Alles in AdComPro hangt aan één keten. Wie die keten kent, vindt elk scherm terug:
| Begrip | Wat het is |
|---|---|
| Organisatie | De omgeving waarin je werkt. Alles wat je ziet — klanten, projecten, uren, rapporten — hoort bij jouw organisatie en is voor andere organisaties op hetzelfde platform onzichtbaar. |
| Bedrijf (Company) | De B.V. die factureert. Een organisatie kan meerdere bedrijven hebben; per project kies je welk bedrijf de factuur stuurt. Hier staat ook het standaard uurtarief. |
| Klant (Customer) | De opdrachtgever. Een klant hoort bij een bedrijf en heeft nul of meer projecten. Klanten van het type Internal zijn geen echte opdrachtgever maar je eigen organisatie, voor interne uren. |
| Project | De eenheid waarop uren worden geboekt en waarover je rapporteert. Elk project heeft een soort (retainer, vaste prijs, nacalculatie…) die bepaalt welke velden en berekeningen er gelden. |
| Mijlpaal (Milestone) | Een blok werk binnen een project, bijvoorbeeld “Content & social”. Mijlpalen bepalen de indeling van je rapport. |
| Taak (Task) | Het werk binnen een mijlpaal waarop daadwerkelijk geboekt wordt. Een taak kan een eigen uurtarief of vaste prijs hebben. |
| Uurregel (Time entry) | Één boeking: wie, welke dag, hoeveel tijd, waarop, en met welke omschrijving. Het tarief wordt op het moment van boeken vastgelegd. |
| Rapport | Een concept-overzicht van alle nog niet gefactureerde uren en kosten van een project. Je bewerkt het, controleert het en finaliseert het; daarna is het de basis voor de factuur. |
De prijstrap
Het uurtarief van een boeking wordt in deze volgorde bepaald, en het eerste dat is ingevuld wint:
- Taak — het tarief op de taak zelf
- Mijlpaal — het tarief van de mijlpaal waar die taak onder hangt
- Project — het standaardtarief van het project
- Bedrijf — het standaardtarief van het bedrijf dat het project factureert
Let op: het tarief wordt bij het boeken vastgelegd op de uurregel. Pas je later een prijs aan, dan verandert dat de al geboekte uren niet — alleen nieuwe boekingen volgen de nieuwe prijs. Wijzigingen van prijzen worden wel bijgehouden in het activiteitenblok van het project.
Van uur naar factuur
- Iemand boekt uren op een project (hoofdstuk 4).
- Die uren staan op draft of pending en worden goedgekeurd (hoofdstuk 7). Alleen goedgekeurde uren komen op een rapport.
- Je genereert een rapport over een periode (hoofdstuk 13). Alle goedgekeurde, nog niet gefactureerde uren van dat project komen erin.
- Je bewerkt het rapport: regels samenvoegen, verbergen, doorschuiven, afronden (hoofdstuk 14).
- Je controleert het eindresultaat en finaliseert (hoofdstuk 15). De PDF gaat naar de klant, de uren zijn daarmee verwerkt.
De vijf rollen
| Rol | Waar die voor bedoeld is |
|---|---|
| Reader | Meekijken. Geen wijzigingen. |
| User | De gewone medewerker: eigen uren boeken en inzien, eigen projecten bekijken. |
| Project manager | Alles van User, plus alle projecten van de eigen organisatie beheren, uren van anderen goedkeuren en rapporten maken. |
| Admin | Beheert de organisatie: gebruikers, bedrijven, klanten, instellingen en alle financiële schermen. |
| Super admin | Beheert het platform zelf. Ziet daarnaast de technische schermen uit hoofdstuk 27. |
In hoofdstuk 28 staat een matrix met per scherm wie erbij kan. Zie je een knop uit dit boek niet staan, dan is dat vrijwel altijd je rol — of de module staat voor jouw organisatie uit (hoofdstuk 27).