Ce chapitre parle des personnes de votre environnement : quel rôle chacun a, combien on attend de chacun, comment marchent congés et maladie, et le rapport qui montre si les heures saisies correspondent à cette attente.
Rôles
| Rôle | Portée | Droits principaux |
|---|---|---|
| Admin | Sa propre entreprise | Gère utilisateurs, projets et paramètres |
| Chef de projet | Projets attribués | Gère ces projets et approuve les heures |
| Utilisateur | Tâches attribuées | Saisit du temps et consulte ses projets |
| Lecteur | Ressources attribuées | Lecture seule |
Attribuez le plus petit rôle qui permet le travail. Par projet, les droits s’affinent en plus (saisir, approuver, voir les finances, modifier le forfait ; voir le chapitre 3), un rôle lourd « par commodité » est donc rarement nécessaire.
Si les quatre rôles ne correspondent pas exactement au fonctionnement de votre agence, créez les vôtres via le menu supérieur Access. Un rôle Comptable qui voit les rapports et les factures mais ne gère pas les projets, ou un Freelance qui ne fait que saisir des heures : vous le construisez sur un rôle de base et ajustez par module ce qu’il peut faire, jusqu’aux groupes de fonctions comme « gérer la structure » ou « gestion financière ». Un accès supplémentaire pour une personne s’ajoute à son rôle ; retirer des droits par personne n’est volontairement pas possible. Le conseil reste le même — attribuez le plus petit rôle — mais ce plus petit rôle, vous pouvez désormais le créer vous-même.
Gérer les utilisateurs
- Créer : nom, e-mail, rôle ; un e-mail de vérification valable 24 heures part automatiquement. Pas arrivé ? La page d’édition de l’utilisateur a un bouton Resend.
- Absence temporaire : passez la personne en inactif au lieu de la supprimer. Inactif : plus de connexion, mais toujours visible dans les listes.
- Supprimer : l’action par défaut est réversible : l’utilisateur part vers Deleted Users et tous les projets et heures restent intacts. La suppression définitive ne marche que depuis cette page, est irréversible, et est bloquée tant que l’utilisateur a des projets ou des heures. Gardez donc les partants avec un historique en suppression douce.
- Réinitialiser la 2FA et renvoyer la vérification se font aussi depuis la gestion des utilisateurs.
Horaires de travail
Chaque utilisateur a une charge attendue sous Expected Hours. Soit un total hebdomadaire (40 heures, réparties sur cinq jours), soit, avec le module d’horaires actif, par jour : lun 8, mar 8, mer 8, jeu 8, ven 4. L’horaire par jour alimente la capacité du tableau de bord, les rappels d’heures et le calcul des congés ; qui travaille quatre heures le vendredi se voit aussi compter quatre heures de congé pour un vendredi libre.
Congés et maladie
Avec le module Congés et absences, une distinction simple s’applique : le congé se demande et quelqu’un décide ; la maladie s’enregistre et il n’y a rien à décider. Les deux sont stockés en heures, selon l’horaire de la personne.
- Demander : choisissez dates de début et de fin et envoyez. Les jours non travaillés sont sautés, comme les jours portant déjà congé ou maladie. Tant que rien n’est décidé, vous pouvez retirer vous-même. Si le bouton ne fait rien, votre horaire n’est pas encore rempli par jour ; c’est la cause la plus fréquente.
- Décider : les approbateurs se règlent par entreprise, dans les paramètres du module ; un office manager n’a pas besoin de devenir administrateur pour cela. Rejeter exige un motif. Tant que rien n’est configuré, approbation et vue d’ensemble retombent sur les administrateurs.
- Déclarer une maladie : une date de début suffit ; la date de fin vient à la guérison. Pour la reprise progressive, indiquez combien d’heures par jour la personne retravaille ; seule la part malade est comptée en maladie.
- Le planning annuel : une ligne par collaborateur, une colonne par jour, toute l’année. Tout le monde peut le voir, mais ce que vous voyez dépend de vos droits : sans droit de vue d’ensemble, tout est d’une seule couleur, « absent ». La maladie est une donnée de santé et ne fait pas le tour du bureau.
Saisi contre attendu
Le rapport Hours Logged (pour administrateurs et chefs de projet) met les heures saisies en regard des heures attendues, par semaine ou mois, par entreprise et par collaborateur, réparties en facturable, non facturable, interne et new business. Congés et maladie sont retirés des deux côtés, pour que l’absence ne plombe pas le taux d’efficacité. Cliquez sur un chiffre d’heures pour ouvrir la spécification avant de conclure : le taux dit ce qui se passe, la spécification dit pourquoi.