Werk je met meerdere bv’s of vennootschappen, dan komt dit vroeg of laat voorbij: iemand uit een ander bedrijf binnen de groep werkt mee aan een project. Van wie is dat uur, tegen welk tarief gaat het de deur uit, en op wiens factuur komt het terecht?
Het probleem
Eén project, meerdere bedrijven
De meeste systemen gaan uit van één bedrijf. Er is één urenlijst, één tarief en één factuur. Zodra je groep uit meerdere entiteiten bestaat, moet je dat met de hand oplossen: uren overtypen, een aparte factuur maken, en hopen dat het aan het eind van het kwartaal nog klopt.
Het gevolg is bekend. Uren die niemand doorbelast omdat ze tussen wal en schip vielen, of een onderlinge verrekening die pas bij de jaarrekening boven water komt.
Hoe AdComPro het doet
Mensen uit verschillende bedrijven op één project
In AdComPro kan een projectteam uit mensen van verschillende entiteiten bestaan, elk met eigen rechten binnen dat project. Iedereen schrijft gewoon uren op de taak waar hij aan werkt; het systeem weet bij welk bedrijf die persoon hoort.
Wat dat oplevert
- Iedereen werkt in hetzelfde project, zonder dubbele administratie per bedrijf
- Het tarief volgt de persoon en het niveau waarop hij schrijft, niet één vast bedrag voor het hele project
- Onderlinge doorbelasting tussen je eigen entiteiten hoort bij de facturatie, niet bij het handwerk achteraf
- Per factuurregel is btw en korting apart in te stellen
Omdat de uren vanaf het begin aan het juiste bedrijf hangen, hoeft er aan het eind van de maand niets te worden uitgezocht. De doorbelasting volgt uit wat er is geschreven.
Vragen
Wat mensen hierover vragen
Kan iemand in meerdere bedrijven werken?
Ja. Een contactpersoon kan bij meerdere bedrijven horen, waarvan er één als hoofdrelatie geldt. In een projectteam kun je mensen uit verschillende entiteiten opnemen, elk met hun eigen rechten.
Wat als het tarief per bedrijf verschilt?
Tarieven worden op vier niveaus bepaald: taak, milestone, project en bedrijf. Het meest specifieke niveau wint, dus een afwijking op één plek betekent niet dat je alle urenregels langs moet.
Zie ik terug wie wat heeft gewijzigd?
Ja. Elke wijziging wordt vastgelegd met de oude waarde, de nieuwe waarde, wie het deed en vanaf welk IP-adres. Bij een discussie over een doorbelasting is dat het verschil tussen aantonen en aannemen.
Zelf proberen
Draai er een maand doorheen
Zet een project op met mensen uit twee bedrijven en kijk hoe de doorbelasting eruitziet voordat je iets factureert.