Bijna elk bureau heeft ze: de klant met een afgesproken korting, de senior die anders wordt gerekend dan de rest, of dat ene onderdeel dat tegen een vast bedrag gaat. Zulke uitzonderingen zijn normaal. Ze horen alleen geen administratie op te leveren.
Het probleem
Een uitzondering raakt elke urenregel
In veel systemen hangt het tarief aan de persoon of aan het project, en verder nergens aan. Wijkt er iets af, dan is de enige uitweg om de urenregels stuk voor stuk aan te passen. Dat is niet alleen werk, het is ook precies het soort werk waarbij je er drie mist en daar in juni achterkomt.
Hoe AdComPro het doet
Het tarief wordt op vier niveaus bepaald
AdComPro zoekt het tarief van specifiek naar algemeen: eerst de taak, dan de milestone, dan het project en ten slotte het bedrijf. Het eerste niveau waar iets is ingesteld, wint. Een uitzondering leg je dus vast op het niveau waar hij thuishoort, en de rest blijft ongemoeid.
Waar je een tarief kunt vastleggen
- Op de taak, als het hele werkpakket een eigen tarief heeft
- Op de milestone, bijvoorbeeld bij een aparte fase
- Op het project, als de hele opdracht een afwijkende afspraak kent
- Op het bedrijf, als standaard voor alles wat er verder onder valt
Omdat elk niveau ook eigen data, status en geschatte uren kan dragen, volgt de structuur het werk in plaats van andersom. Voor terugkerend werk kun je bovendien een dienstencatalogus aanleggen en die als regels met eigen tarief in een project overnemen.
Vragen
Wat mensen hierover vragen
Wat als er op geen enkel niveau een tarief staat?
Dan geldt het tarief van het bedrijf. Dat is het vangnet, zodat er nooit een uur zonder tarief in een factuur terechtkomt.
Verandert een nieuw tarief ook de uren die er al staan?
Nee. Een geschreven uur houdt het tarief dat op dat moment gold. Dat is met opzet: anders zou een tariefwijziging met terugwerkende kracht je facturen van vorige maand veranderen.
Kan ik een korting per factuurregel geven?
Ja, korting en btw stel je per regel in. Dat is los van het uurtarief, zodat een eenmalige korting geen tariefafspraak wordt.
Zelf proberen
Draai er een maand doorheen
Zet een project op met één afwijkende taak en kijk wat er gebeurt als je er uren op schrijft.