Les heures sont la matière première de tout dans AdComPro : le budget, le rapport et la facture calculent tous à partir de ce qui est saisi et approuvé. Ce chapitre couvre la saisie, le circuit d’approbation, les heures internes et les contrôles qui attrapent les erreurs.
Saisir du temps
Le bouton Log Time se trouve dans la barre du haut et fonctionne depuis chaque page :
- Choisissez un projet, ou une catégorie interne si le travail n’a pas de projet client.
- Choisissez le jalon et la tâche ; les heures s’accrochent toujours à une tâche.
- Renseignez date, heures et une courte description. Cette description finit sur le rapport client ; écrivez-la donc comme si le client lisait.
- Choisissez facturable ou non facturable, et enregistrez.
La page Timesheet liste toutes vos saisies avec filtres et totaux. De gros volumes d’heures venant d’un autre système s’importent depuis un tableur. Le tableau de bord vous aide à rester complet : les jours ouvrés passés sans heures y deviennent rouges.
Le circuit d’approbation
Chaque saisie suit une route fixe : brouillon → soumis (pending) → approuvé ou rejeté. Seules les heures approuvées et facturables comptent dans le budget et paraissent sur le rapport. Approuvez donc avant de facturer.
- Approuver se fait par ligne ou en masse : filtrez par collaborateur ou projet, sélectionnez tout et approuvez en une fois. Chaque ligne approuvée garde qui l’a approuvée et quand.
- Rejeter est impossible sans motif ; le motif s’affiche avec la saisie pour que son auteur sache quoi corriger.
- L’approbation automatique s’active par utilisateur : ses heures sautent la file et sont marquées comme telles. Uniquement pour les personnes de confiance aveugle.
Heures internes
Réunions, administration, congés et maladie n’ont pas leur place sur un projet client. Vous les saisissez comme temps interne, directement sur votre entreprise, par catégorie. Chaque entreprise gère ses catégories ; congés et maladie sont des catégories fixes qui alimentent aussi les compteurs du tableau de bord et la vue des congés. Les saisies internes suivent le même circuit d’approbation que les heures projet. Une absence de plusieurs jours se saisit en une fois sur une plage de dates ; les heures par jour suivent alors votre horaire, un vendredi court compte donc comme un vendredi court.
Les contrôles qui attrapent les erreurs
La plupart des erreurs de saisie sont des erreurs de date : la fenêtre était encore sur hier, ou sur la mauvaise semaine. Trois filets de sécurité les retirent avant qu’elles n’atteignent une facture :
- À la saisie : plus de dix heures sur un jour, et la fenêtre demande d’abord si la date est correcte. Congés et maladie ensemble ne peuvent jamais dépasser dix heures par jour ; une telle saisie est refusée.
- Qualité de saisie sur le tableau de bord : administrateurs et chefs de projet voient un bloc de signaux avec les jours suspects de leur équipe, comme des jours à plus d’heures qu’une journée de travail ou une absence combinée à une journée pleine. Un clic ouvre les saisies de ce jour précis pour les corriger.
- Le popup de correction : si un seul jour de cette semaine porte un nombre d’heures irréaliste (plus de seize), l’auteur reçoit un popup bloquant demandant de déplacer les heures vers leurs vraies dates.
Ce que montre le tableau de bord
Le tableau de bord résume votre mois : total des heures saisies, facturables et non facturables, heures internes, heures new business et votre taux facturable (vert à partir de soixante-dix pour cent). La vue de la semaine montre par jour ce qui est saisi, aujourd’hui en surbrillance et les jours ouvrés manqués en rouge. Un coup d’œil dit si votre administration est à jour ; saisissez chaque jour, et le vendredi après-midi n’est plus jamais une reconstitution de toute la semaine.