Schaffen wir die Arbeit, und wer hat Luft? Das Modul Capacity Planning beantwortet diese Frage mit einem Wochenraster: pro Mitarbeiter und Woche sehen Sie die geplanten Stunden gegenüber den tatsächlich verfügbaren Stunden. Aktivieren Sie das Modul über Modules (siehe Kapitel 2); geplant wird von Administratoren und Projektmanagern.
Wie die App rechnet
Die Regel ist bewusst einfach: verfügbar = Arbeitszeitplan minus genehmigter Urlaub und Krankheit, und belegt = die geplanten Stunden. Der Plan kommt aus den Arbeitsstunden pro Tag des Mitarbeiters (siehe Team, Rollen und Urlaub); ohne Tagesplan greift die App auf die erwarteten Wochenstunden zurück. Genehmigter Urlaub und Krankmeldungen reduzieren die Verfügbarkeit automatisch — die planen Sie hier also nicht noch einmal ein.
Geplante und erfasste Stunden werden nicht addiert — eine Woche zeigt den höheren der beiden Werte. Addieren würde doppelt zählen: geplante Arbeit, die auch erfasst wird, sähe doppelt so groß aus. Aber eine Woche, in der ohne Planung gearbeitet wurde, erscheint auch nicht mehr fälschlich als frei: sie zeigt die erfassten Stunden, erkennbar am Uhr-Symbol. So sehen Sie Plan und Realität, ohne Doppelzählung.
Das Teamraster
Der Bildschirm zeigt zwölf Wochen voraus (blätterbar bis ein Jahr zurück oder voraus), mit einer Farbe pro Zelle:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grau | Nichts geplant |
| Grün | Weniger als 80 % der verfügbaren Stunden |
| Orange | 80 bis 100 % — voll, aber es passt |
| Rot | Mehr geplant als verfügbar |
Rot blockiert nichts: Überbuchen ist erlaubt, es ist ein Signal für ein Gespräch — keine Mauer. Klicken Sie auf eine Zelle, um die Woche des Mitarbeiters zu öffnen: Sie sehen Plan, Abwesenheit und Verfügbarkeit und planen Stunden auf ein Projekt oder eine interne Kategorie (ein fester Meetingtag, ein Adminblock). Ohne diese internen Blöcke wirkt jeder vollzeit verfügbar, während ein Teil der Woche fester Overhead ist. Urlaub und Krankheit stehen bewusst nicht in der Auswahlliste: die kommen bereits aus dem Urlaubsmodul.
Geplant wird pro Woche, nicht pro Tag oder Viertelstunde. Eine Agentur plant „nächste Woche 12 Stunden für diesen Kunden”, keine Kalenderblöcke — so bleibt die Planung leicht genug, um sie wirklich zu pflegen.
Pro Projekt
Die Schaltfläche Per project dreht denselben Plan um: pro Projekt sehen Sie, wer darauf eingeplant ist, Woche für Woche. In der Kopfzeile stehen die insgesamt geplanten Stunden im Zeitraum, die geschätzten Stunden aus der Projektstruktur und — wenn das Projekt einen Stundensatz hat — was die Planung ungefähr wert ist. Bei einem Retainer steht die Monatsfee daneben, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob Sie mehr einplanen, als die Fee abdeckt.
Für den Mitarbeiter selbst
Ein Mitarbeiter braucht das große Raster nie: der Dashboard-Block My planning zeigt die eigenen kommenden zwei Wochen. Und auf der Projektseite steht ein Block, wer in den kommenden Wochen auf diesem Projekt eingeplant ist, mit Link zur vollständigen Planung.