Équipe éditoriale AdComPro · 27 septembre 2026
Une petite modification le vendredi, un appel client supplémentaire le lundi. À la fin du mois, ces prestations ne figurent pas sur la facture. Souvent, le problème vient d’un passage mal défini entre réalisation, saisie, contrôle et facturation. Une routine simple permet de repérer où les heures restent en attente.
Dans ce guide
- Non facturé ne veut pas toujours dire oublié
- Contrôler quatre passages
- Rendre l’écart concret avec un exemple
- Rendre la clôture mensuelle plus prévisible
- Construire la facture à partir des données contrôlées
- Quinze minutes et trois questions
Non facturé ne veut pas toujours dire oublié
Commencez par distinguer les situations. Certaines heures sont volontairement non facturables : prospection, travail interne ou service offert. D’autres sont comprises dans un forfait ou un retainer et ne doivent pas devenir des heures supplémentaires facturées. Il peut aussi être convenu de facturer une prestation plus tard.
La bonne question est donc : chaque saisie a-t-elle une destination explicable ? Séparez travail non facturable, validation en attente et facturation reportée volontairement. Sinon, une exception légitime et une erreur administrative se retrouvent dans la même liste, sans que personne sache laquelle demande une action.
Contrôler quatre passages
- Du travail à la saisie : l’activité est-elle rattachée au bon projet client et à la bonne période ?
- De la saisie à la validation : qui examine les heures en attente ?
- De la validation au brouillon : les heures et frais prévus pour cette facturation sont-ils inclus ?
- Du brouillon à l’envoi : la facture a-t-elle été vérifiée, finalisée et réellement envoyée ?
Désignez un responsable pour chaque étape. Dans une petite agence, une personne peut en assurer plusieurs, mais le passage doit rester clair. Le suivi du temps avec validation distingue une heure saisie d’une heure contrôlée. Une file d’attente sans responsable devient facilement celle du mois suivant.
Rendre l’écart concret avec un exemple
Une équipe dispose de 80 heures validées et facturables selon l’accord client. Le brouillon de facture en contient 72. Six heures ont été volontairement reportées au mois suivant. Les deux dernières n’ont pas d’explication.
| Contrôle | Heures |
|---|---|
| Validées et destinées à la facturation | 80 |
| Incluses dans le brouillon | 72 |
| Reportées avec une justification | 6 |
| Écart restant à expliquer | 2 |
Avec un tarif convenu de 100 € par heure, ces deux heures représentent 200 € de facturation potentielle hors taxes. Ce n’est pas encore une perte de chiffre d’affaires démontrée. Vérifiez que les saisies sont exactes, qu’elles ne sont pas déjà traitées ailleurs et qu’elles relèvent de l’accord. Ce contrôle évite aussi bien les oublis que la double facturation.
Rendre la clôture mensuelle plus prévisible
Faites compléter les saisies pendant la semaine et prévoyez un contrôle avant la facturation. Une description comme « divers » est difficile à expliquer un mois plus tard. « Deuxième correction de la page de campagne » donne au responsable une base de vérification. Notez également les raisons d’un refus ou d’un report.
Examinez les exceptions projet par projet. Un tarif manque-t-il ? La tâche appartient-elle au mauvais client ? Un frais attend-il un accord ? Comparez la même période, les mêmes projets et les mêmes statuts, plutôt que des totaux mensuels sans rapport. Un suivi du temps régulier réduit les recherches de dernière minute.
Construire la facture à partir des données contrôlées
Dans AdComPro, le brouillon de facture est établi à partir des heures validées et des frais, regroupés par jalon ou tâche. Tant qu’il reste en brouillon, vous pouvez vérifier et ajuster les lignes. Si une ligne passe au mois suivant, indiquez pourquoi et qui vérifiera sa reprise.
Consultez le parcours complet pour facturer les heures travaillées. Contrôlez aussi les taux horaires et le mode de facturation convenu. Après finalisation vient la transmission comptable, par exemple avec l’intégration Exact Online. Transmettre une facture ne signifie pas, à lui seul, que le client l’a réglée.
Quinze minutes et trois questions
Quelles heures ne sont pas encore soumises ? Quelles saisies attendent un contrôle ? Quelles prestations validées n’ont pas encore de destination dans la facturation ? Tenez une courte liste d’exceptions avec motif, responsable et prochaine action. Dix actions précises sont plus utiles qu’un grand rapport sans suivi.
Après quelques cycles, cherchez les causes qui reviennent. Une ambiguïté dans l’accord client peut être à l’origine du problème. Le guide forfait ou tarif horaire aide à clarifier ce choix. Pour comprendre ce que la mission rapporte après ses coûts, associez ce contrôle au calcul de rentabilité du projet.
Pour aller plus loin
- Calculer la rentabilité d’un projet : être occupé ne suffit pas
- Budget retainer inutilisé : le reporter ou revoir l’accord ?
- Forfait ou tarif horaire : choisir l’accord adapté à la mission
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