AdComPro-Redaktion · 27. September 2026
Der Kunde zahlt jeden Monat einen festen Betrag. Im September ist wenig zu tun, im Oktober soll plötzlich alles gleichzeitig fertig werden. Dann kommt die Frage: ‘Vom letzten Monat war doch noch Budget übrig?’ Ein Retainer funktioniert gut, wenn beide Seiten wissen, welche Leistung gekauft wird und was ein Restbetrag bedeutet. Ohne diese Klarheit wird die laufende Betreuung zum monatlichen Abstimmungsthema.
In diesem Leitfaden
- Zuerst klären, was der Kunde kauft
- Den Verlauf nachvollziehbar rechnen
- Kein Guthaben ansammeln, das die Planung überfordert
- Jede Periode erkennbar halten
- Im Monatsgespräch Erwartungen abstimmen
- Checkliste für den nächsten Retainer
Zuerst klären, was der Kunde kauft
Ein Retainer kann reservierte Kapazität, eine bestimmte Stundenzahl, ein Geldbudget oder ein beschriebenes Leistungspaket umfassen. Das sind unterschiedliche Vereinbarungen. Ein Monatsbetrag von 3.000 € sagt allein weder, wie viele Stunden verfügbar sind, noch welche Leistungen dazugehören. Definieren Sie die Messgröße, die geltenden Sätze und den Umgang mit Zusatzarbeit.
Trennen Sie Geld und Zeit. Bei unterschiedlichen Spezialistensätzen bedeutet ein Restbudget von 500 € nicht immer dieselbe Stundenzahl. Machen Sie aus einem Geldsaldo nicht stillschweigend eine Zeitzusage. Die Erklärung zu verschiedenen Stundensätzen hilft, die Vereinbarung konsistent anzuwenden. Erst die gewählte Regel bestimmt, wie das Budget zu lesen ist.
Den Verlauf nachvollziehbar rechnen
Nehmen wir eine fiktive Vereinbarung, bei der ungenutztes Geldbudget vollständig in den Folgemonat übertragen wird. Jeden Monat kommen 3.000 € hinzu. Verbrauch bezeichnet hier den laut Vereinbarung belasteten Betrag, nicht die internen Arbeitskosten Ihrer Agentur.
| Periode | Anfangssaldo | Neues Budget | Verbrauch | Endsaldo |
|---|---|---|---|---|
| September | 0 € | 3.000 € | 2.400 € | 600 € |
| Oktober | 600 € | 3.000 € | 3.200 € | 400 € |
| November | 400 € | 3.000 € | 3.500 € | −100 € |
Die Rechnung lautet Anfangssaldo plus neues Budget minus Verbrauch. Ein negativer Saldo von 100 € erfordert eine Entscheidung nach der Vereinbarung. Daraus folgt nicht automatisch eine zusätzliche Rechnung. Bei verfallendem Budget, einer Obergrenze oder einem festen Stundenpaket ergibt sich ein anderer Verlauf. Erläutern Sie die Regeln zusammen mit dem Betrag.
Kein Guthaben ansammeln, das die Planung überfordert
Übertragbares Budget schafft keine unbegrenzte Verfügbarkeit, sobald der Kunde es einsetzen möchte. Wenn fünf Kunden gleichzeitig ihre angesammelten Beträge nutzen, kann Ihr Team trotzdem ausgelastet sein. Besprechen Sie deshalb den finanziellen Stand und die für die nächste Periode erwartete Arbeit gemeinsam.
Vereinbaren Sie eine praktikable Regel: unbegrenzte Übertragung, Höchstsaldo, Nutzung innerhalb eines Zeitraums oder eine regelmäßige Überprüfung. Was passt, hängt von Leistung und Zusammenarbeit ab. Klären Sie, wer Arbeit einplant und wie früh größere Aufgaben angekündigt werden. Der Saldo ist eine Verwaltungsgröße; der Zeitplan bleibt eine Abstimmung.
Jede Periode erkennbar halten
Lassen Sie Stunden auf die Arbeit des richtigen Monats buchen. Ein Eintrag in der falschen Periode verändert das Bild gleich zweier Monate. Bei der automatischen Retainer-Verlängerung wird die nächste Projektperiode vorab angelegt. So lässt sich die Zeit von Beginn an passend zuordnen.
In AdComPro können Sie Retainer-Budget übertragen und erfasste Stunden sowie Kosten verfolgen. Prüfen Sie die Übereinstimmung zwischen Einrichtung und Kundenvereinbarung. Eine Softwareberechnung legt nicht fest, was Sie kommerziell zugesagt haben. Bei individuellen Obergrenzen oder Verfallsregeln muss außerdem klar sein, wie diese überwacht und besprochen werden.
Im Monatsgespräch Erwartungen abstimmen
Nehmen Sie drei Punkte mit: den Saldo, die erbrachten Leistungen und die nächste geplante Arbeit. Sprechen Sie einen erwarteten Fehlbetrag an, bevor er entsteht. Wächst ein Überschuss dauerhaft, prüfen Sie, ob das Paket zu groß ist, Arbeit verschoben wird oder die angebotene Unterstützung nicht ausreichend genutzt wird.
Ein positives Kundenbudget kann mit einem ungünstigen Projektbeitrag einhergehen, wenn die Leistung intern zu viel Zeit verbraucht. Betrachten Sie deshalb Projektrentabilität und Kundenbudget getrennt. Die erste Größe beschreibt den Beitrag zur Agentur; die zweite den verbleibenden Spielraum innerhalb der Kundenvereinbarung.
Checkliste für den nächsten Retainer
- Beschreiben Sie, ob Geld, Stunden, Kapazität oder Ergebnisse vereinbart werden.
- Regeln Sie den Umgang mit positiven und negativen Salden.
- Planen Sie eine gemeinsame Überprüfung von Budget, Arbeit und Umfang.
- Erfassen Sie Leistungen periodengenau und prüfen Sie Stunden vor dem Abschluss.
- Klären Sie, wie ein Restbetrag bei Beendigung behandelt wird.
Für die Abrechnung lesen Sie weiter, wie Sie ungeklärte Unterschiede zwischen Stunden und Rechnungen erkennen. Ist das Modell noch offen, hilft der Vergleich von Festpreis, Stundensatz und Retainer.
Weiterlesen
- Projektrentabilität berechnen: gut ausgelastet heißt noch nicht profitabel
- Gearbeitet, aber nicht abgerechnet: fehlende Stunden finden
- Festpreis oder Stundensatz: die passende Vereinbarung für den Auftrag
Die Ideen im Alltag ausprobieren
Wählen Sie ein bekanntes Projekt und testen Sie den Ablauf. Entdecken Sie die interaktive Demo, sehen Sie sich die Funktionen an oder starten Sie einen kostenlosen Testmonat.