Bij een retainer spreek je een bedrag per periode af. Wat je in die periode aan werk doet, gaat van dat budget af; wat overblijft of tekortkomt, schuift door naar de volgende periode.
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Monthly fee | Het afgesproken bedrag voor deze periode. |
| Rollover | Het saldo dat naar de volgende periode gaat. Positief: er is minder gedaan dan afgesproken. Negatief: er is meer gedaan (overservicing). |
| In fee | Werk en kosten die binnen het afgesproken bedrag vallen. |
| Additional | Werk en kosten die apart in rekening worden gebracht en het saldo dus niet raken. |
| Initial rollover | Een beginsaldo voor de allereerste periode van een reeks, bijvoorbeeld bij overname uit een ander systeem. |
Saldocorrectie
Soms verandert het saldo zonder dat er werk tegenover staat: een klant betaalt tussentijds een extra factuur, of er gaat een creditnota uit. Daarvoor is Correct balance in de bewerkweergave van het rapport.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Bedrag | Positief verbetert het saldo (er is apart gefactureerd), negatief verslechtert het. |
| Soort | Waarom je corrigeert, bijvoorbeeld een extra factuur of een creditnota. |
| Reden | Verplicht. Deze tekst lees je later terug in het jaaroverzicht. |
| Referentie | Bijvoorbeeld het factuurnummer waar de correctie bij hoort. |
De correctie hangt aan de periode, niet aan een regel op het rapport. Gooi je het concept weg en genereer je het opnieuw, dan staat de correctie er nog. Je ziet hem terug in het jaaroverzicht en in het reeksoverzicht, met de reden erbij. Op de klant-PDF staat hij niet: die toont het retainersaldo sowieso niet.
Let op bij het vergelijken van cijfers. Het jaaroverzicht rekent met de rauwe waarde van de geboekte uren, terwijl het rapport rekent met de regels zóals jij ze hebt bewerkt (samengevoegd, verborgen, doorgeschoven). Heb je veel bewerkt, dan kunnen die twee getallen uiteenlopen. Het rapport is leidend voor wat de klant krijgt.