Retainerwerk landt bijna nooit precies op het budget. De ene maand blijft er tijd over, de andere maand loopt het uit. In veel systemen verdampt dat verschil gewoon: het budget staat elke maand weer op nul en niemand ziet meer wat er is blijven liggen.
Het probleem
Het verschil verdwijnt uit beeld
Stel: een klant betaalt een vast bedrag per maand. In maart werk je minder dan afgesproken, in april loopt een project uit en werk je fors meer. Wie dat niet bijhoudt, heeft twee gesprekken die allebei vervelend zijn. In het eerste geval factureer je iets wat je niet hebt gedaan. In het tweede geval doe je werk dat nergens meer terug te vinden is.
Het lastige is dat het probleem pas laat zichtbaar wordt. Eén maand scheelt weinig, maar een jaar aan kleine verschillen telt op tot een bedrag waar niemand meer een verhaal bij heeft.
Hoe AdComPro het doet
Het restant schuift mee naar de volgende maand
AdComPro houdt per project een maandbudget bij, trekt daar de geschreven uren en de gemaakte kosten vanaf, en neemt wat overblijft mee naar de maand erna. Kom je tekort, dan staat het tekort er in het rood bij in plaats van dat het wegvalt.
Wat je per maand ziet
- Het budget van deze maand, en wat er vanuit de vorige maand is meegekomen
- De geschreven uren en de kosten die eraf gaan
- Wat er overblijft, en wat daarvan doorschuift naar de volgende maand
- De geschiedenis per project, zodat je het patroon ziet en niet alleen deze maand
Extra kosten horen daar ook bij. Die kun je eenmalig of terugkerend vastleggen en aanmerken als binnen het maandbedrag of juist erbovenop. Denk aan hosting, software, licenties of ingekochte diensten, met leverancier en referentie erbij, zodat je later kunt terugzoeken waar een post vandaan kwam.
Vragen
Wat mensen hierover vragen
Schuift een tekort ook door?
Ja. Werk je meer dan het budget, dan gaat dat als tekort mee naar de volgende maand en staat het in het rood. Zo blijft zichtbaar dat er iets in te halen valt, in plaats van dat het stilletjes verdwijnt.
Kan ik zien hoe het over een langere periode liep?
Ja, de budgetgeschiedenis per project laat de maanden naast elkaar zien. Daar haal je het patroon uit: een klant die structureel onder het budget blijft heeft een ander gesprek nodig dan een klant die er elke maand overheen gaat.
Tellen niet-factureerbare uren mee?
Die schrijf je in hetzelfde overzicht, maar je merkt ze aan als niet-factureerbaar. Ze belasten het budget dus niet, terwijl je wel ziet hoeveel tijd er werkelijk in het project is gegaan.
Zelf proberen
Draai er een maand doorheen
Zet een lopende retainer een maand lang in AdComPro en kijk aan het eind van de maand wat er doorschuift. Alle functies zitten erin, er is geen creditcard nodig.