Tous les accords clients ne fonctionnent pas pareil. Un retainer a un budget mensuel, un site web un montant de mission, un contrat d’hébergement pas d’heures du tout. Dans AdComPro, vous choisissez donc un type par projet, et ce type décide trois choses à la fois : quel est le pot contre lequel les heures sont comptées, quand une facture naît, et si des heures sont écrites tout court.
Chaque type est son propre module. Les types proposés sur un nouveau projet dépendent de ce qui est actif dans votre environnement (voir Premiers pas, étape 4). Avec un seul type actif, le sélecteur disparaît entièrement.
Les sept types côte à côte
| Type | Le pot | Facture | Heures |
|---|---|---|---|
| Retainer | Montant mensuel, budget inutilisé reportable | Par période | Oui |
| Abonnement de support (SLA) | Heures incluses par période, expirent à la fin | Par période, plus les heures excédentaires | Oui |
| Prix fixe | Montant de mission, s’épuise | Par échéance ou jalon | Oui, pour la marge |
| Forfait d’heures | Heures achetées, rechargées | D’avance, à l’achat | Oui |
| Régie | Aucun, éventuellement un plafond | Par période ou à l’achèvement | Oui |
| Abonnement | Aucun | Par période, montant fixe | Non |
| Interne | Aucun | Jamais | Oui, pour la vision des coûts |
Retainer
Un montant fixe par période, avec des heures comptées contre ce budget. Un retainer est récurrent par définition : à la création, vous choisissez seulement la période (chaque mois, deux mois, trimestre, semestre ou année) et l’application monte elle-même la série qui crée un nouveau projet à chaque période. Le budget restant peut se reporter sur la période suivante ; cela s’appelle le rollover et s’active par projet. Le détail de la série et du budget est aux chapitre 5 et chapitre 7.
Abonnement de support (SLA)
Ressemble à un retainer, mais le pot est en heures et non en argent : huit heures de support par mois, par exemple. Les deux différences qui coûtent de l’argent :
- Épuisé, c’est épuisé. Tout ce qui dépasse les heures incluses passe au tarif excédentaire que vous réglez sur le projet. L’application ne bloque pas les heures excédentaires mais les signale, tarif à l’appui, pour rendre visible ce qui doit être refacturé. Dans la vue annuelle, l’excédent a sa propre colonne.
- Les heures non utilisées expirent. Le client paie pour la disponibilité, pas pour des heures ; rien ne se reporte par défaut.
Prix fixe
Un montant de mission pour l’ensemble : un site web, une campagne, une refonte d’identité. Pas de budget mensuel ; la question n’est pas de tenir le mois, mais de savoir s’il reste de la marge à la fin. Le détail du projet montre montant de mission, dépensé et marge, et vous y gérez les échéances : quand la facturation a lieu, à la main, à une date ou sur un jalon. Le travail supplémentaire entre comme échéance à part, hors montant de mission, pour garder visible ce qui était convenu et ce qui s’est ajouté.
Forfait d’heures
Le client achète des heures d’avance ; le solde descend et se recharge. Fondamentalement différent d’un retainer, et facile à manquer : le solde ne se remet pas à zéro en fin de mois, il s’épuise. Par lot, vous enregistrez heures, montant, date d’achat et éventuellement une date d’expiration. Les heures se consomment dans l’ordre d’achat (lot le plus ancien d’abord), pour qu’un lot avec date d’expiration parte vraiment en premier. Le solde tient en une ligne : acheté, consommé, restant et expiré. La facture naît à l’achat d’un lot, pas à la consommation. Si l’équipe continue alors que le solde est vide, cela devient visible, mais pas bloqué.
Régie
Heures fois tarif, sans pot. En option, vous posez un plafond : l’accord « pas au-dessus de ce montant sans se parler ». Ce plafond est une conversation, pas un mur ; l’application avertit au-delà de quatre-vingts pour cent et signale le dépassement, mais ne refuse jamais une saisie. Le travail continu se facture par période ; une mission ponctuelle sans prix fixe passe en fréquence « À l’achèvement » et se solde à la fin en un seul rapport.
Abonnement
Hébergement, licences et autres montants fixes par période sans heures écrites dessus. Un abonnement n’a pas de bloc budget et n’apparaît pas dans le sélecteur de projets de la saisie des temps ; une saisie qui y atterrit quand même est refusée avec explication. L’administration reste ainsi propre : pas d’histoire de budget autour de quelque chose qui n’en a pas.
Interne
Les heures sont écrites pour la vision des coûts, mais aucune facture ne sort jamais et il n’y a pas de tarif. Utilisez-le pour vos propres produits, le marketing de votre agence ou tout autre travail dont vous voulez savoir où va le temps, sans client attaché. Pour les heures internes isolées sans projet (réunions, administration), il y a aussi la saisie de temps interne ; voir le chapitre 6.
Désactiver un type
Désactivez un module de type et ce type n’est plus proposé sur un nouveau projet. Les projets existants de ce type continuent de fonctionner tels quels, budgets et rapports compris. Vous pouvez donc commencer petit et activer les types au fur et à mesure des besoins.