Uren zijn de grondstof van alles in AdComPro: het budget, het rapport en de factuur rekenen allemaal met wat er geboekt en goedgekeurd is. Dit hoofdstuk beschrijft het boeken, de goedkeuringsworkflow, interne uren en de controles die boekfouten vangen.
Tijd boeken
De knop Log Time staat in de bovenbalk en werkt vanaf elke pagina:
- Kies een project, of een interne categorie als het werk geen klantproject heeft.
- Kies de milestone en de taak; uren hangen altijd aan een taak.
- Vul datum, uren en een korte omschrijving in. Die omschrijving komt op het klantrapport, dus schrijf hem alsof de klant meeleest.
- Kies declarabel of niet-declarabel, en sla op.
Op de pagina Timesheet staan al je boekingen met filters en totalen. Grote hoeveelheden uren uit een ander systeem kun je importeren uit een spreadsheet. Het dashboard helpt je bijhouden of je compleet bent: voorbije werkdagen zonder uren kleuren daar rood.
De goedkeuringsworkflow
Elke boeking doorloopt een vaste route: concept → ingediend (pending) → goedgekeurd of afgekeurd. Alleen goedgekeurde, declarabele uren tellen mee in het budget en komen op het rapport. Keur dus goed vóórdat je factureert.
- Goedkeuren doe je per regel of in bulk: filter op medewerker of project, selecteer alles en keur in één keer goed. Bij elke goedgekeurde regel blijft staan wie hem wanneer heeft goedgekeurd.
- Afkeuren kan niet zonder reden; die reden komt bij de boeking te staan zodat de eigenaar weet wat er te corrigeren valt.
- Automatische goedkeuring kan per gebruiker aan: diens uren slaan de wachtrij over en worden als zodanig gemarkeerd. Alleen doen bij mensen die je blind vertrouwt.
Interne uren
Vergaderingen, administratie, verlof en ziekte horen niet op een klantproject. Die boek je als interne tijd, rechtstreeks op je bedrijf, per categorie. De categorieën beheert elk bedrijf zelf; verlof en ziekte zijn vaste categorieën die ook de tellers op het dashboard en het verlofoverzicht voeden. Interne boekingen doorlopen dezelfde goedkeuringsworkflow als projecturen. Een afwezigheid van meerdere dagen boek je in één keer over een datumbereik; de uren per dag volgen dan je werkrooster, dus een korte vrijdag telt als een korte vrijdag.
De controles die fouten vangen
De meeste boekfouten zijn datumfouten: het venster stond nog op gisteren, of op de verkeerde week. Drie vangnetten halen die eruit voordat ze op een factuur belanden:
- Bij het boeken: boekt iemand meer dan tien uur op één dag, dan vraagt het venster eerst of de datum klopt. Verlof- en ziekte-uren samen kunnen nooit meer dan tien uur per dag zijn; zo’n boeking wordt geweigerd.
- Boekingskwaliteit op het dashboard: beheerders en projectmanagers zien een signaalblok met verdachte dagen van hun team, zoals dagen met meer uren dan een werkdag of afwezigheid gecombineerd met een volle werkdag. Eén klik opent de boekingen van precies die dag om ze te corrigeren.
- De correctie-popup: staan er deze week onrealistisch veel uren op één dag (meer dan zestien), dan krijgt de boeker een blokkerende popup die vraagt de uren naar de echte datums te verplaatsen.
Wat je op het dashboard ziet
Het dashboard vat je maand samen: totaal geboekte uren, declarabel en niet-declarabel, interne uren, new-business-uren en je declarabele percentage (groen vanaf zeventig procent). Het weekoverzicht toont per dag wat er geboekt is, met vandaag gemarkeerd en gemiste werkdagen in rood. Zo zie je in één oogopslag of je administratie bij is; boek je uren dagelijks, dan is de vrijdagmiddag nooit meer een reconstructie van de hele week.