Logiciel de suivi du temps pensé pour l’agence

01 · Projets

Découvrez comment relier la planification des projets et le suivi du budget projet à la réalisation.

Une structure qui suit le travail

Organisez une mission en jalons et tâches, avec un statut, une estimation des heures et des conditions tarifaires pour chaque élément. Le responsable de projet peut comparer l’avancement au périmètre initial et identifier le travail supplémentaire à discuter.

• Réorganisation par glisser-déposer, à tous les niveaux
• Des modèles de projet réutilisables, repris dès la création
• Un catalogue de prestations récurrentes, repris en lignes de facture avec leur propre tarif
• Des équipes inter-sociétés : des personnes de différentes entités sur un même projet, chacune avec ses droits

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02 · Heures

Saisie des temps avec validation

Les collaborateurs saisissent leurs heures sur un jalon ou une tâche. L’étape de validation permet à un responsable de vérifier les saisies avant la facturation. Les heures restent ainsi reliées au travail réalisé et aux accords avec le client. Découvrez le fonctionnement complet du suivi du temps pour agences.

• Facturable et non facturable dans la même saisie
• Validation ou refus en lot, avec le motif conservé en cas de refus
• Validation automatique pour les personnes de confiance, signalée comme telle dans le journal
• Les taux se résolvent sur quatre niveaux (tâche, jalon, projet, société), pour qu’une exception ne demande jamais quarante corrections

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AdComPro sur votre téléphone

Saisissez vos heures et retrouvez vos contacts clients. Même en déplacement.

Après un rendez-vous client, entre deux projets ou sur place : enregistrez votre temps tant que le travail est encore frais dans votre mémoire. AdComPro propose une interface dédiée au téléphone pour vos tâches en déplacement.

01

Saisir du temps rapidement

Enregistrez le temps consacré à un projet ou à une activité interne avec un formulaire compact. Une fois sauvegardée, la saisie apparaît immédiatement dans Mes heures.

02

Retrouver vos propres heures

Consultez vos saisies par semaine et vérifiez ce que vous avez déjà enregistré. Une liste claire reste facile à lire sur un petit écran.

03

Accéder aux contacts clients

Recherchez un contact ou une entreprise, appelez ou envoyez un e-mail directement. Téléchargez une fiche contact pour enregistrer ses coordonnées dans le carnet d’adresses de votre téléphone.

Un écran de téléphone demande de la simplicité

En déplacement, vous souhaitez terminer une tâche rapidement. L’interface mobile se concentre donc sur la saisie du temps, vos propres heures et les contacts, avec des boutons clairs et des vues compactes. Pour la planification, la gestion des projets, les rapports et la facturation, utilisez l’environnement complet sur votre ordinateur.

Le même environnement, le même compte

Connectez-vous dans le navigateur de votre téléphone. AdComPro ouvre automatiquement l’interface mobile. Vous utilisez le même compte et vos droits habituels. Vos saisies rejoignent la même administration. Une connexion Internet est nécessaire.

Ajoutez AdComPro à votre écran d’accueil

Ouvrez app.adcompro.app/mobile sur votre téléphone. Dans Safari, utilisez Partager puis Sur l’écran d’accueil. Dans Chrome sur Android, ouvrez le menu, choisissez Ajouter à l’écran d’accueil et créez un raccourci. Vous pourrez ensuite ouvrir AdComPro depuis sa propre icône et vous connecter comme d’habitude.

Essayer gratuitement pendant un mois Déjà client ? Ouvrir l’interface mobile →

La démo interactive est disponible sur ordinateur. L’interface mobile s’utilise avec votre propre compte, y compris pendant votre essai gratuit.

03 · Types de projet

Sept types de projet, une seule administration

Tous les accords ne se facturent pas de la même façon. Un type de projet répond à trois questions à la fois : à quoi les heures sont imputées, quand naît une facture, et si des heures sont saisies. Choisissez le type et le formulaire retire ce qui n’a pas lieu d’être, pour qu’un montant mensuel ne subsiste plus sur une mission ponctuelle.

• Retainer : un montant fixe par période, des heures imputées sur un budget mensuel, et le reliquat reporté au mois suivant
• Contrat de support : l’enveloppe est en heures et non en euros, tout ce qui dépasse les heures incluses passe à un second taux, et les heures non utilisées expirent
• Forfait : un montant global facturé par échéances, chacune liée à une date, un jalon ou votre feu vert, avec la marge à côté du consommé
• Carnet d’heures : des heures achetées d’avance et facturées à l’achat, décomptées du plus ancien carnet d’abord, pour distinguer les heures expirées des heures consommées
• Régie : heures multipliées par le taux, par période, avec un plafond qui alerte au lieu de bloquer
• Abonnement : hébergement, licences et autres montants fixes par période, le seul type qui n’accepte aucune heure
• Travail interne : des heures pour la visibilité des coûts, jamais de facture

Chaque type est un module à part. Désactivez-en un et il n’est plus proposé pour les nouveaux projets, tandis que les projets qui l’utilisent déjà conservent leurs champs et leurs chiffres.

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04 · Retainers

Des périodes qui se créent d’elles-mêmes

Pour les contrats clients récurrents, AdComPro crée la période de projet suivante à l’avance : chaque mois, tous les deux mois ou chaque trimestre. L’équipe saisit ses heures dans la bonne période, tandis que chaque période conserve son rapport et sa facture.

• La période suivante apparaît un nombre de jours fixé à l’avance, sept par défaut
• Elle se construit à partir de la période qui vient de s’achever et non d’un modèle : les jalons et tâches encore ouverts, l’équipe avec ses droits, les sociétés qui refacturent et les coûts récurrents
• Les jalons et tâches terminés restent derrière, pour qu’une période commence par ce qui tourne réellement encore
• Une ligne reportée sur la facture du mois précédent passe sur la nouvelle, pour qu’aucun travail ne tombe entre deux mois
• Chaque période a son rapport et sa facture, et elles se suivent dans l’ordre : une période ne peut pas être rapportée avant que la précédente soit clôturée
• Arrêter tient en une action depuis n’importe quelle période de la série : après le mois choisi, plus rien n’est créé

Le travail en cours et les accords récurrents sont repris dans la période suivante. Cela réduit les saisies répétées lors de la clôture mensuelle et aide à suivre le travail d’une période à l’autre.

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05 · Budget

Des budgets qui se reportent

Consultez, pour chaque projet client, le budget mensuel, les heures et frais saisis et le solde restant. Pour les retainers, le budget restant est reporté au mois suivant. Discutez des écarts avec le client à partir des mêmes chiffres que votre administration.

• Un relevé mensuel par projet : budget, report entrant, frais, solde, report sortant
• Des frais annexes, ponctuels ou récurrents, inclus dans le forfait ou facturés en plus
• Des catégories de frais pour l’hébergement, les logiciels, les licences et les prestations, avec fournisseur et référence
• Un historique des budgets, pour voir la tendance et pas seulement le mois en cours

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06 · Facturation

Des factures issues du travail lui-même

Créez un brouillon de facture à partir des heures validées et des frais, regroupés par jalon ou tâche. Vérifiez et ajustez les lignes avant de finaliser la facture. Vous limitez ainsi la ressaisie et disposez d’une explication claire du travail facturé. Découvrez comment facturer les heures travaillées.

• Brouillon, validée, envoyée, payée, et suppression uniquement au brouillon
• Reporter une ligne sur le mois suivant sans la perdre
• Un éditeur de modèles à glisser-déposer avec dix-sept blocs, réglables un par un
• Priorité des modèles : le projet l’emporte sur le client, le client sur la société
• TVA par ligne, remises, et refacturation entre vos propres sociétés
• Facturation dans une autre devise, au taux moyen du mois, figé dès la clôture du mois de facturation

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07 · Clients

Un CRM qui a de la mémoire

Regroupez clients, contacts et relations entre sociétés avec les projets associés. Le journal des modifications indique qui a changé quelles données. Un collègue peut ainsi reprendre une relation client avec les mêmes informations à jour. Découvrez comment le CRM pour agences relie la relation client à la réalisation des projets.

• Un journal complet par fiche, dans l’ordre chronologique
• L’historique au niveau du champ : « e-mail modifié de x en y », et non « fiche mise à jour »
• Les liens entre sociétés affichés côte à côte, le contact principal mis en avant

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08 · Assistant IA

Posez la question à votre propre comptabilité

Les questions pour lesquelles vous ouvririez sinon quatre écrans et un tableur, posées simplement en langage courant. L’assistant lit vos propres projets, heures, budgets et factures, et répond à partir des mêmes chiffres que le reste de la plateforme.

• « Quels projets dépassent le budget ce mois-ci ? » avec le montant du dépassement
• « Combien d’heures facturables ne sont pas encore facturées ? » par projet ou par client
• « Où est passé le temps sur ce projet ? » réparti par jalon et par personne
• « Sur quoi Sanne a-t-elle travaillé le mois dernier ? » heures par projet et par jalon
• « Quels projets sont à l’arrêt ? » projets actifs sans heures depuis trente jours
• « Sur quoi dois-je me pencher ? » un passage en revue des heures sous-déclarées, des gros reports et du travail à l’arrêt

L’assistant fournit des informations issues de votre administration. La vérification, la modification, la validation et la facturation restent entre les mains de votre équipe.

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09 · Comptabilité

Des droits qui épousent votre agence

Chaque agence répartit le travail autrement. Vous décidez donc vous-même qui peut faire quoi : créez vos propres rôles à côté des rôles standards, définissez par module et par fonction ce que chaque rôle voit et fait, et donnez à un collègue un petit plus là où c’est utile — sans distribuer d’emblée un rôle plus lourd. L’administration s’adapte à votre agence, pas l’inverse. Découvrez comment cela fonctionne.

• Des rôles personnalisés construits sur un rôle standard, par exemple comptable ou freelance
• Une matrice des droits par module et groupe de fonctions, avec des réglages sûrs par défaut
• Un accès supplémentaire par personne en plus du rôle — jamais en dessous, pour qu’un rôle signifie ce qu’il dit

Une connexion avec Exact

Transférez les données de facturation vers Exact sans ressaisir les lignes. Exact Online dispose d’une intégration ; Globe et Compact utilisent un fichier d’import. Discutez à l’avance de la configuration adaptée à votre comptabilité. Consultez le fonctionnement de l’intégration Exact Online pour agences.

• Les factures de vente partent vers Exact Online, avec leurs lignes et leur traitement de TVA
• Exact Globe et Compact via un fichier d’import, car ces versions tournent sur votre propre ordinateur et n’ont pas de connexion internet
• Les clients sont rapprochés de ceux déjà présents en comptabilité, vous gardez une seule liste
• Aucune ressaisie et aucun rapprochement mensuel entre deux systèmes

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10 · Facturation électronique

Facturation électronique via Peppol

Une facture électronique structurée peut être traitée directement par le logiciel comptable du destinataire. AdComPro permet de préparer et de vérifier les factures Peppol. L’envoi nécessite votre propre abonnement à un point d’accès ; les méthodes disponibles sont détaillées ci-dessous.

• Des factures au format Peppol BIS Billing 3.0, la norme européenne EN 16931
• Chaque facture est vérifiée avant l’envoi — celle qui ne s’équilibre pas ne part pas, car un Access Point la refuserait aussi
• Une vérification préalable montre quelles données manquent encore, par société et par client
• L’envoi passe par votre propre abonnement Access Point ; sans abonnement, vous téléchargez le fichier et le déposez vous-même