Un retainer revient chaque période, et AdComPro crée ces périodes lui-même : chaque mois (ou trimestre), un nouveau projet de travail apparaît automatiquement, avec la même structure, la même équipe et le même budget. Ce chapitre explique la série, ce qui est copié et comment clore proprement.
Master et projets de travail
Une série se compose d’un master et d’un projet de travail par période. Le master est le modèle qui pilote la création automatique : il porte les réglages de récurrence (nom de base, fréquence, date de fin) et doit rester au statut Actif. Dans la liste des projets, vous le reconnaissez à l’icône couronne. On ne travaille jamais dans le master, mais dans le projet de travail de la période concernée : c’est là que vous saisissez du temps, que vous facturez, et les changements n’y touchent aucune autre période.
Démarrer une série
Pour le type retainer, cela se fait tout seul : vous choisissez seulement la période à la création, et la série avec son code est montée à l’enregistrement. Pour d’autres types que vous voulez faire revenir :
- Créez le projet avec client, nom (mois ou trimestre inclus) et durée.
- Cochez Make this recurring sous Recurring Project Settings.
- Renseignez le nom de base sans période (« Maintenance site » devient tout seul « Maintenance site sept. 2026 »), la fréquence, combien de jours à l’avance la nouvelle période doit être prête (sept par défaut) et éventuellement une date de fin.
- Posez équipe, budget et structure sur ce projet : ils voyagent vers la première période.
Ce qui voyage vers une nouvelle période
Les nouvelles périodes copient leur structure du projet de travail de la période précédente, pas du master. Une tâche ou un membre ajouté en cours de mois voyage automatiquement vers le mois suivant. Seule la première période copie du master, faute de précédente.
| Voyage | Ne voyage pas |
|---|---|
| Jalons et tâches, sauf achevés | Jalons et tâches achevés |
| Membres d’équipe et affectations d’entreprise | Saisies de temps |
| Frais mensuels récurrents | Frais ponctuels |
| Budget, tarifs et TVA (toujours du master) | Rapports et factures |
Il y a là un levier pratique : marquez le travail comme achevé et il disparaît de toutes les périodes suivantes. Une mission ponctuelle ajoutée au retainer en mars ne pollue pas avril, à condition de la cocher.
Clore une série quand un client résilie
Cela se fait depuis n’importe quel projet de la série ; inutile de retrouver le master. Dans l’ordre :
- Dans le bloc de données, sous Recurring series, choisissez le dernier mois encore à créer et cliquez sur Appliquer. Après ce mois, plus aucun nouveau projet.
- Terminez le mois en cours : générer et finaliser le rapport, pour que la dernière facture parte.
- Passez ensuite les projets en Completed (ou Cancelled si rien n’y a été saisi). Seulement après l’étape 2 : un projet annulé sort de la génération de rapports.
- Passez le client en Inactif. Ne supprimez pas : vous perdriez l’historique et les factures.
Deux choses qui n’arrêtent pas une série : passer le projet en Completed, et passer le client en Inactif. Ce sont des statuts administratifs ; le générateur ne les regarde pas. Utilisez toujours la date de fin de la série elle-même.
Changements de contrat
Si le contrat d’un client change en cours de route (nouveau budget, autres conditions), clôturez l’ancienne série au dernier ancien mois et démarrez une nouvelle série avec un nouveau premier projet. L’historique montre alors où l’ancien contrat s’est arrêté et où le nouveau a commencé. Si vous avez créé des projets mensuels à la main dans une série sans master, le générateur ne sait pas d’où copier ; ouvrez alors le projet qui doit servir de modèle et choisissez Upgrade vers Master template. Dès qu’un master valide existe, le planificateur crée automatiquement les périodes manquantes.
Si aucun nouveau projet n’apparaît
- Le master est-il au statut Actif ?
- La fenêtre « jours à l’avance » est-elle atteinte ?
- La date de fin de la série n’est-elle pas dépassée ?
- La série a-t-elle seulement un master ? (Cherchez la couronne, ou promouvez-en un.)