Sobald mehr als eine Person Stunden erfasst, stellt sich die Frage, wer noch draufschaut, bevor es beim Kunden auf der Rechnung steht. Ohne Zwischenschritt lautet die Antwort: niemand.
Das Problem
Fehler kommen erst beim Kunden ans Licht
Das falsche Projekt angeklickt, acht Stunden erfasst, wo es vier waren, Arbeit, die eigentlich unter ein anderes Budget fiel. So etwas passiert, und es ist günstig zu beheben, solange es in Ihrer eigenen Verwaltung bleibt. Steht es erst einmal auf einer versandten Rechnung, kostet es eine Gutschrift und ein unangenehmes Telefonat.
So macht es AdComPro
Von Entwurf über eingereicht zu freigegeben
Stunden erfassen Sie in AdComPro immer auf einem Milestone oder einer Aufgabe, nie nur auf “dem Projekt”. Danach durchlaufen sie eine feste Route: Entwurf, eingereicht, freigegeben. Nur freigegebene Stunden kommen für eine Rechnung infrage.
Was das in der Praxis bedeutet
- Abrechenbar und nicht abrechenbar stehen in derselben Liste, getrennt durch eine Markierung
- Freigeben oder Ablehnen geht gesammelt, und beim Ablehnen halten Sie den Grund fest
- Für Personen, denen Sie vertrauen, können Sie die automatische Freigabe einschalten; das wird als solche im Logbuch vermerkt
- Was abgelehnt wurde und warum, bleibt nachlesbar
Die Markierung bei automatischer Freigabe ist wichtiger, als sie scheint. Ohne diesen Vermerk lässt sich später nicht mehr erkennen, ob eine Stunde wirklich geprüft oder nur automatisch durchgelassen wurde.
Fragen
Was Leute hierzu fragen
Wird das für kleine Teams nicht umständlich?
Wer allein arbeitet, hat von einem Freigabeschritt wenig und schaltet die automatische Freigabe ein. Sobald eine zweite Person Stunden erfasst, macht sich der Schritt meist innerhalb eines Monats bezahlt.
Kann ich Stunden ablehnen, ohne sie wegzuwerfen?
Ja. Beim Ablehnen geht die Zeile mit einer Begründung zurück, sodass die Person, die sie erfasst hat, sie anpassen kann. Nichts geht verloren, und im Nachhinein ist zu sehen, was passiert ist.
Was passiert danach mit freigegebenen Stunden?
Sie bilden die Grundlage für die Rechnung. Eine Rechnung wird aus freigegebenen Stunden und Kosten aufgebaut, gebündelt pro Milestone oder Aufgabe.
Selbst ausprobieren
Lassen Sie einen Monat durchlaufen
Laden Sie im Testmonat ein paar Kolleginnen und Kollegen ein und lassen Sie sie eine Woche lang Stunden erfassen. Der Freigabeschritt zeigt sich erst, sobald mehr als eine Person eingibt.