Tout dans AdComPro repose sur une seule chaîne. Qui connaît cette chaîne retrouve chaque écran :
| Notion | Ce que c’est |
|---|---|
| Organisation | L’environnement dans lequel vous travaillez. Tout ce que vous voyez — clients, projets, heures, rapports — appartient à votre organisation et reste invisible pour les autres organisations de la même plateforme. |
| Société (Company) | La B.V. qui facture. Une organisation peut avoir plusieurs sociétés ; par projet, vous choisissez quelle société envoie la facture. C’est aussi ici que se trouve le taux horaire par défaut. |
| Client (Customer) | Le donneur d’ordre. Un client appartient à une société et possède zéro ou plusieurs projets. Les clients de type Internal ne sont pas de vrais donneurs d’ordre mais votre propre organisation, pour les heures internes. |
| Projet | L’unité sur laquelle les heures sont saisies et sur laquelle vous rapportez. Chaque projet a un type (retainer, prix fixe, régie…) qui détermine les champs et les calculs applicables. |
| Jalon (Milestone) | Un bloc de travail au sein d’un projet, par exemple « Content & social ». Les jalons déterminent la structure de votre rapport. |
| Tâche (Task) | Le travail au sein d’un jalon sur lequel le temps est réellement saisi. Une tâche peut avoir son propre taux horaire ou prix fixe. |
| Ligne de temps (Time entry) | Une saisie : qui, quel jour, combien de temps, sur quoi, et avec quelle description. Le taux est figé au moment de la saisie. |
| Rapport | Un aperçu en brouillon de toutes les heures et de tous les coûts pas encore facturés d’un projet. Vous le modifiez, le contrôlez et le finalisez ; il sert ensuite de base à la facture. |
La cascade des prix
Le taux horaire d’une saisie est déterminé dans cet ordre, et le premier champ rempli l’emporte :
- Tâche — le taux défini sur la tâche elle-même
- Jalon — le taux du jalon dont dépend cette tâche
- Projet — le taux par défaut du projet
- Société — le taux par défaut de la société qui facture le projet
Attention : le taux est figé sur la ligne de temps au moment de la saisie. Si vous modifiez un prix plus tard, cela ne change pas les heures déjà saisies — seules les nouvelles saisies suivent le nouveau prix. Les modifications de prix sont toutefois consignées dans le bloc d’activité du projet.
De l’heure à la facture
- Quelqu’un saisit des heures sur un projet (chapitre 4).
- Ces heures sont en draft ou pending et sont validées (chapitre 7). Seules les heures validées figurent sur un rapport.
- Vous générez un rapport sur une période (chapitre 13). Toutes les heures validées et pas encore facturées de ce projet y figurent.
- Vous modifiez le rapport : fusionner des lignes, les masquer, les reporter, les arrondir (chapitre 14).
- Vous contrôlez le résultat final et finalisez (chapitre 15). Le PDF part chez le client ; les heures sont ainsi traitées.
Les cinq rôles
| Rôle | À quoi il sert |
|---|---|
| Reader | Consultation uniquement. Aucune modification. |
| User | Le collaborateur ordinaire : saisir et consulter ses propres heures, consulter ses propres projets. |
| Project manager | Tout ce que peut un User, plus gérer tous les projets de sa propre organisation, valider les heures des autres et créer des rapports. |
| Admin | Gère l’organisation : utilisateurs, sociétés, clients, paramètres et tous les écrans financiers. |
| Super admin | Gère la plateforme elle-même. Voit en outre les écrans techniques du chapitre 27. |
Le chapitre 28 contient une matrice indiquant, écran par écran, qui y a accès. Si un bouton de ce livre n’apparaît pas chez vous, c’est presque toujours votre rôle — ou le module est désactivé pour votre organisation (chapitre 27).