Der Kundenstamm ist das Gestell, an dem Projekte, Berichte und Rechnungen hängen. Dieses Kapitel behandelt Kunden und Ansprechpartner, das Teilen eines Kunden mit einer anderen Organisation und die New-Business-Pipeline, die aus einem Interessenten einen Kunden macht.
Kunden und Ansprechpartner
Unter Customers liegt die Kundenliste mit Suche, Filtern, Massenbearbeitung und Export. Die Kundenseite ist die Akte dieser Beziehung: Daten, Projekte, Budgets und ein Aktivitätenlog, das je Feld festhält, wer wann was geändert hat (“E-Mail geändert von x zu y”, nicht “Datensatz aktualisiert”).
- Ansprechpartner verwalten Sie je Kunde, mit einem Kontakt als primär. Ein Kontakt kann zu mehreren Organisationen zugleich gehören.
- Aktiv oder inaktiv: Einen Kunden, der geht, setzen Sie auf inaktiv, Sie löschen ihn nicht. So bleiben Historie und Rechnungen bestehen. Das vollständige Abschlussverfahren steht in Kapitel 5.
Einen Kunden mit einer anderen Organisation teilen
Arbeiten Sie mit einer befreundeten Agentur am selben Kunden, können Sie diesen Kunden teilen. Beide Organisationen sehen danach denselben Kunden, dieselben Projekte und Stunden, können darauf buchen und sehen, wer was gebucht hat. Alles, was unter einem geteilten Kunden entsteht, bleibt Eigentum der Organisation, der der Kunde gehört.
- Der Eigentümer erzeugt auf der Kundenseite einen Teilungscode: sechzehn Zeichen, begrenzt gültig.
- Der Administrator der anderen Organisation löst den Code unter Kunden → Geteilten Kunden koppeln ein.
- Widerrufen können beide Seiten, sowohl einen ungenutzten Code als auch eine laufende Kopplung. Dasselbe Fenster zeigt, was Sie teilen und was mit Ihnen geteilt ist.
Die New-Business-Pipeline
Unter New Biz verfolgen Sie potenzielle Kunden auf einem Kanban-Board mit vier Spalten: Lead → In Progress → Won oder Lost. Die Statistiken oben zeigen die Pipeline auf einen Blick: aktive Interessenten, Gesamtwert der Pipeline, gewonnen und verloren, und die bereits investierten Stunden.
- Interessent hinzufügen: Ein Firmenname genügt zum Start; tragen Sie den erwarteten Wert ein (er speist den Pipeline-Wert) und die Quelle, damit Sie lernen, welcher Kanal die besten Leads bringt. Adressdaten, die Sie jetzt eintragen, wandern später zum Kunden mit.
- Zeit auf einen Interessenten buchen: über das Uhrensymbol auf der Karte, mit einer Kategorie wie Meeting oder Proposal. So kennen Sie die echten Akquisekosten je Kunde. Diese Stunden sind nicht abrechenbar und getrennt von Projektstunden.
- Gewonnen: Eine Karte nach Won zu ziehen öffnet das Umwandlungsfenster: Daten prüfen, und ein Kunde wird automatisch angelegt, mit Link auf der Karte.
- Verloren: Eine Karte nach Lost zu ziehen fragt nach einem Grund (Budget, Timing, Wettbewerb). Diese Gründe bleiben erhalten; aus ihnen lernen Sie mehr als aus den gewonnenen Deals.
Lassen Sie Interessenten nicht ewig in Lead stehen: Bewegen Sie sie weiter oder markieren Sie sie als verloren, sonst sagt Ihr Pipeline-Wert nichts mehr aus.
Pitch-Assistent
Für einen Interessenten, den Sie gewinnen wollen, kann die KI einen Pitch vorbereiten: Webrecherche zum Unternehmen, eine Chancenanalyse, ein Pitch-Dokument und eine Präsentationsskizze. Sie finden es auf der Interessentenkarte. Die KI-Kosten davon sind in der KI-Kostenübersicht sichtbar (siehe Kapitel 11), damit Akquise auch hier messbar bleibt.