Fast jede Agentur kennt sie: den Kunden mit vereinbartem Rabatt, den Senior, der anders abgerechnet wird als der Rest, oder das eine Arbeitspaket, das zum Festpreis läuft. Solche Ausnahmen sind normal. Sie sollten nur keine Verwaltungsarbeit verursachen.
Das Problem
Eine Ausnahme berührt jede Stundenbuchung
In vielen Systemen hängt der Satz an der Person oder am Projekt, und sonst an nichts. Weicht etwas ab, bleibt als einziger Ausweg, die Stundenbuchungen einzeln anzupassen. Das ist nicht nur Arbeit, es ist genau die Art von Arbeit, bei der Sie drei übersehen und es im Juni bemerken.
Wie AdComPro es macht
Der Satz wird auf vier Ebenen bestimmt
AdComPro sucht den Satz vom Speziellen zum Allgemeinen: zuerst die Aufgabe, dann der Meilenstein, dann das Projekt und zuletzt das Unternehmen. Die erste Ebene, auf der etwas hinterlegt ist, gewinnt. Eine Ausnahme legen Sie also auf der Ebene fest, auf die sie gehört, und der Rest bleibt unberührt.
Wo Sie einen Satz hinterlegen können
- Auf der Aufgabe, wenn das ganze Arbeitspaket einen eigenen Satz hat
- Auf dem Meilenstein, zum Beispiel bei einer eigenen Phase
- Auf dem Projekt, wenn für den gesamten Auftrag eine abweichende Vereinbarung gilt
- Auf dem Unternehmen, als Standard für alles, was sonst darunterfällt
Weil jede Ebene auch eigene Termine, einen eigenen Status und geschätzte Stunden tragen kann, folgt die Struktur der Arbeit statt umgekehrt. Für wiederkehrende Arbeiten können Sie außerdem einen Leistungskatalog anlegen und ihn als Positionen mit eigenem Satz in ein Projekt übernehmen.
Fragen
Was dazu gefragt wird
Was passiert, wenn auf keiner Ebene ein Satz hinterlegt ist?
Dann gilt der Satz des Unternehmens. Das ist das Sicherheitsnetz, damit nie eine Stunde ohne Satz auf einer Rechnung landet.
Ändert ein neuer Satz auch die Stunden, die schon gebucht sind?
Nein. Eine gebuchte Stunde behält den Satz, der in dem Moment galt. Das ist Absicht: Sonst würde eine Satzänderung rückwirkend Ihre Rechnungen vom Vormonat verändern.
Kann ich einen Rabatt pro Rechnungsposition geben?
Ja, Rabatt und Mehrwertsteuer stellen Sie pro Position ein. Das ist vom Stundensatz getrennt, damit aus einem einmaligen Rabatt keine Satzvereinbarung wird.
Selbst ausprobieren
Lassen Sie einen Monat durchlaufen
Legen Sie ein Projekt mit einer abweichenden Aufgabe an und sehen Sie, was passiert, wenn Sie Stunden darauf buchen.