Dieses Kapitel handelt von den Menschen in Ihrer Umgebung: welche Rolle jemand hat, wie viel von jemandem erwartet wird, wie Urlaub und Krankheit funktionieren, und der Bericht, der zeigt, ob die gebuchten Stunden zu dieser Erwartung passen.
Rollen
| Rolle | Reichweite | Wichtigste Rechte |
|---|---|---|
| Admin | Eigenes Unternehmen | Verwaltet Nutzer, Projekte und Einstellungen |
| Projektmanager | Zugewiesene Projekte | Verwaltet diese Projekte und gibt Stunden frei |
| Nutzer | Zugewiesene Aufgaben | Bucht Zeit und sieht die eigenen Projekte |
| Leser | Zugewiesene Quellen | Nur lesen |
Vergeben Sie die kleinste Rolle, die die Arbeit erlaubt. Je Projekt lassen sich Rechte darüber hinaus verfeinern (Stunden buchen, freigeben, Finanzen sehen, Fee bearbeiten; siehe Kapitel 3), eine schwere Rolle “der Einfachheit halber” ist also selten nötig.
Passen die vier Rollen nicht genau zur Arbeitsweise Ihrer Agentur, erstellen Sie eigene Rollen über das obere Menü Access. Eine Rolle Buchhaltung, die Berichte und Rechnungen sieht, aber keine Projekte verwaltet, oder ein Freelancer, der nur Stunden bucht: Sie bauen sie auf einer Basisrolle auf und stellen pro Modul ein, was sie darf — bis auf Funktionsgruppen wie “Struktur verwalten” oder “Finanzverwaltung”. Zusätzlicher Zugriff für eine Person kommt oben auf ihre Rolle; Rechte pro Person zu entziehen ist bewusst nicht möglich. Der Rat bleibt derselbe — vergeben Sie die kleinste Rolle —, aber diese kleinste Rolle bauen Sie jetzt notfalls selbst.
Nutzer verwalten
- Anlegen: Name, E-Mail, Rolle; eine 24 Stunden gültige Bestätigungsmail geht automatisch hinaus. Nicht angekommen? Die Bearbeitungsseite des Nutzers hat eine Resend-Schaltfläche.
- Vorübergehend weg: Setzen Sie jemanden auf inaktiv, statt zu löschen. Inaktiv heißt: kein Anmelden, aber in Listen weiterhin sichtbar.
- Löschen: Die Standardaktion ist umkehrbar: Der Nutzer wandert zu Deleted Users, alle Projekte und Stunden bleiben intakt. Endgültiges Löschen geht nur von dieser Seite, ist unumkehrbar und wird blockiert, solange der Nutzer Projekte oder Stunden hat. Ausgeschiedene mit Historie bleiben also soft-deleted.
- 2FA zurücksetzen und Bestätigung erneut senden geschehen ebenfalls in der Nutzerverwaltung.
Arbeitszeitplan
Jeder Nutzer hat unter Expected Hours ein erwartetes Pensum. Das kann ein Wochentotal sein (40 Stunden, gleichmäßig auf fünf Tage verteilt) oder, mit aktivem Arbeitszeitplan-Modul, je Tag: Mo 8, Di 8, Mi 8, Do 8, Fr 4. Der Tagesplan speist die Kapazität auf dem Dashboard, die Stundenerinnerungen und die Urlaubsberechnung; wer freitags vier Stunden arbeitet, bekommt für einen freien Freitag auch vier Stunden Urlaub gebucht.
Urlaub und Krankheit
Mit dem Modul Urlaub und Abwesenheit gilt eine einfache Unterscheidung: Urlaub wird beantragt, und jemand entscheidet; Krankheit wird erfasst, und da gibt es nichts zu entscheiden. Beides wird als Stunden festgehalten, nach dem Arbeitszeitplan der betreffenden Person.
- Beantragen: Start- und Enddatum wählen und absenden. Tage, an denen Sie nicht arbeiten, werden übersprungen, ebenso Tage, auf denen schon Urlaub oder Krankheit steht. Solange nicht entschieden ist, können Sie selbst zurückziehen. Tut die Antragsschaltfläche nichts, ist Ihr Arbeitszeitplan noch nicht je Tag ausgefüllt; das ist die häufigste Ursache.
- Beurteilen: Genehmigende werden je Unternehmen in den Moduleinstellungen festgelegt; eine Officemanagerin muss dafür kein Admin werden. Ablehnen geht nicht ohne Grund. Solange nichts eingestellt ist, fallen Genehmigung und Übersicht auf die Administratoren zurück.
- Krankmelden: Ein Startdatum genügt; das Enddatum kommt, wenn jemand wieder gesund ist. Bei Wiedereingliederung erfassen Sie, wie viele Stunden je Tag jemand wieder arbeitet; nur der kranke Teil wird als Krankheit gebucht.
- Der Jahresplaner: eine Zeile je Mitarbeiter, eine Spalte je Tag, das ganze Jahr. Sehen darf ihn jeder, aber was Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab: Ohne Übersichtsrecht ist alles eine Farbe, “abwesend”. Krankheit ist Gesundheitsinformation und macht nicht die Runde durchs Büro.
Gebucht gegen erwartet
Der Bericht Hours Logged (für Administratoren und Projektmanager) stellt gebuchte Stunden den erwarteten gegenüber, je Woche oder Monat, je Unternehmen und je Mitarbeiter, aufgeteilt in abrechenbar, nicht abrechenbar, intern und New Business. Urlaub und Krankheit sind aus beiden Seiten herausgerechnet, damit Abwesenheit die Effizienzquote nicht drückt. Klicken Sie auf eine Stundenzahl, um die Aufstellung zu öffnen, bevor Sie Schlüsse ziehen: Die Quote sagt, was los ist, die Aufstellung sagt warum.