Retainer-Arbeit landet fast nie genau auf dem Budget. In einem Monat bleibt Zeit übrig, im nächsten läuft es über. In vielen Systemen verdampft diese Differenz einfach: Das Budget steht jeden Monat wieder auf null, und niemand sieht mehr, was liegen geblieben ist.
Das Problem
Die Differenz verschwindet aus dem Blick
Angenommen, ein Kunde zahlt einen festen Betrag pro Monat. Im März arbeiten Sie weniger als vereinbart, im April läuft ein Projekt aus dem Ruder und Sie arbeiten deutlich mehr. Wer das nicht festhält, hat zwei Gespräche, die beide unangenehm sind. Im ersten Fall stellen Sie etwas in Rechnung, das Sie nicht geleistet haben. Im zweiten Fall leisten Sie Arbeit, die nirgendwo mehr auffindbar ist.
Das Tückische ist, dass das Problem erst spät sichtbar wird. Ein Monat macht wenig aus, aber ein Jahr kleiner Differenzen summiert sich zu einem Betrag, den niemand mehr erklären kann.
So macht es AdComPro
Der Rest wird in den nächsten Monat übertragen
AdComPro führt pro Projekt ein Monatsbudget, zieht die erfassten Stunden und die angefallenen Kosten davon ab und nimmt den Rest mit in den Folgemonat. Reicht das Budget nicht, steht das Defizit in Rot dabei, statt einfach wegzufallen.
Was Sie pro Monat sehen
- Das Budget dieses Monats und was aus dem Vormonat mitgekommen ist
- Die erfassten Stunden und die Kosten, die abgezogen werden
- Was übrig bleibt und was davon in den nächsten Monat übertragen wird
- Die Historie pro Projekt, sodass Sie das Muster sehen und nicht nur diesen Monat
Zusatzkosten gehören ebenfalls dazu. Sie können sie einmalig oder wiederkehrend erfassen und als innerhalb des Monatsbetrags oder obendrauf kennzeichnen. Denken Sie an Hosting, Software, Lizenzen oder eingekaufte Leistungen, mit Lieferant und Referenz dabei, damit Sie später nachvollziehen können, woher ein Posten stammt.
Fragen
Was Leute hierzu fragen
Wird auch ein Defizit übertragen?
Ja. Arbeiten Sie mehr als das Budget, geht das als Defizit in den nächsten Monat mit und steht in Rot. So bleibt sichtbar, dass etwas aufzuholen ist, statt dass es stillschweigend verschwindet.
Kann ich sehen, wie es über einen längeren Zeitraum lief?
Ja, die Budgethistorie pro Projekt zeigt die Monate nebeneinander. Daraus lesen Sie das Muster ab: Ein Kunde, der strukturell unter dem Budget bleibt, braucht ein anderes Gespräch als ein Kunde, der jeden Monat darüber liegt.
Zählen nicht abrechenbare Stunden mit?
Die erfassen Sie in derselben Übersicht, kennzeichnen sie aber als nicht abrechenbar. Sie belasten das Budget also nicht, während Sie trotzdem sehen, wie viel Zeit tatsächlich in das Projekt geflossen ist.
Selbst ausprobieren
Lassen Sie einen Monat durchlaufen
Setzen Sie einen laufenden Retainer einen Monat lang in AdComPro auf und schauen Sie am Monatsende, was übertragen wird. Alle Funktionen sind enthalten, eine Kreditkarte ist nicht nötig.