Zwischen gebuchten Stunden und einer versendeten Rechnung liegt bei vielen Agenturen ein manueller Schritt: abtippen, addieren, kontrollieren. Genau dort gehen Stunden verloren, und genau dort zieht sich der Monatsabschluss in die Länge.
Das Problem
Der Übergang von Stunden zur Rechnung
Solange Zeiterfassung und Fakturierung zwei getrennte Systeme sind, muss jemand die Lücke überbrücken. Das geht meistens gut, aber es kostet Zeit und lässt sich nicht nachvollziehen. Fragt ein Kunde einen Monat später, woher ein Betrag kommt, beginnt die Suche.
Wie AdComPro es macht
Die Rechnung folgt aus freigegebenen Stunden und Kosten
Eine Rechnung wird aus freigegebenen Stunden und angefallenen Kosten aufgebaut, gebündelt pro Meilenstein oder pro Aufgabe. Sie beginnen also nicht mit einem leeren Dokument, sondern mit einem Vorschlag, der bereits zu dem passt, was gearbeitet wurde.
Vom Entwurf bis bezahlt
- Solange die Rechnung ein Entwurf ist, können Sie jede Position anpassen
- Das Finalisieren sperrt sie, denn ein Nachweis ist mehr wert als eine schnelle Korrektur
- Danach folgen versendet und bezahlt; löschen lässt sich nur ein Entwurf
- Eine Position lässt sich in den nächsten Monat schieben, ohne dass sie verloren geht
Wie die Rechnung aussieht, bestimmen Sie selbst. Es gibt einen Vorlagen-Editor mit siebzehn Inhaltsblöcken, die Sie ziehen und pro Block einstellen können. Eine Vorlage auf Projektebene geht vor einer Vorlage auf Kundenebene, und diese wiederum vor der Vorlage des Unternehmens. So kann ein Kunde ein eigenes Layout haben, ohne dass sich der Rest mitändert.
Fragen
Was dazu gefragt wird
Kann ich eine Position auf den nächsten Monat verschieben?
Ja. Das Verschieben nimmt die Position von dieser Rechnung, ohne sie zu löschen, sodass sie beim nächsten Mal von selbst wieder mitkommt.
Warum lässt sich eine finalisierte Rechnung nicht mehr anpassen?
Weil eine Rechnung, die sich nachträglich ändert, nichts mehr beweist. Solange sie ein Entwurf ist, ist alles erlaubt; danach ist eine Gutschrift der saubere Weg.
Kann ich die Mehrwertsteuer pro Position einstellen?
Ja, Mehrwertsteuer und Rabatt stellen Sie pro Position ein. Auch die interne Weiterberechnung zwischen Ihren eigenen Gesellschaften gehört zur Fakturierung.
Selbst ausprobieren
Lassen Sie einen Monat durchlaufen
Buchen Sie eine Woche lang Stunden, geben Sie sie frei und machen Sie eine Rechnung daraus. Das ist der kürzeste Weg, um zu sehen, ob es zu Ihrer Arbeitsweise passt.