Was kaufen Sie für Ihre Projekte ein, was ist noch offen, und was berechnen Sie an den Kunden weiter? Das Modul Purchase Invoices ist das Einkaufsregister von AdComPro: Lieferantenrechnungen erfassen, überwachen und mit Aufschlag weiterberechnen. Es ist ausdrücklich Projektkostenüberwachung, keine Buchhaltung — Hauptbuch, USt-Voranmeldung und die tatsächlichen Zahlungen bleiben in Ihrem Buchhaltungspaket. Dieses Modul zeigt, was der Einkauf mit Ihren Projektmargen macht.
Lieferanten
Lieferanten haben ein eigenes Verzeichnis, bewusst getrennt von der Kundenliste. Pro Lieferant erfassen Sie Name, USt-IdNr., IBAN, E-Mail und eine Standardkategorie (Hosting, Software, Lizenzen, Dienstleistungen oder Sonstiges) — diese Kategorie wird bei der Weiterberechnung die Kategorie der Kostenzeile. Ein Lieferant mit Rechnungen kann nicht gelöscht werden; deaktivieren Sie ihn, wenn Sie nicht mehr mit ihm arbeiten.
Eine Rechnung erfassen
Pro Rechnung erfassen Sie Nummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Betrag und MwSt. (21 %, 9 %, 0 % oder Reverse Charge — die App rechnet dann mit 0 %). Hängen Sie das Original-PDF oder ein Foto als Anhang an, dann ist der Beleg immer einen Klick entfernt. Derselbe Lieferant mit derselben Rechnungsnummer wird ein zweites Mal abgelehnt — die klassische Doppelerfassung kann nicht passieren.
An den Kunden weiterberechnen
Verknüpfen Sie die Rechnung mit einem Projekt und setzen Sie das Häkchen an Kunden weiterberechnen. Die App erzeugt dann eine Kostenzeile auf dem Projekt — standardmäßig der Nettobetrag plus Ihr Aufschlag, der Betrag ist aber überschreibbar — und diese Zeile erscheint automatisch im nächsten Bericht und auf der Rechnung des Projekts. Mehr ist nicht nötig.
- Die Margenspalte zeigt pro Rechnung und pro Projekt, was Sie verdienen: weiterberechnet minus Einkauf.
- Nehmen Sie das Häkchen wieder heraus, verschwindet die Kostenzeile auch wieder vom Projekt.
- Steht die Kostenzeile bereits auf einem finalisierten Bericht, ist sie fixiert: die App meldet das und lässt den Bericht unangetastet.
UBL-E-Rechnungen importieren
Sendet Ihr Lieferant E-Rechnungen (Peppol BIS 3.0 oder UBL 2.1)? Dann nutzen Sie Import UBL: die App liest die Datei vollständig aus — Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Beträge und MwSt., einschließlich Reverse Charge — und öffnet das Formular vorausgefüllt zur Kontrolle. Abtippen ist nicht nötig.
- Ein unbekannter Lieferant wird automatisch aus den Daten der Datei angelegt, einschließlich USt-IdNr. und IBAN.
- Dieselbe Datei ein zweites Mal zu importieren wird schon beim Einlesen abgelehnt.
- Die XML-Datei wird der Rechnung automatisch als Anhang beigefügt.
- Noch nicht unterstützt: Gutschriften und Rechnungen in einer anderen Währung als Euro — beides mit klarer Meldung.
Überwachen
Jede Rechnung ist offen oder bezahlt. Mit Fälligkeitsdatum markieren Liste und Dashboard, was überfällig ist; der Dashboard-Block zeigt alle offenen Rechnungen mit Gesamtbetrag. Als bezahlt markieren ist ein Klick — das ist Registrierung für die eigene Übersicht, keine echte Zahlung. Auf der Projektseite steht der Block Einkauf mit insgesamt eingekauft, weiterberechnet und Marge für dieses Projekt, plus den letzten Rechnungen.