Entre les heures saisies et une facture envoyée, beaucoup d’agences ont une étape manuelle : retaper, additionner, vérifier. C’est exactement là que des heures se perdent et que la clôture mensuelle prend du retard. Complétez ce processus par notre contrôle pratique des heures non facturées.
Le problème
Le passage des heures à la facture
Lorsque la saisie des temps et la facturation reposent sur deux systèmes distincts, un transfert manuel reste nécessaire. Cette opération prend du temps et offre peu de traçabilité. Si un client demande ultérieurement l’origine d’un montant, la vérification devient plus complexe.
Comment AdComPro s’y prend
La facture découle des heures approuvées et des coûts
Une facture se construit à partir des heures approuvées et des coûts engagés, regroupés par jalon ou par tâche. Vous ne partez donc pas d’un document vide, mais d’une proposition qui correspond déjà au travail effectué.
Du brouillon au paiement
- Tant que la facture est un brouillon, vous pouvez modifier chaque ligne
- La finaliser la verrouille, car une trace vaut plus qu’une correction rapide
- Suivent ensuite envoyée et payée ; la suppression n’est possible que pour un brouillon
- Vous pouvez reporter une ligne au mois suivant sans la perdre
L’apparence de la facture, c’est vous qui la décidez. Un constructeur de modèles propose dix-sept blocs de contenu que vous pouvez glisser et régler bloc par bloc. Un modèle au niveau du projet prime sur un modèle au niveau du client, qui prime à son tour sur le modèle de l’entreprise. Ainsi, un client peut avoir sa propre mise en page sans que le reste change.
Des heures saisies à une facture compréhensible
Commencez par un projet client précis, puis saisissez le temps sur la tâche ou le jalon correspondant au travail réalisé. Une description claire aide le responsable à vérifier les heures plus tard. Distinguez les prestations facturables du travail interne avant de préparer la facture. Ce processus commence par le suivi du temps pour agences.
Valider les heures et appliquer le tarif convenu
Utilisez le suivi du temps avec validation pour contrôler les saisies avant la facturation. Vérifiez la période, les prestations réalisées et les accords avec le client. La validation indique quelles heures sont prêtes à être facturées ; elle ne remplace pas les conditions commerciales du projet.
AdComPro détermine les taux horaires au niveau de la tâche, du jalon, du projet et de l’entreprise. Le tarif défini au niveau le plus précis s’applique. Une tâche peut ainsi conserver un tarif particulier sans modifier toutes les autres prestations. Avant de finaliser la facture, vérifiez le taux appliqué et les montants des lignes.
Rattacher les prestations récurrentes à la bonne période
Pour un retainer, le rapport et la facture concernent une période précise. Le renouvellement automatique du retainer prépare la période suivante. Vérifiez également le report du budget retainer pour comprendre le solde disponible. La séparation des périodes aide à expliquer les prestations et les frais inclus dans chaque facture.
Transmettre la facture à la comptabilité
Après le contrôle vient la transmission à la comptabilité. L’intégration Exact Online transfère les factures de vente, leurs lignes et le traitement de la TVA. Convenez du rapprochement des clients et des paramètres avec la personne responsable de la comptabilité. Exact Globe et Compact utilisent des fichiers d’import ; leur fonctionnement diffère de l’intégration Online.
Tester un cycle de facturation complet
Choisissez un projet représentatif : saisissez quelques tâches, validez les heures et créez un brouillon de facture. Demandez à un collègue de vérifier si chaque ligne est compréhensible et contrôlez la mise en page avant la finalisation. Une démonstration personnalisée permet de discuter de votre méthode de facturation ; consultez aussi les tarifs actuels.
Questions
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Puis-je reporter une ligne au mois suivant ?
Oui. Le report retire la ligne de cette facture sans la supprimer, de sorte qu’elle revient d’elle-même la fois suivante.
Pourquoi une facture finalisée ne peut-elle plus être modifiée ?
Parce qu’une facture qui change après coup ne prouve plus rien. Tant qu’elle est un brouillon, tout est permis ; ensuite, l’avoir est la voie propre.
Puis-je régler la TVA par ligne ?
Oui, la TVA et la remise se règlent par ligne. La refacturation entre vos propres entités fait aussi partie de la facturation.
Essayer soi-même
Faites-y tourner un mois
Saisissez une semaine d’heures, approuvez-les et transformez-les en facture. C’est le moyen le plus court de voir si cela correspond à votre façon de travailler.