Quatre rôles fixes ne correspondent jamais exactement à une agence. L’office manager a besoin d’un peu plus qu’un utilisateur normal, le freelance devrait voir beaucoup moins, et le comptable a besoin des rapports et des factures mais n’a rien à faire dans vos projets. La solution habituelle : distribuer un rôle trop lourd — « par commodité ».
Le problème
Les rôles fixes imposent un choix qui ne devrait pas exister
Avec des rôles fixes, vous choisissez sans cesse entre deux mauvaises options : donner trop d’accès à quelqu’un, ou l’obliger à demander chaque liste à un collègue. Les deux coûtent cher. Trop d’accès, ce sont des données financières qui circulent là où elles ne devraient pas, et des réglages modifiés par des personnes qui ne le voulaient pas. Trop peu, ce sont des interruptions, de l’attente et des copies fantômes dans des tableurs.
La cause réelle est simple : chaque agence répartit son travail autrement, et un outil aux rôles figés ne peut pas savoir comment la vôtre fonctionne.
Comment AdComPro s’y prend
Des rôles que vous façonnez vous-même, sur des réglages sûrs
AdComPro est livré avec quatre rôles standards qui fonctionnent d’emblée : administrateur, chef de projet, utilisateur et lecteur. À partir de là, l’écran Access vous permet d’adapter la configuration, en trois étapes.
- Créer un rôle sur un rôle de base — la base décide de tout ce que vous ne réglez pas explicitement
- Cocher par module, et là où c’est utile par groupe de fonctions, ce que le rôle peut voir et faire
- Attribuer des personnes au rôle — la liste va du plus au moins de droits, vos rôles à leur vraie position
Trois exemples tirés de la pratique
Un Comptable construit sur le rôle lecture seule, avec rapports et facturation activés et projets désactivés. Un Freelance construit sur le rôle utilisateur, réduit à la saisie des heures sur ses projets. Un Office manager construit sur le rôle utilisateur, avec la gestion des utilisateurs en plus — sans devenir administrateur. Et si une personne a besoin d’un seul écran supplémentaire, vous lui accordez ce droit en plus de son rôle, au lieu d’inventer un rôle pour ça.
Des garde-fous intégrés
Les lignes que vous ne touchez jamais suivent simplement les réglages par défaut — une mise à jour continue donc de se comporter comme prévu. Les administrateurs ne peuvent jamais s’exclure de la gestion des utilisateurs. Supprimer un rôle n’exclut personne : ses membres reviennent à leur rôle de base. Et l’accès supplémentaire par personne ajoute toujours à un rôle, jamais ne retranche — un rôle signifie donc toujours ce qu’il dit.
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