Pouvons-nous absorber le travail, et qui a de la marge ? Le module Capacity Planning répond à cette question avec une grille hebdomadaire : par collaborateur et par semaine, vous voyez les heures planifiées face aux heures réellement disponibles. Activez le module via Modules (voir le chapitre 2) ; la planification se fait par les administrateurs et les chefs de projet.
Comment l’application calcule
La règle est volontairement simple : disponible = horaire de travail moins congés et maladies approuvés, et occupé = les heures planifiées. L’horaire vient des heures de travail par jour du collaborateur (voir Équipe, rôles et congés) ; sans horaire journalier, l’application se rabat sur les heures hebdomadaires attendues. Les congés et maladies approuvés réduisent automatiquement la disponibilité — vous ne les replanifiez donc pas ici.
Les heures planifiées et saisies ne s’additionnent pas — une semaine montre la plus élevée des deux. Les additionner compterait deux fois : un travail planifié puis saisi paraîtrait deux fois plus grand. Mais une semaine travaillée sans rien de planifié n’apparaît plus à tort comme libre : elle montre les heures saisies, repérables à une icône horloge. Vous voyez ainsi le plan et la réalité, sans double comptage.
La grille équipe
L’écran montre douze semaines à venir (navigable jusqu’à un an en arrière ou en avant), avec une couleur par cellule :
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Gris | Rien de planifié |
| Vert | Moins de 80 % des heures disponibles |
| Orange | De 80 à 100 % — plein, mais ça passe |
| Rouge | Plus planifié que disponible |
Le rouge ne bloque rien : la surréservation est permise, c’est un signal pour une conversation — pas un mur. Cliquez sur une cellule pour ouvrir la semaine de ce collaborateur : vous voyez horaire, absences et disponibilité, et vous planifiez des heures sur un projet ou sur une catégorie interne (un jour de réunion fixe, un bloc administratif). Sans ces blocs internes, tout le monde semble disponible à plein temps alors qu’une partie de la semaine est de l’overhead fixe. Congés et maladie ne figurent volontairement pas dans la liste : ils viennent déjà du module de congés.
On planifie par semaine, pas par jour ni par quart d’heure. Une agence planifie « 12 heures pour ce client la semaine prochaine », pas des blocs d’agenda — la planification reste ainsi assez légère pour être réellement tenue à jour.
Par projet
Le bouton Per project retourne le même plan : par projet, vous voyez qui y est affecté, semaine par semaine. L’en-tête montre le total des heures planifiées sur la période, les heures estimées de la structure du projet et — si le projet a un taux horaire — la valeur approximative de la planification. Pour un forfait mensuel (retainer), le montant du forfait est affiché à côté, pour voir d’un coup d’œil si vous planifiez plus que le forfait ne couvre.
Pour le collaborateur
Un collaborateur n’a jamais besoin de la grande grille : le bloc My planning du tableau de bord montre ses deux prochaines semaines. Et la page projet contient un bloc indiquant qui est planifié sur ce projet dans les semaines à venir, avec un lien vers la planification complète.