Le travail sous retainer ne tombe presque jamais exactement sur le budget. Un mois, il reste du temps ; le mois suivant, ça déborde. Dans beaucoup de systèmes, cette différence s’évapore tout simplement : le budget repart à zéro chaque mois et plus personne ne voit ce qui est resté en route.
Le problème
La différence disparaît des radars
Imaginez : un client paie un montant fixe par mois. En mars, vous travaillez moins que convenu ; en avril, un projet déborde et vous travaillez nettement plus. Sans suivi, vous avez deux conversations, toutes deux désagréables. Dans le premier cas, vous facturez quelque chose que vous n’avez pas fait. Dans le second, vous faites un travail qui n’apparaît plus nulle part.
Le plus délicat, c’est que le problème ne devient visible que tard. Un mois ne change pas grand-chose, mais une année de petits écarts finit par représenter un montant que plus personne ne sait expliquer.
Comment AdComPro s’y prend
Le reste est reporté sur le mois suivant
AdComPro tient un budget mensuel par projet, en déduit les heures saisies et les coûts engagés, et reporte ce qui reste sur le mois d’après. En cas de dépassement, le déficit s’affiche en rouge au lieu de disparaître.
Ce que vous voyez chaque mois
- Le budget du mois, et ce qui a été reporté du mois précédent
- Les heures saisies et les coûts qui en sont déduits
- Ce qui reste, et ce qui en est reporté sur le mois suivant
- L’historique par projet, pour voir la tendance et pas seulement le mois en cours
Les coûts supplémentaires en font aussi partie. Vous pouvez les enregistrer en une fois ou de façon récurrente, et les marquer comme compris dans le montant mensuel ou en supplément. Pensez à l’hébergement, aux logiciels, aux licences ou aux services achetés, avec fournisseur et référence, pour retrouver plus tard d’où vient un poste.
Questions
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Un déficit est-il reporté aussi ?
Oui. Si vous travaillez plus que le budget, l’excédent passe en déficit sur le mois suivant et s’affiche en rouge. Il reste ainsi visible qu’il y a quelque chose à rattraper, au lieu de disparaître en silence.
Puis-je voir comment cela a évolué sur une période plus longue ?
Oui, l’historique budgétaire par projet montre les mois côte à côte. C’est là que la tendance apparaît : un client qui reste structurellement sous le budget appelle une autre conversation qu’un client qui le dépasse chaque mois.
Les heures non facturables comptent-elles ?
Vous les saisissez dans le même aperçu, mais vous les marquez comme non facturables. Elles ne pèsent donc pas sur le budget, tout en montrant combien de temps le projet a réellement demandé.
Essayer vous-même
Faites-y tourner un mois
Mettez un retainer en cours dans AdComPro pendant un mois et regardez, en fin de mois, ce qui est reporté. Toutes les fonctions sont incluses, aucune carte bancaire n’est nécessaire.