La page projet est le dossier complet d’une mission : ce qui a été convenu, ce qui y a été consacré, ce qui a été facturé et ce qui reste à faire. Ce chapitre couvre la structure d’un projet, l’équipe et ses droits, les tarifs et les frais annexes.
Créer un projet
- Cliquez sur New Project dans la liste des projets.
- Choisissez le client, donnez un nom et une durée au projet.
- Choisissez le type de projet. Il détermine les champs affichés : un retainer demande un montant mensuel et une période, un prix fixe un montant de mission, un forfait d’heures un premier lot. Si un seul type est actif dans votre environnement, il n’y a pas de sélecteur. Voir le chapitre 4.
- Choisissez éventuellement un modèle de projet : jalons et tâches sont en place aussitôt.
- Enregistrez et complétez le projet sur la page de détail.
Structure : jalons et tâches
Un projet se découpe en jalons, et sous chaque jalon pendent des tâches. Les heures se saisissent toujours sur une tâche, jamais sur le projet entier. C’est ce qui rend le rapport lisible plus tard : le client voit le travail groupé exactement comme vous l’avez posé ici.
- Ordre : faites glisser un jalon ou une tâche par sa poignée. L’ordre ici est l’ordre sur le rapport.
- Renommer : cliquez sur un nom et tapez. Rien n’est enregistré avant confirmation.
- Heures par tâche : l’icône horloge d’une tâche montre quelles heures y sont saisies, par qui et quand.
- Au moins une tâche : impossible de saisir sur un projet sans au moins un jalon contenant une tâche.
Tarifs : quatre niveaux, et lequel gagne
Un tarif horaire se règle sur quatre niveaux. Le niveau le plus spécifique gagne toujours :
| Niveau | Où le régler | Quand il s’applique |
|---|---|---|
| 1. Tâche | Fenêtre d’édition de la tâche | Pour les heures sur exactement cette tâche |
| 2. Jalon | Fenêtre d’édition du jalon | Si la tâche n’a pas de tarif propre |
| 3. Projet | Champ Tarif horaire du bloc de données | Si jalon et tâche ne disent rien |
| 4. Entreprise | Tarif par défaut de l’entreprise | Le filet de sécurité quand tout est vide |
À côté du tarif, vous choisissez par jalon ou tâche comment c’est facturé : dans le forfait (déduit du budget mensuel) ou en supplément (facturé en plus), et montant fixe ou à l’heure.
La chose à retenir : le tarif est gravé sur la ligne d’heures au moment de la saisie et ne change plus ensuite. Modifiez un tarif plus tard et les heures déjà saisies gardent l’ancien prix ; seules les nouvelles saisies utilisent le nouveau. C’est voulu : un mois déjà rapporté ne peut pas changer de valeur après coup. Vérifiez donc les tarifs avant que l’équipe commence à saisir.
Équipe et droits
Le bloc équipe détermine qui peut quoi sur ce projet, indépendamment du rôle dans le reste de l’environnement. Vous donnez ainsi accès à un projet sans ouvrir tout le reste. Par membre, vous réglez :
- Saisir des heures : peut écrire sur les tâches de ce projet
- Approuver des heures : peut juger les saisies des autres
- Voir les finances : voit montants et budget ; qui ne peut que saisir voit le projet et les tâches, mais pas d’argent
- Modifier le forfait : peut changer les accords financiers
Des collègues d’une autre entreprise de votre environnement peuvent aussi être ajoutés. Tout le monde saisit sur les mêmes tâches, au tarif qui appartient à la tâche : le tarif suit le travail, pas la personne qui saisit. Les chefs de projet occupent un champ à part dans le bloc de données ; c’est le point de contact et cela ne confère aucun droit supplémentaire en soi.
Frais annexes
Tout ce qui n’est pas des heures (un photographe, de l’impression, une licence, des frais de déplacement) va sous Additional costs. La répartition décide qui paie :
- Dans le budget : le montant est déduit du forfait mensuel, exactement comme les heures. Le client ne voit pas de ligne à part.
- Facturé en supplément : le montant apparaît comme sa propre ligne sur le rapport, en plus du forfait, et laisse le budget tranquille.
- Ponctuel ou mensuel : un poste ponctuel compte dans son mois ; un mensuel revient automatiquement chaque mois tant qu’il est actif, pratique pour une licence continue.
- Montant ou heures × tarif : les deux marchent, et le calcul reste visible dans la liste.
Ajoutez les frais avant de finaliser le rapport du mois ; ensuite, les montants de la période sont verrouillés.
Modèles de projet
Sous Config, vous gérez des structures de projet réutilisables : jalons et tâches avec heures estimées, tarifs et durée. À la création d’un projet, vous choisissez un modèle et la structure est en place aussitôt. Faites un modèle pour chaque type de mission récurrent ; cela fait gagner du temps et rend vos rapports cohérents d’un client à l’autre.