Qu’achetez-vous pour vos projets, qu’est-ce qui est encore ouvert, et que refacturez-vous au client ? Le module Purchase Invoices est le registre des achats d’AdComPro : enregistrer les factures fournisseurs, les suivre et les refacturer avec une marge. C’est expressément du suivi de coûts projet, pas de la comptabilité — grand livre, déclaration de TVA et paiements réels restent dans votre logiciel comptable. Ce module vous dit ce que les achats font à vos marges projet.
Fournisseurs
Les fournisseurs ont leur propre fichier, volontairement séparé de la liste des clients. Par fournisseur, vous enregistrez nom, numéro de TVA, IBAN, e-mail et une catégorie par défaut (hébergement, logiciel, licences, services ou autre) — cette catégorie devient celle de la ligne de coût lors de la refacturation. Un fournisseur avec des factures ne peut pas être supprimé ; désactivez-le si vous ne travaillez plus avec lui.
Saisir une facture
Par facture, vous enregistrez le numéro, les dates de facture et d’échéance, le montant et la TVA (21 %, 9 %, 0 % ou TVA autoliquidée — l’application calcule alors avec 0 %). Joignez le PDF original ou une photo, pour que le document source reste à un clic. Saisir deux fois le même fournisseur avec le même numéro de facture est refusé — la double saisie classique ne peut pas se produire.
Refacturer au client
Liez la facture à un projet et cochez refacturer au client. L’application crée alors une ligne de coût sur ce projet — par défaut le montant HT plus votre marge, mais le montant est modifiable — et cette ligne apparaît automatiquement sur le prochain rapport et la facture de ce projet. Rien d’autre à faire.
- La colonne marge montre par facture et par projet ce que vous gagnez : refacturé moins achat.
- Décochez la refacturation et la ligne de coût disparaît du projet.
- Si la ligne de coût figure déjà sur un rapport finalisé, elle est verrouillée : l’application vous le signale et laisse le rapport intact.
Importer des factures électroniques UBL
Votre fournisseur envoie des factures électroniques (Peppol BIS 3.0 ou UBL 2.1) ? Utilisez alors Import UBL : l’application lit le fichier intégralement — fournisseur, numéro, dates, montants et TVA, y compris l’autoliquidation — et ouvre le formulaire prérempli pour vérification. Aucune ressaisie nécessaire.
- Un fournisseur inconnu est créé automatiquement à partir des données du fichier, y compris numéro de TVA et IBAN.
- Importer le même fichier une deuxième fois est refusé dès la lecture.
- Le fichier XML est automatiquement joint à la facture en pièce jointe.
- Pas encore pris en charge : les avoirs et les factures dans une autre devise que l’euro — les deux avec un message clair.
Suivre
Chaque facture est ouverte ou payée. Avec une date d’échéance, la liste et le tableau de bord signalent ce qui est échu ; le bloc du tableau de bord montre toutes les factures ouvertes avec le montant total. Marquer comme payée se fait en un clic — c’est un enregistrement pour votre propre suivi, pas un paiement réel. La page projet contient le bloc Achats avec le total acheté, refacturé et la marge pour ce projet, plus les dernières factures.