Nicht jede Kundenvereinbarung funktioniert gleich. Ein Retainer hat ein Monatsbudget, eine Website eine Auftragssumme, ein Hostingvertrag gar keine Stunden. In AdComPro wählen Sie deshalb je Projekt eine Art, und diese Art entscheidet drei Dinge zugleich: was der Topf ist, gegen den Stunden gerechnet werden, wann eine Rechnung entsteht, und ob überhaupt Stunden geschrieben werden.
Jede Art ist ein eigenes Modul. Welche Arten Sie bei einem neuen Projekt wählen können, hängt davon ab, was in Ihrer Umgebung aktiv ist (siehe Erste Schritte, Schritt 4). Ist nur eine Art aktiv, verschwindet das Auswahlfeld ganz.
Die sieben Arten nebeneinander
| Art | Der Topf | Rechnung | Stunden |
|---|---|---|---|
| Retainer | Monatsbetrag, ungenutztes Budget kann übertragen werden | Je Periode | Ja |
| Supportabonnement (SLA) | Inklusivstunden je Periode, verfallen am Ende | Je Periode, plus Mehrstunden | Ja |
| Festpreis | Auftragssumme, geht zur Neige | Je Rate oder Milestone | Ja, für die Marge |
| Stundenpaket | Gekaufte Stunden, werden aufgefüllt | Vorab, beim Kauf | Ja |
| Regie | Keiner, optional eine Obergrenze | Je Periode oder bei Abschluss | Ja |
| Abonnement | Keiner | Je Periode, fester Betrag | Nein |
| Intern | Keiner | Nie | Ja, für Kosteneinblick |
Retainer
Ein fester Betrag je Periode, mit Stunden, die gegen dieses Budget gerechnet werden. Ein Retainer ist per Definition wiederkehrend: Beim Anlegen wählen Sie nur die Periode (jeden Monat, zwei Monate, Quartal, Halbjahr oder Jahr), und die App richtet selbst die Serie ein, die jede Periode ein neues Projekt anlegt. Übrig gebliebenes Budget kann in die nächste Periode wandern; das heißt Rollover und steht je Projekt an oder aus. Wie Serie und Budget genau funktionieren, steht in Kapitel 5 und Kapitel 7.
Supportabonnement (SLA)
Ähnelt einem Retainer, aber der Topf steht in Stunden statt in Geld: etwa acht Stunden Support im Monat. Die zwei Unterschiede, die Geld kosten:
- Weg ist weg. Alles über den Inklusivstunden geht zum Mehrstundensatz, den Sie am Projekt festlegen. Die App blockiert Mehrstunden nicht, sondern meldet sie, mit dem Satz dabei, sodass sichtbar ist, was weiterberechnet gehört. In der Jahresübersicht bekommt Mehrarbeit eine eigene Spalte.
- Ungenutzte Stunden verfallen. Der Kunde zahlt für Verfügbarkeit, nicht für Stunden; standardmäßig wird nichts übertragen.
Festpreis
Eine Auftragssumme für das Ganze: eine Website, eine Kampagne, ein Rebranding. Es gibt kein Monatsbudget; die Frage ist nicht, ob Sie im Monat bleiben, sondern ob am Ende Marge übrig bleibt. Das Projektdetail zeigt Auftragssumme, Verbraucht und Marge, und Sie verwalten dort die Raten: wann abgerechnet wird, von Hand, zu einem Datum oder bei einem Milestone. Mehrarbeit kommt als eigene Rate außerhalb der Auftragssumme hinein, damit sichtbar bleibt, was vereinbart war und was später dazukam.
Stundenpaket
Der Kunde kauft Stunden im Voraus; das Guthaben läuft herunter und wird aufgefüllt. Grundlegend anders als ein Retainer, und leicht zu übersehen: Das Guthaben setzt sich am Monatsende nicht zurück, es geht zur Neige. Je Paket erfassen Sie Stunden, Betrag, Kaufdatum und optional ein Verfallsdatum. Stunden werden in Kaufreihenfolge verbraucht (ältestes Paket zuerst), sodass ein Paket mit Verfallsdatum wirklich zuerst aufgeht. Das Guthaben steht in einer Zeile: gekauft, verbraucht, übrig und verfallen. Die Rechnung entsteht beim Kauf eines Pakets, nicht beim Verbrauch. Arbeitet das Team weiter, während das Guthaben leer ist, wird das sichtbar gemacht, aber nicht blockiert.
Regie
Stunden mal Satz, ohne Topf. Optional setzen Sie eine Obergrenze: die Vereinbarung “nicht über diesen Betrag ohne Rücksprache”. Diese Grenze ist ein Gespräch, keine Mauer; die App warnt über achtzig Prozent und meldet das Überschreiten, verweigert aber nie eine Buchung. Laufende Arbeit rechnen Sie je Periode ab; einen einmaligen Auftrag ohne Festpreis stellen Sie auf die Abrechnungsfrequenz “Bei Abschluss” und rechnen am Ende in einem Bericht ab.
Abonnement
Hosting, Lizenzen und andere feste Beträge je Periode, auf die keine Stunden geschrieben werden. Ein Abonnement hat keinen Budgetblock und erscheint nicht in der Projektauswahl der Zeiterfassung; eine Buchung, die trotzdem darauf landet, wird mit Begründung abgelehnt. So bleibt die Verwaltung sauber: keine Budgetgeschichte um etwas herum, das kein Budget hat.
Intern
Stunden werden für den Kosteneinblick geschrieben, aber es geht nie eine Rechnung hinaus und es gibt keinen Satz. Nutzen Sie das für eigene Produkte, Marketing der eigenen Agentur oder jede andere Arbeit, bei der Sie wissen wollen, wohin die Zeit geht, ohne dass ein Kunde dranhängt. Für lose interne Stunden ohne Projekt (Besprechungen, Verwaltung) gibt es zusätzlich die interne Zeitbuchung; siehe Kapitel 6.
Eine Art abschalten
Schalten Sie ein Art-Modul ab, ist diese Art bei einem neuen Projekt keine Wahl mehr. Bestehende Projekte dieser Art laufen unverändert weiter, samt Budgets und Berichten. Sie können also ruhig klein anfangen und Arten aktivieren, sobald Sie sie brauchen.