben Aufgaben Ihres Teams.

---

09 · Buchhaltung

Rechte, die sich Ihrer Agentur anpassen

Jede Agentur verteilt die Arbeit anders. Deshalb legen Sie selbst fest, wer was darf: Erstellen Sie eigene Rollen neben den Standardrollen, bestimmen Sie pro Modul und pro Funktion, was jede Rolle sieht und tut, und geben Sie einzelnen Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf etwas mehr — ohne gleich eine schwerere Rolle zu vergeben. So passt sich die Verwaltung Ihrer Agentur an, nicht umgekehrt. Lesen Sie, wie es funktioniert.

• Eigene Rollen auf Basis einer Standardrolle, zum Beispiel Buchhaltung oder Freelancer
• Eine Rechtematrix pro Modul und Funktionsgruppe, mit sicheren Standards ab Werk
• Zusätzlicher Zugriff pro Person oben auf die Rolle — nie darunter, damit eine Rolle bedeutet, was sie sagt

Anbindung an Exact

Übertragen Sie Rechnungsdaten nach Exact, ohne die Positionen erneut einzugeben. Für Exact Online gibt es eine Schnittstelle; für Globe und Compact eine Importdatei. Besprechen Sie die passende Einrichtung für Ihre Buchhaltung vorab. Einzelheiten finden Sie zur Exact Online-Schnittstelle für Agenturen.

• Ausgangsrechnungen gehen nach Exact Online, mit Zeilen und Umsatzsteuerbehandlung
• Exact Globe und Compact über eine Importdatei, denn diese laufen auf Ihrem eigenen Rechner und haben keine Internetverbindung
• Kunden werden denen zugeordnet, die schon in Ihrer Buchhaltung stehen, so bleibt es eine Liste
• Kein Abtippen und kein monatlicher Abgleich zwischen zwei Systemen

---

10 · E-Rechnung

E-Rechnung über Peppol

Eine strukturierte E-Rechnung kann direkt von der Buchhaltungssoftware des Empfängers verarbeitet werden. AdComPro unterstützt die Vorbereitung und Prüfung von Peppol-Rechnungen. Für den Versand benötigen Sie ein eigenes Access-Point-Abonnement; die verfügbaren Abläufe stehen unten.

• Rechnungen nach Peppol BIS Billing 3.0, der europäischen Norm EN 16931
• Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft — eine, die nicht aufgeht, geht nicht hinaus, denn ein Access Point würde sie ebenfalls ablehnen
• Eine Prüfung vorab zeigt, welche Daten noch fehlen, je Unternehmen und je Kunde
• Der Versand läuft über Ihr eigenes Access-Point-Abonnement; ohne Abonnement laden Sie die Datei herunter und reichen sie selbst ein