Ein Retainer ist kein Projekt, das Sie einmal anlegen. Es ist jeden Monat dasselbe Projekt, mit demselben Kunden, demselben Team und größtenteils derselben Arbeit. Trotzdem beginnt es in den meisten Systemen jeden Monat mit derselben Handlung: Jemand legt es neu an, oder vergisst es, und die Stunden der ersten Woche landen dort, wo sie nicht hingehören.
Das Problem
Der Erste des Monats, und es gibt noch nichts zum Buchen
Es geht fast nie spektakulär schief. Es ist der erste Arbeitstag des Monats, jemand will eine Stunde buchen, und das Projekt dieses Monats existiert noch nicht. Also landet die Stunde auf dem Projekt des Vormonats, das inzwischen abgerechnet ist oder nächste Woche abgerechnet wird. Zwei Wochen später stimmt der Bericht der vorigen Periode nicht mehr, und niemand weiß noch genau, warum.
Die manuelle Alternative ist nicht viel besser. Wer jeden Monat das Projekt des Vormonats dupliziert, nimmt auch alles mit, was fertig war, vergisst die eine Aufgabe, die noch lief, und trägt das Team halb neu ein. Bei fünf Retainern lässt sich das überblicken. Bei fünfzig ist es ein Vormittag Arbeit, über den sich niemand freut.
Wie AdComPro es macht
Die nächste Periode steht bereit, bevor der Monat beginnt
Sie markieren ein Projekt in der Serie als wiederkehrend und geben an, wie oft es sich wiederholt: jeden Monat, alle zwei Monate oder jedes Quartal. Von diesem Moment an legt AdComPro die nächste Periode selbst an, standardmäßig sieben Tage bevor sie beginnt. Das neue Projekt trägt die Periode im Namen, Sie sehen also auf einen Blick, welchen Monat Sie vor sich haben.
Was aus der vorigen Periode mitkommt
- Die Meilensteine und Aufgaben, die noch offen sind, mit ihren Sätzen und Einstellungen
- Das Team, einschließlich wer Stunden buchen darf, wer freigeben darf und wer die Zahlen sehen darf
- Die eigenen Gesellschaften, die auf diesem Projekt mitabrechnen, mit ihrer Vereinbarung
- Die wiederkehrenden Zusatzkosten, etwa Hosting oder eine Lizenz, die jeden Monat mitläuft
- Die Rechnungspositionen, die Sie im Vormonat bewusst verschoben haben
Wichtiges Detail: Das neue Projekt wird aus der gerade abgelaufenen Periode aufgebaut, nicht aus dem allerersten Projekt der Serie. Eine Aufgabe, die Sie im März hinzugefügt haben, steht im April also einfach dabei. Was abgeschlossen ist, bleibt zurück, sodass Sie nicht jeden Monat dieselben Häkchen neu setzen müssen.
Und dann periodisch abrechnen
Jede Periode bekommt einen eigenen Bericht und eine eigene Rechnung, aufgebaut aus den freigegebenen Stunden und den Kosten genau dieser Periode. Sie laufen bewusst der Reihe nach: Eine neue Periode können Sie erst berichten, wenn die vorige abgeschlossen ist. Das verhindert die Situation, in der zwei Monate gleichzeitig offenstehen und niemand mehr weiß, welche Stunde wohin gehört. Was vom Monatsbudget übrig bleibt, wandert in die nächste Periode — mehr dazu lesen Sie unter Retainer-Budget übertragen.
Fragen
Was dazu gefragt wird
Was passiert, wenn der automatische Lauf einmal aussetzt?
Dann wird die laufende Periode beim nächsten Lauf nachträglich angelegt. Ein Server-Neustart oder ein fehlgeschlagener Lauf kostet Sie also keinen Monat: Geprüft wird, ob die aktuelle Periode fehlt, nicht nur, ob die nächste schon bereitstehen muss.
Wie stoppe ich einen Retainer, der ausläuft?
Mit einer Aktion, von jeder Periode der Serie aus: Sie geben an, nach welchem Monat Schluss ist. Danach wird nichts Neues mehr angelegt. Die Perioden, die schon existieren, bleiben einfach bestehen, sodass Sie den letzten Monat noch sauber berichten und abrechnen können.
Geht das auch pro Quartal statt pro Monat?
Ja. Neben monatlich können Sie alle zwei Monate oder pro Quartal wählen. Der Projektname folgt dieser Wahl, eine Quartalsserie liest sich also als Q1, Q2 und so weiter statt als einzelne Monate.
Funktioniert das auch für andere Vereinbarungen als einen Retainer?
Ein Projekt hat in AdComPro einen Typ, und dieser Typ bestimmt, wogegen die Stunden gemessen werden und wann eine Rechnung entsteht. Neben dem Retainer sind das das Support-Abo, der Festpreis, das Stundenpaket, die Abrechnung nach Aufwand, das Abo ohne Stunden und interne Arbeit. Unter alle Funktionen steht pro Typ, was sich ändert.
Selbst ausprobieren
Legen Sie einen Retainer an und warten Sie den Monatswechsel ab
Der schnellste Weg, um zu sehen, ob das zu Ihnen passt: Erfassen Sie einen laufenden Retainer und schauen Sie, was rund um den Ersten des Monats von selbst bereitsteht. Alle Funktionen sind im Testmonat enthalten, eine Kreditkarte ist nicht nötig.