Zeiterfassung Software für Ihre Agentur

01 · Projekte

Projektstruktur, die der Arbeit folgt

Eine vollständige Struktur: Projekte enthalten Milestones und Milestones enthalten Aufgaben. Jede Ebene trägt eigene Termine, einen eigenen Status, geschätzte Stunden und eine eigene Preisabsprache. So folgt die Struktur der Arbeit, statt die Arbeit in eine flache Liste zu zwingen.

• Auf jeder Ebene per Ziehen neu ordnen
• Wiederverwendbare Projektvorlagen, die beim Anlegen gleich mitkommen
• Ein Leistungskatalog für wiederkehrende Leistungen, der als Rechnungsposten mit eigenem Preis übernommen wird
• Teams über Gesellschaften hinweg: Menschen aus verschiedenen Firmen in einem Projekt, jeder mit eigenen Rechten

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02 · Stunden

Zeiterfassung mit Freigabe

Stunden werden auf einen Milestone oder eine Aufgabe gebucht, nie nur auf “das Projekt”. Ein Eintrag geht von Entwurf über eingereicht zu freigegeben, damit nichts auf eine Rechnung gerät, das niemand angesehen hat.

• Abrechenbar und nicht abrechenbar in derselben Erfassung
• Sammelfreigabe oder Ablehnung, mit festgehaltener Begründung
• Automatische Freigabe für Kollegen, denen Sie vertrauen, im Protokoll als solche gekennzeichnet
• Stundensätze greifen über vier Ebenen (Aufgabe, Milestone, Projekt, Firma), sodass eine Ausnahme nie vierzig Korrekturen bedeutet

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03 · Projektarten

Sieben Projektarten, eine Verwaltung

Nicht jede Vereinbarung wird gleich abgerechnet. Eine Projektart beantwortet drei Fragen auf einmal: wogegen die Stunden laufen, wann eine Rechnung entsteht und ob überhaupt Stunden erfasst werden. Wählen Sie die Art, und das Formular lässt weg, was nicht dazugehört, sodass kein Monatsbetrag mehr an einem einmaligen Auftrag hängen bleibt.

• Retainer: ein fester Betrag pro Periode, Stunden gegen ein Monatsbudget, und was übrig bleibt, geht in den nächsten Monat mit
• Supportvertrag: der Topf steht in Stunden statt in Euro, alles über den enthaltenen Stunden läuft über einen zweiten Satz, und ungenutzte Stunden verfallen
• Festpreis: eine Auftragssumme in Teilbeträgen, jeder an ein Datum, einen Milestone oder Ihr Signal gebunden, mit der Marge neben dem Verbrauch
• Stundenpaket: im Voraus gekaufte und beim Kauf berechnete Stunden, abgebucht vom ältesten Paket zuerst, damit verfallene Stunden von verbrauchten getrennt bleiben
• Aufwand nach Zeit: Stunden mal Satz pro Periode, mit einer Obergrenze, die warnt statt zu blockieren
• Abonnement: Hosting, Lizenzen und andere feste Beträge pro Periode, die einzige Art ganz ohne Stunden
• Interne Arbeit: Stunden für die Kostentransparenz, nie eine Rechnung

Jede Art ist ein eigenes Modul. Schalten Sie eine ab, steht sie für neue Projekte nicht mehr zur Wahl, während die Projekte, die schon darauf laufen, ihre Felder und ihre Zahlen behalten.

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04 · Retainer

Perioden, die sich selbst anlegen

Ein Retainer ist kein Projekt, sondern jeden Monat dasselbe Projekt. Markieren Sie eines als wiederkehrend, und die nächste Periode wird im Voraus angelegt, monatlich, zweimonatlich oder quartalsweise, damit die Stunden vom Ersten des Monats irgendwohin können, statt in dem Bericht zu landen, den Sie schon verschickt haben.

• Die nächste Periode erscheint eine feste Anzahl Tage im Voraus, standardmäßig sieben
• Sie entsteht aus der Periode, die gerade zu Ende ging, nicht aus einer Vorlage: die noch offenen Milestones und Aufgaben, das Team mit seinen Rechten, die mitfakturierenden Gesellschaften und die wiederkehrenden Kosten
• Abgeschlossene Milestones und Aufgaben bleiben zurück, sodass eine Periode mit dem beginnt, was wirklich noch läuft
• Eine Zeile, die Sie auf der letzten Rechnung verschoben haben, kommt auf die neue mit, damit keine Arbeit zwischen zwei Monate fällt
• Jede Periode bekommt einen eigenen Bericht und eine eigene Rechnung, und sie gehen der Reihe nach: eine Periode lässt sich nicht berichten, bevor die vorherige abgeschlossen ist
• Beenden ist ein einziger Schritt aus jeder Periode der Reihe heraus: nach einem gewählten Monat entsteht nichts Neues mehr

Fällt ein nächtlicher Lauf aus, ein Neustart oder ein Fehler, wird die laufende Periode beim nächsten Durchgang nachgeholt statt übersprungen. Ein Monat geht so nie still verloren.

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05 · Budget

Budgets, die in den nächsten Monat wandern

Arbeit auf Retainer trifft das Budget selten genau. AdComPro führt je Projekt ein Monatsbudget, zieht erfasste Stunden und Kosten ab und nimmt den Rest in den nächsten Monat mit. Oder zeigt die Unterdeckung in Rot.

• Monatsübersicht je Projekt: Budget, Übertrag, Kosten, Rest, Übertrag in den Folgemonat
• Zusatzkosten, einmalig oder wiederkehrend, entweder im Honorar enthalten oder obendrauf
• Kostenarten für Hosting, Software, Lizenzen und Dienstleistungen, mit Lieferant und Beleg
• Budgethistorie, damit Sie das Muster sehen und nicht nur diesen Monat

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06 · Rechnungen

Rechnungen aus der Arbeit selbst

Eine Rechnung entsteht aus freigegebenen Stunden und Kosten, zusammengefasst je Milestone oder Aufgabe. Solange sie Entwurf ist, lässt sich jede Zeile ändern. Sobald sie festgeschrieben ist, ist sie gesperrt: ein nachvollziehbarer Beleg ist mehr wert als eine schnelle Korrektur.

• Entwurf, festgeschrieben, versendet, bezahlt, und löschen nur im Entwurf
• Eine Zeile in den nächsten Monat schieben, ohne sie zu verlieren
• Ein Vorlagenbaukasten mit siebzehn Blöcken, die Sie ziehen und einzeln einstellen
• Vorrang der Vorlagen: das Projekt geht vor den Kunden, der Kunde vor die Firma
• Umsatzsteuer je Zeile, Rabatte, und Verrechnung zwischen Ihren eigenen Gesellschaften
• Abrechnung in einer anderen Währung, zum Durchschnittskurs des Monats, der mit dem Abschluss des Rechnungsmonats festgeschrieben wird

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07 · Kunden

CRM mit Gedächtnis

Kunden, Ansprechpartner und Firmen, wobei ein Ansprechpartner zu mehreren Firmen gehören kann und einer als Hauptkontakt gilt. Jede Änderung wird festgehalten, mit altem Wert, neuem Wert, Urheber und IP-Adresse.

• Ein vollständiges Protokoll je Datensatz, in zeitlicher Reihenfolge
• Änderungen bis auf das einzelne Feld: “E-Mail von x auf y geändert”, nicht “Datensatz aktualisiert”
• Firmenbeziehungen als Marker nebeneinander, der Hauptkontakt hervorgehoben

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08 · KI-Assistent

Fragen Sie Ihre eigene Buchhaltung

Die Fragen, für die Sie sonst vier Bildschirme und eine Tabelle öffnen, einfach in normaler Sprache gestellt. Der Assistent liest Ihre eigenen Projekte, Stunden, Budgets und Rechnungen und antwortet aus denselben Zahlen, mit denen auch der Rest der Plattform arbeitet.

• “Welche Projekte sind diesen Monat über Budget?” mit dem Betrag dazu
• “Wie viele abrechenbare Stunden stehen noch auf keiner Rechnung?” je Projekt oder je Kunde
• “Wohin ist die Zeit in diesem Projekt gegangen?” aufgeschlüsselt nach Milestone und Person
• “Woran hat Sanne letzten Monat gearbeitet?” Stunden je Projekt und je Milestone
• “Welche Projekte liegen still?” aktive Projekte ohne Stunden seit dreißig Tagen
• “Worauf sollte ich schauen?” ein Durchgang auf zu wenig erfasste Stunden, große Überträge und stillstehende Arbeit

Er antwortet nur aus Ihren Daten, und er berichtet, statt zu handeln: nichts wird auf sein Wort hin geändert, freigegeben oder abgerechnet.

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09 · Buchhaltung

Rechte, die sich Ihrer Agentur anpassen

Jede Agentur verteilt die Arbeit anders. Deshalb legen Sie selbst fest, wer was darf: Erstellen Sie eigene Rollen neben den Standardrollen, bestimmen Sie pro Modul und pro Funktion, was jede Rolle sieht und tut, und geben Sie einzelnen Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf etwas mehr — ohne gleich eine schwerere Rolle zu vergeben. So passt sich die Verwaltung Ihrer Agentur an, nicht umgekehrt. Lesen Sie, wie es funktioniert.

• Eigene Rollen auf Basis einer Standardrolle, zum Beispiel Buchhaltung oder Freelancer
• Eine Rechtematrix pro Modul und Funktionsgruppe, mit sicheren Standards ab Werk
• Zusätzlicher Zugriff pro Person oben auf die Rolle — nie darunter, damit eine Rolle bedeutet, was sie sagt

Anbindung an Exact

Rechnungen, die Sie hier erstellen, gehen nach Exact, damit sie niemand in die Buchhaltung abtippt. Die Rechnung behält ihre Nummer, ihre Zeilen und ihren Kunden, und was Ihr Buchhalter sieht, ist das, was Ihr Kunde bekommen hat.

• Ausgangsrechnungen gehen nach Exact Online, mit Zeilen und Umsatzsteuerbehandlung
• Exact Globe und Compact über eine Importdatei, denn diese laufen auf Ihrem eigenen Rechner und haben keine Internetverbindung
• Kunden werden denen zugeordnet, die schon in Ihrer Buchhaltung stehen, so bleibt es eine Liste
• Kein Abtippen und kein monatlicher Abgleich zwischen zwei Systemen

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10 · E-Rechnung

E-Rechnung über Peppol

Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische Unternehmen untereinander E-Rechnungen austauschen, und der Rest Europas folgt. Eine E-Rechnung ist keine PDF, sondern eine Datei, die die Buchhaltung Ihres Kunden direkt einliest.

• Rechnungen nach Peppol BIS Billing 3.0, der europäischen Norm EN 16931
• Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft — eine, die nicht aufgeht, geht nicht hinaus, denn ein Access Point würde sie ebenfalls ablehnen
• Eine Prüfung vorab zeigt, welche Daten noch fehlen, je Unternehmen und je Kunde
• Der Versand läuft über Ihr eigenes Access-Point-Abonnement; ohne Abonnement laden Sie die Datei herunter und reichen sie selbst ein