Ce chapitre s’adresse à l’administrateur qui prépare un nouvel environnement. En six étapes, une administration opérationnelle est en place : vous décidez de la structure d’entreprise, activez les bons modules, invitez votre équipe et créez le premier client. Comptez entre une demi-heure et une heure, selon la taille de l’équipe.
Étape 1 · Connexion et compte
Avec un nouveau compte, vous recevez un e-mail de vérification. Le lien est valable 24 heures ; passé ce délai, un administrateur peut en renvoyer un. Vous ne voyez pas l’e-mail ? Vérifiez le dossier spam.
Si la double authentification est activée pour la plateforme, votre première connexion comprend une configuration unique avec une application d’authentification (Google ou Microsoft Authenticator) via un QR code, et vous recevez des codes de récupération. Conservez-les en lieu sûr. Une adresse IP vérifiée reste de confiance quatorze jours ; vous ne tapez donc pas de codes chaque matin.
Étape 2 · Une entreprise ou plusieurs
La première vraie décision : cet environnement fonctionne-t-il avec une seule entreprise, ou avec plusieurs entités qui se refacturent des heures ? Vous le réglez sous Companies.
- Une entreprise : tous les sélecteurs, filtres et colonnes d’entreprise disparaissent des écrans, ainsi que la refacturation par projet. L’application devient nettement plus simple.
- Plusieurs entreprises : chaque entreprise a ses propres clients, tarifs et catégories de temps interne, et un projet peut refacturer des heures entre entreprises.
Le choix est réversible : le basculement ne supprime rien, revenir en arrière remet donc tout en place. Renseignez par entreprise au moins le nom, le numéro de TVA, le compte bancaire et le tarif horaire par défaut ; ce tarif est le filet de sécurité de tout projet sans tarif propre.
Étape 3 · Réglages de base
La page Settings contient les réglages qui valent pour tout le monde dans l’environnement. Parcourez-les une fois, dans cet ordre :
- Fuseau horaire : détermine comment chaque date et heure est affichée et interprétée, de la saisie des temps au planificateur. Choisissez le fuseau de votre siège ; la carte « Current Time » en bas montre aussitôt le résultat.
- Format de date et d’heure : DD-MM-YYYY, MM-DD-YYYY ou ISO, et 24 h ou 12 h.
- Génération des factures : quel jour les factures mensuelles sont préparées, le calendrier des factures trimestrielles, combien de jours après l’achèvement d’un jalon ou d’un projet on facture, et le délai de paiement par défaut. Avec la génération automatique, les brouillons de rapport sont prêts dès que leur date arrive.
- Logo de rapport : le logo en haut du PDF que reçoit votre client. Les marges blanches sont rognées automatiquement.
Cliquez en bas sur Save Settings ; la carte du logo s’enregistre d’elle-même.
Étape 4 · Activer les modules
Chaque fonction d’AdComPro est un module, et les modules s’activent par environnement. Ce qui est désactivé disparaît du menu et ne gêne pas. L’application reste ainsi exactement à la taille dont votre agence a besoin. L’activation se passe ainsi :
- Ouvrez Modules (dans la partie administration du menu ; visible uniquement pour le rôle administrateur).
- Parcourez la liste. Chaque ligne est une fonction ; la colonne Status montre si elle est active. Les lignes avec un cadenas sont des modules noyau, toujours actifs.
- Un doute sur ce que fait quelque chose ? L’icône info derrière le nom ouvre la description, avec la position dans le menu et la liste des modules qui en dépendent. Consultez cette liste avant de désactiver quoi que ce soit.
- Cliquez sur le bouton de la colonne Action pour activer ou désactiver un module. Le changement vaut immédiatement, pour cet environnement seulement.
Prêtez une attention particulière aux lignes commençant par « Project type: » : elles déterminent quels types de projet sont proposés à la création d’un projet. Avec un seul type actif, le sélecteur disparaît et chaque nouvelle mission est automatiquement de ce type. Les types eux-mêmes sont traités au chapitre 4.
Un point de départ selon la situation :
| Type d’agence | À activer en plus des modules standard |
|---|---|
| Agence avec des clients réguliers sur budget mensuel | Project type: retainer (actif par défaut) et éventuellement l’abonnement de support (SLA) |
| Structure à missions ponctuelles | Project type: prix fixe et régie ; retainer désactivé si inutilisé |
| Équipe support vendant des forfaits d’heures | Project type: forfait d’heures et abonnement de support (SLA) |
| Équipe qui veut suivre les congés dans l’application | D’abord Work Schedule, puis Congés et absences ; le second dépend du premier |
| Factures vers la comptabilité | Comptabilité Exact et/ou facturation électronique via Peppol |
Désactiver n’est jamais destructif : les projets existants d’un type désactivé continuent de fonctionner, on ne peut simplement plus en créer. Et si quelqu’un cherche plus tard un élément de menu, regardez d’abord ici ; la fonction est probablement juste désactivée.
Étape 5 · Inviter votre équipe
- Ouvrez Users et cliquez sur New User.
- Renseignez nom et e-mail et choisissez un rôle : admin gère sa propre entreprise, chef de projet gère les projets attribués et approuve les heures, utilisateur saisit du temps sur les projets attribués, lecteur consulte seulement. Attribuez le plus petit rôle qui permet le travail.
- Sous Expected Hours, réglez la semaine de travail : un total hebdomadaire, ou, avec le module d’horaires, par jour (lun 8, mar 8, mer 8, jeu 8, ven 4). Cet horaire alimente la capacité du tableau de bord, les rappels d’heures et le calcul des congés.
- Laissez Auto-approve time entries désactivé, sauf pour les personnes en qui vous avez une confiance aveugle ; leurs heures sautent l’approbation.
- La création envoie automatiquement un e-mail de vérification. Le collègue ne peut se connecter qu’après vérification.
Étape 6 · Premier client, premier projet
- Créez sous Customers votre premier client, avec un interlocuteur.
- Créez sous Projects le premier projet et choisissez le type qui correspond à l’accord.
- Donnez-lui au moins un jalon avec une tâche : les heures se saisissent toujours sur une tâche, sans cette structure il n’y a rien où saisir.
- Ajoutez l’équipe et décidez par membre ce qu’il peut faire : saisir des heures, approuver, voir les finances, modifier le forfait.
- Saisissez une heure de test via Log Time dans la barre du haut et approuvez-la. Si elle apparaît sur le projet, la chaîne fonctionne.
Vous montez souvent le même genre de projet ? Enregistrez la structure une fois comme modèle de projet (menu Config) et choisissez ce modèle à la création suivante.
Liste de contrôle
- Structure d’entreprise choisie et données complètes, tarif horaire par défaut compris
- Fuseau, formats et réglages de facturation faits
- Modules adaptés à l’agence, types de projet vérifiés
- Équipe invitée, rôles et horaires réglés
- Premier client et premier projet en place, heure de test saisie et approuvée